Asiakirjajulkisuus
Asiakirjajulkisuuskuvaus
Tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä (Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019 28 §).
Asiakirjajulkisuuskuvauksen tietojen avulla yleisö ja asianosaiset voivat yksilöidä entistä paremmin tietopyyntönsä julkisuuslain edellyttämällä tavalla (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta, JulkL, 921/1999 13.1 §). Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee.
Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuva tiedonhallintayksikön tiedonhallinnasta ja asiarekisteristä. Oikeudenkäyntiavustajalautakunta on tiedonhallintalaissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö.
Asiarekisteri muodostuu tiedonhallintayksikön asianhallinnan eri osuuksista ja sen vastuulla olevista tietovarannoista. Tietovarannot koostuvat tietoaineistoista, joita käytetään viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa ja joita käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Asiarekisteri on looginen tietovaranto, joka pitää sisällään useita tietovarantoja, jotka muodostuvat toisaalta asianhallintaan ja tietojärjestelmiin kirjatuista rekisteröintitiedoista ja toisaalta niin digitaalisessa kuin paperimuodossakin olevista tietoaineistosta ja asiakirjoista. Tietoaineistojen ja asiakirjojen hakutekijät vaihtelevat asiarekisterin eri osuuksien, tietovarantojen ja tietojärjestelmien välillä.
Tässä asiakirjassa pyritään tuottamaan tarvittava tieto tietovarantokohtaisesti tietopyyntöjen esittäjille.
Tietojen julkisuus ja salassapito
Oikeudenkäyntiavustajalautakunnalle toimitetut asiakirjat sekä lautakunnan hankkimat ja laatimat asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia, elleivät ne ole viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 §:n nojalla tai muun lain (esim. rikosrekisterilaki, ulosottokaari) nojalla osittain tai kokonaan salassa pidettäviä.
Oikeudenkäyntiavustajalautakunnalle asian käsittelyä varten toimitettu asiakirja tulee julkiseksi, kun lautakunta on sen saanut, jollei asiakirjan julkisuudesta taikka salassapidosta tai muusta tietojen saantia koskevasta rajoituksesta toisin säädetä (JulkL 7.1 §). Valvonta-asiassa asiakirjat eivät kuitenkaan tule julkiseksi, ennen kuin oikeudenkäyntiavustajalautakunnan päätös on annettu tai kun se on asiaan osallisen saatavissa (Laki luvan saaneista oikeudenkäyntiavustajista 715/2011 19.2 §). Oikeudenkäyntiavustajalautakunnan päätösasiakirjat tulevat julkisiksi, kun päätös on allekirjoitettu (JulkL 6.1.8 §).
Asianhallintajärjestelmään tehdyt käsittely- ja asianosaistiedot ovat julkisia heti, kun merkintä on tehty (JulkL 6.1.1 §).
Luvan saaneen oikeudenkäyntiavustajan henkilö- ja yhteystietoja ei koskaan luovuteta yksityisille tahoille. Yhteystietoja voidaan luovuttaa ainoastaan tuomioistuimille ja muille viranomaisille, mikäli luvan saanut oikeudenkäyntiavustaja on antanut siihen kirjallisen suostumuksensa.
Tietojen luovutusten edellytyksistä
Jos asiakirja on julkinen, eikä ole muita tekijöitä, jotka rajoittavat asiakirjan antamista, ei tietopyyntöä tarvitse perustella tai kertoa, mihin tietoa käytetään. Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus. Myös muita tietoja voidaan tarvita luovutuksen lainmukaisuuden varmistamiseksi. Esimerkiksi henkilötietoja sisältävien asiakirjojen luovuttaminen saattaa edellyttää lisätietoja henkilötietojen suojaamisesta (JulkL 13.2 §). Myös se, missä muodossa tiedot pyydetään annettavaksi, esimerkiksi nähtäväksi vai sähköisenä, tulosteena tai kopiona, voi vaikuttaa siihen, mitä lisätietoja tarvitaan (JulkL 16 §). Usein tietopyynnön toteuttamisen yhteydessä nousee tarve esittää tarkentavia kysymyksiä, joten yhteystietojesi antaminen helpottaa yhteistyötä asiakirjapyynnön toteuttamisessa.
Asiakirjan tyypistä riippuen oikeudenkäyntiavustajalautakunta luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisesti tai paperisina. Paperitulosteista tai skannaamista edellyttävistä sähköisesti toimitettavista asiakirjoista voidaan periä maksu. Niihin tietoihin, joita ei ole mahdollista luovuttaa sähköisesti eikä paperisina, voi tutustua oikeudenkäyntiavustajalautakunnan toimitiloissa etukäteen ajan varaamalla (Oikeudenkäyntiavustajalautakunta, Unioninkatu 16, 00130 Helsinki). Tieto asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä.
Tietojen maksullisuudesta:
Oikeudenkäyntiavustajalautakunta perii pyynnöstä annettavista todistuksista ja otteista 34 euroa sekä oikeaksi todistetusta jäljennöksestä 2,80 euroa sivulta. Oikeaksi todistetusta jäljennöksestä peritään aina vähintään 10 euron maksu.
Lisätietoja maksuperusteista löydät valtion maksuperustelaista (150/1992) (finlex.fi) ja oikeusministeriön asetuksesta oikeusministeriön ja eräiden hallinnonalalla toimivien viranomaisten maksullisista suoritteista vuosina 2025–2027 (646/2024) (finlex.fi).
Valmiiksi sähköisessä muodossa olevat asiakirjat luovutetaan maksutta.
Tietopyynnön tekeminen käytännössä
Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan oikeudenkäyntiavustajalautakunnan virastosähköpostiin oikeudenkayntiavustajaltk@oikeus.fi tai postitse osoitteeseen Oikeudenkäyntiavustajalautakunta, Unioninkatu 16, 00130 Helsinki.
Mikäli pyyntösi koskee tietosuojaoikeuksiesi käyttöä, voit katsoa tarkempia tietoja pyynnön laatimiseen oikeudenkäyntiavustajalautakunnan tietosuojaselosteista.
Salassa pidettävään tietoaineistoon kohdistuva tietopyyntö
Jos tietopyyntö kohdistuu salassa pidettävään asiakirjaan tai tietoaineistoon, edellyttää tietojen saaminen viranomaisen lupaa (JulkL 28 §). Viranomainen voi, jollei lailla toisin säädetä, antaa yksittäistapauksessa luvan tietojen saamiseen salassa pidettävästä asiakirjastaan tieteellistä tutkimusta, tilastointia taikka viranomaisen suunnittelu- tai selvitystyötä varten, jos on ilmeistä, ettei tiedon antaminen loukkaa niitä etuja, joiden suojaamiseksi salassapitovelvollisuus on säädetty.
Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, luvan hakijan tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus. Luvan hakijan on huolehdittava tarvittavista toimenpiteistä tietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä, luovuttamiselta ja muulta laittomalta käsittelyltä. Lupaa ei voida myöntää silloin, kun hakijan kykyä suojata saamansa tiedot voidaan perustellusti epäillä.
Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Edellä mainittua asianosaisen tiedonsaantioikeutta rajoittavat laissa määritellyt poikkeukset (JulkL 11 §). Asianosaisjulkisuudella pyritään turvaamaan asianosaisen omaa oikeusturvaa silloin, kun viranomaisessa päätetään tai on päätetty asianosaista koskevasta oikeudesta, edusta tai velvollisuudesta.
Tieto salassa pidettävästä viranomaisen asiakirjasta voidaan antaa myös silloin, kun tiedon antamisesta tai oikeudesta tiedon saamiseen on laissa erikseen säädetty tai kun se, jonka etujen suojaamiseksi salassapitovelvollisuus on säädetty, antaa siihen suostumuksensa (JulkL 26 §).
Lupa- ja valvonta-asioiden tietovaranto
Tietovarannon käyttötarkoitus
Tietovarantoa pidetään yllä lupa- ja valvonta-asioiden käsittelyä ja seurantaa varten. Tietovaranto toimii ajantasaisena rekisterinä, josta voidaan tarkistaa avustajan luvan voimassaolo. Tietovarantoon rekisteröidään tieto luvan hakijasta ja luvan saaneesta oikeudenkäyntiavustajasta, vireillä olevista ja käsitellyistä asioista, muista asianosaisista, asioiden käsittelyvaiheista ja asian käsittelyyn liittyvistä asiakirjoista sekä tiedot asian ratkaisusta.
Tietovarannon tietoaineistot
Tietovarantoon tallennetaan lupa- ja valvonta-asian käsittelyn edellyttämät tiedot, kuten luvan hakijan ja luvan saaneen oikeudenkäyntiavustajan henkilö- ja yhteystiedot, asian yksilöintitiedot, muut asian käsittelyn asianosaiset, asiassa suoritetut välitoimet, asiaan liittyvät asiakirjat sekä asian ratkaisu.
Tietojen hakutekijät
Hakutekijänä voidaan käyttää luvan hakijan ja luvan saaneen oikeudenkäyntiavustajan nimeä tai henkilötunnusta taikka asian diaarinumeroa.
Tietojärjestelmät
Sähköinen asianhallintajärjestelmä, Oikeudenkäyntiavustajaluettelo
Tietovarantoa käsitellään sähköisessä asianhallintajärjestelmässä, Oikeudenkäyntiavustajaluettelossa, johon on käyttöoikeudet ainoastaan oikeudenkäyntiavustajalautakunnan työntekijöillä.
Tietoja ei ole saatavissa teknisen rajapinnan avulla.
Julkinen oikeudenkäyntiavustajaluettelo
Oikeudenkäyntiavustajalautakunta ylläpitää julkista luetteloa luvan saaneista oikeudenkäyntiavustajista (Laki luvan saaneista oikeudenkäyntiavustajista 23 §).
Luettelo löytyy lautakunnan nettisivuilta.
Julkisesta luettelosta kuka tahansa pääsee tarkistamaan ajantasaisen tiedon avustajan luvan voimassaolosta. Luettelo toimii yksilöidyn nimihaun perusteella (sekä etu- että sukunimi), ja se näyttää tiedon luvan saaneen oikeudenkäyntiavustajan nimestä, paikkakunnasta ja luvan myöntämisen päivämäärästä. Paikkakuntatiedoksi voidaan merkitä luvan saaneen oikeudenkäyntiavustajan valinnan mukaan esimerkiksi hänen kotipaikkakuntansa tai toimipaikkansa.
Avointa listausta kaikista luvan saaneista oikeudenkäyntiavustajista ei ole saatavissa julkisesta luettelosta.
Oikeudenkäyntiavustajalupa myönnetään aina toistaiseksi. Kun lupa on myönnetty, tieto välittyy heti julkiseen luetteloon. Mikäli lupa peruutetaan tai se raukeaa, avustajaa koskevat tiedot poistetaan julkisesta luettelosta. Julkisesta luettelosta löytyvät siis ainoastaan niiden luvan saaneiden oikeudenkäyntiavustajien tiedot, joiden luvat ovat voimassa hakuhetkellä.
Tietojen säilyttäminen ja suojaaminen
Tietovarantoon kuuluvia asiakirjoja säilytetään käyttöoikeuksilla suojatussa sähköisessä asianhallintajärjestelmässä, valvotuissa ja pääsynhallinnalla varustetuissa verkkoympäristöissä sekä paperiversioita kulunvalvonnalla rajoitetuissa toimitiloissa.
Hallinnollisten asioiden tietovaranto
Tietovarannon käyttötarkoitus
Hallinnollisten asioiden tietovarantoa pidetään yllä hallinnollisten asioiden käsittelyä ja seurantaa varten. Hallinnolliset asiat jakautuvat hallinto-, henkilöstö- ja taloushallintoasioihin. Tietojen käsittely on tarpeen tiedonhallintayksikön lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi.
Hallinnollisten asioiden tietovarantoon rekisteröidään tieto vireillä olevista ja käsitellyistä asioista sekä asian käsittelyyn liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriä ylläpidetään asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi, tietopyyntöjen yksilöimiseksi, asiakirjojen ja muiden niitä vastaavien tietojen jäsentämiseksi, asiankäsittelyyn liittyvien toimenpiteiden järjestämiseksi ja asiankäsittelyaikojen seuraamiseksi. Lisäksi tietovarantoon tallennetaan tieto esimerkiksi valtion henkilöstön palvelussuhdeasioiden, palkanmaksun ja käyttöoikeuksien hoitamiseksi.
Tietovarannon tietoaineistot
Hallinnollisten asioiden tietovarantoon rekisteröidään tiedot asian vireillesaattajasta, asiaryhmästä ja asiatyypin yksilöivä tieto. Lisäksi tietovarantoon rekisteröidään tieto asiassa suoritetuista välitoimista, kuten selvityksistä tai lausunnoista, sekä tieto asian päättävästä toimesta. Asiakirjasta yksilöidään sen tyyppi tai nimike, saapumis- tai laatimisajankohta sekä tieto asiakirjan lähettäjästä, laatijasta tai hyväksyjästä. Mikäli asiakirja on saapunut muulla tavoin kuin sähköpostilla, rekisteröidään myös tieto asiakirjan saapumistavasta.
Tietojen hakutekijät
Hallinnollisten asioiden tietovarannosta tietoja voi hakea esimerkiksi asian tunnistetiedolla (diaarinumero), asiaryhmällä, päivämäärällä tai asian vireillepanijaa koskevalla tiedolla. Tietopyynnön yhteydessä kannattaa ilmoittaa asiakirjan tai asian päivämäärä, jos se on tiedossa. Tämä usein edesauttaa pyydetyn asiakirjan yksilöintiä.
Tietojärjestelmät
Tietovarantoa käsitellään sähköisessä asianhallintajärjestelmässä, Hildassa ja tekstinkäsittely- ja taulukkolaskentaohjelmilla (Microsoft Word ja Excel).
Talous- ja henkilöstöhallintoon liittyviä tietoja käsitellään valtionhallinnon yhteisissä tietojärjestelmissä, mm. Kieku, Handi, M2 ja Senaattila.
Tietoja ei ole saatavissa teknisen rajapinnan avulla.
Tietojen säilyttäminen ja suojaaminen
Tietovarantoon kuuluvia asiakirjoja säilytetään valvotuissa ja pääsynhallinnalla varustetuissa verkkoympäristöissä sekä paperiversioita kulunvalvonnalla rajoitetuissa toimitiloissa.