Arkea ja ajatuksia » Oikeuslaitos muutoksessa » AIPA-hanketoimistossa tietojärjestelmää rakentavat loppukäyttäjät

Teksti ja kuva: Eija Mikkonen

AIPA-hanketoimistossa tietojärjestelmää rakentavat loppukäyttäjät

Syyttäjänsihteeri Minna Sahla Itä-Uudenmaan syyttäjänvirastosta rekrytoitiin AIPA-hanketoimistoon syyttäjänvirastojen työn asiantuntijaksi joulukuussa 2012. Hanketoimiston tehtävänä on kehittää syyttäjänvirastojen ja yleisten tuomioistuinten toimintoja, ja ennen kaikkea luoda yhtenäinen tietojärjestelmä, jossa syyttäjänvirastot ja yleiset tuomioistuimet käsittelevät sähköisesti kaikki lainkäyttöasiat.

– Yhden päivän viikossa tein omaa työtäni syyttäjänsihteerien tiiminvetäjänä ja neljä päivää asiantuntijan työtä hanketoimistossa, Sahla kertoo.

Reilut neljä vuotta hankkeessa työskenneltyään Sahla palasi syyttäjänvirastoon helmikuun alussa.

– Näiden vuosien aikana olen oppinut paljon. Uskon, että osaan paremmin suhteuttaa asiat ja erottaa olennaisen. Olen oppinut analysoimaan asioita ja perustelemaan mielipiteeni. Ja ennen kaikkea olen oppinut ottamaan vastaan palautetta. Sitä taitoa tarvitsee tiiminvetäjänkin työssä. Nyt on kuitenkin aika palata, ettei perustyön osaamiseni katoa.

Uuden tietojärjestelmän rakentaminen alkaa tyhjästä

Aineistopankkihankkeessa ensimmäinen vaihe oli syyttäjänvirastojen ja yleisten tuomioistuinten tulevien toimintojen tavoitetilan valmistelu. Vasta sen jälkeen käynnistettiin tavoitetilaa palvelevan tietojärjestelmän rakentaminen.

– Alussa ei oikein tiennyt mistä lähteä liikkeelle. Hanketoimisto oli juuri perustettu ja kaikki oli uutta. Minulle sanottiin, että riittää kun tunnet oman työsi, Sahla muistelee.

– Syyttäjien tavoitetila olikin minulle selkeä. Mutta kun tietojärjestelmää alettiin luoda, ymmärsin, ettei se riitä, vaan kokonaisuuden hahmottaminen on välttämätöntä.

Tietojärjestelmän rakentaminen alkoi määrittelyjen tekemisellä. Loppukäyttäjien asiantuntemusta tarvittiin alusta lähtien, kun järjestelmäntoimittajalle selvitettiin, mitä kussakin prosessissa tapahtuu ja minkälaisia tietoja siinä liikkuu.

– Kävimme läpi prosessin kulkua ja hahmottelimme tarvittavia kenttiä piirrosohjelman avulla. Me vastasimme toiminnallisesta määrittelystä, samalla kun järjestelmän toimittaja teki taustalla teknistä määrittelyä.

Seuraava vaihe oli testaus. Järjestelmän testiympäristössä toiminnallisuuksista etsittiin mahdollisia virheitä kolmesta neljään viikkoa kestävän testausjakson aikana. Uusia toiminnallisuuksia tuli järjestelmään mukaan kaiken aikaa. Kun testatut toiminnallisuudet oli siirretty tuotantoympäristöön, käytettävyys varmistettiin vielä uudelleen. Käyttöliittymätyöryhmässä mukana oli käräjäoikeuksien ja syyttäjänvirastojen edustajat, jotka osallistuivat testaukseen.

Kun järjestelmä alkoi valmistua, käynnistyivät käyttöönottokoulutukset. Jokaisessa virastossa oli oma järjestelmäkoulutuksen saanut virastokouluttaja. Sahla toimi virastokouluttajaverkoston tukena kaikissa syyttäjänsihteerikoulutuksissa.

– Käyttöliittymästä ei koulutusvaiheessa ollut vielä lopullinen versio käytössä. Koska tunsin järjestelmän rakentamisen vaiheet, tiesin mitkä toiminnallisuudet olivat jo korjattavina, eikä niiden pohtimiseen turhaan käytetty aikaa koulutuksissa.

"Sakko-AIPA" valmiiksi

AIPA-järjestelmän ensimmäinen osa, sakkojärjestelmä, otettiin Länsi-Uudenmaan syyttäjänvirastossa pilottikäyttöön joulukuussa 2016 samalla kun uusi sakkomenettelyä koskeva laki tuli voimaan. Uudessa sakkomenettelyssä päätöksentekovaltaa siirrettiin enemmän poliisille, mutta noin kolmasosa annettavista sakoista tulee edelleen syyttäjän ratkaistavaksi. Poliisi kirjaa sakon omaan Patja-järjestelmäänsä, josta se siirtyy AIPA-järjestelmään. Myös asiakkaan toimittamat asiakirjat liikkuvat sähköisesti järjestelmässä. Kaikki sakkoasiat siirtyvät valtakunnalliseen käsittelyyn, eli esimerkiksi Lapin syyttäjänvirastossa voi syyttäjä poimia järjestelmästä vaikkapa Helsingissä annetun sakon ratkaistavaksi. Valtakunnalliseen käyttöön "sakko-AIPA" tuli helmikuussa 2017.

Sakkojärjestelmää määriteltiin pienessä tiimissä, jossa Sahlan lisäksi mukana oli yksi syyttäjä Länsi-Uudenmaan syyttäjänvirastosta ja neuvotteleva virkamies Valtakunnansyyttäjänvirastosta.

– Pienen tiimin etuna on se, että kaikki tietävät tarkalleen mitä ollaan tekemässä. Minun tehtäväni oli määritellä syyttäjänsihteerin toiminnallisuuksia ja yleisiä toiminnallisuuksia.

Koko syyttäjälaitosta koskevien ratkaisujen tekeminen tuntui isolta vastuulta.

Syyttäjäsektorin ainoana sihteerinä hanketoimistossa tuntui välillä yksinäiseltä, kun ei ollut ketään, kenen kanssa keskustella sihteerintyöhön liittyvistä toiminnoista.

– Vastuu tuntui isolta kun piti tehdä ratkaisuja, jotka tulevat koskemaan koko syyttäjälaitosta. Vasta kun virastokouluttajien verkosto perustettiin, saatoin kysyä kollegoitteni mielipiteitä.

Sakkojärjestelmän valmistumisen jälkeen AIPAssa toteutetaan yleisten tuomioistuinten käyttöön pakkokeinoasiat ja siviiliasiat. Viimeisenä valmistuu rikosasiajärjestelmä, mitä käyttävät niin syyttäjälaitos kuin yleiset tuomioistuimetkin.

Paluu perustyöhön

Hektisen hanketyön jälkeen Sahla palaa hyvillä mielin tuttuun virkatyöhön. Palaverintäyteiset pitkät päivät vaihtuvat virka-aikana tehtävään perustyöhön.

– Tämän kaltaisessa hankkeessa työmäärä on valtava, ja kun haluaa tehdä työnsä niin hyvin kuin mahdollista, työpäivät venyvät pitkiksi. Siitä kuitenkin pidin kiinni, etten kotona ottanut konetta esiin, vaikka kyllä puhelimesta tuli sähköposteja vapaa-ajallakin luettua, Sahla myöntää.

Kehittämishankkeessa työskennellessään joutuu antamaan itsestään paljon, mutta lopulta se on palkitsevaa.

– Tehtävä oli erittäin haastava. Suurimman osan ajasta vietin epämukavuusalueella, mutta opin sietämään sitä. Työ oli mukavan itsenäistä, samalla kuitenkin vastuu oli suuri. Kun järjestelmä koulutuksissa otettiin positiivisesti vastaan, olin siitä todella iloinen.

– Ja on se hienoa, että on päässyt itse tekemään työkalua, jota todennäköisesti käyttää koko lopun työelämäänsä.

Kuvia ei saa käyttää ilman lupaa. Tekstiä lainatessa on mainittava kirjoittajan nimi ja lähde: oikeusministeriön Oikeus.fi:n Arkea&Ajatuksia -sivut www.oikeus.fi/arkeajaajatuksia

 
Julkaistu 23.3.2017