Suomeksi

Arkea ja ajatuksia

Arkea ja ajatuksia

Kuulumisia ja ajatuksia oikeuslaitoksesta
Arkea ja ajatuksia » Oikeuslaitos muutoksessa » Digitalisaatio muuttaa työtä myös oikeuslaitoksessa

Digitalisaatio muuttaa työtä myös oikeuslaitoksessa


Työelämä on muutoksessa. Työn tekemisen tavat ja ammatit muuttuvat digitalisaation myötä. Meneillään on hiljainen vallankumous, sanotaan.

Teksti ja kuva: Eeva Vallisaari

Marko Loisa

Digitalisaatio koskee myös oikeushallintoa. Suurimpana hankkeena on käynnissä ns. aineistopankki- eli AIPA-hanke, jonka myötä työtehtävien hoitaminen muuttuu syyttäjänvirastoissa ja yleisissä tuomioistuimissa. Lähivuosien aikana siirrytään paperilla tekemisestä sähköiseen työskentelytapaan.

AIPA-hankkeen toteuttamista oikeusministeriössä johtava Marko Loisa painottaa, että kyse ei ole vain vanhojen järjestelmien korvaamisesta uusilla sähköisillä menetelmillä.

- AIPA on ennen muuta kehittämishanke, joka on tarkoitettu helpottamaan työtä ja sitä kautta tehostamaan toimintaa ja nopeuttamaan asioiden käsittelyä. Muutos AIPAan ei siis ole vain järjestelmäkoulutusta. Nyt on tilaisuus miettiä työtavat kokonaan uudelleen, eli miten asiat voidaan tehdä nykyistä jouhevammin ja järkevämmin digitaalisesti.

Tarve muuttaa toimintatapoja tiedostettiin jo hankkeen suunnitteluvaiheessa.

- Meitä oli 2010 aloitusverkostossa noin 50 asiantuntijaa tuomioistuimista ja syyttäjänvirastoista. Ajatus oli, että lähdemme puhtaalta pöydältä pohtimaan uusia toimintatapoja, miettimään sitä mikä on tavoitetila sille, millaista tämä työ voisi olla.

Loisa itse oli tuolloin Kouvolan hovioikeuden kansliapäällikkö. Hän korostaa, että edelleenkin AIPAssa käyttäjät päättävät etenemisen suunnan. Hanketoimiston kymmenestä työntekijästä vain yhdellä eli tiedonohjaussuunnitelmien erityisasiantuntijalla ei ole taustaa oikeuslaitoksessa, muut ovat kentältä, syyttäjänvirastoista ja tuomioistuimista.

- Mukana on lisäksi lähes kaksi sataa kentän osaavaa ihmistä talkoissa oman työnsä ohella, kouluttajina ja ns. avainvaikuttajina sekä työryhmissä. Tietojärjestelmän rakentamisen ohjaamiseen saamme asiantuntemusta Oikeusrekisterikeskuksen henkilöstöltä, Loisa kertoo.

Vaiheittain eteenpäin

Se että ict-hankkeissa ei hyvästä suunnittelusta huolimatta kaikki mene kuin Strömsössä, on varsin tavallinen tilanne. Myös AIPAssa on jo kokemusta tästä. Pakkokeinoasioiden viime vuoden lopulle suunniteltu käyttöönotto on lykkääntynyt.

- AIPA:ssa asiakirjan muokkaamiseen käytettäväksi välineeksi on päätetty vaihtaa word-editori. Sen todettiin vastaavan käyttäjien tarpeita ja hankkeen tavoitteita paremmin kuin alun perin valitun toisen editorin. Muutos vaikuttaa aikatauluun mutta tärkeintä on, että käyttäjillä on työskentelyn tarpeet hyvin täyttävä työväline heti alusta alkaen, Loisa kertoo.

- Eteenpäin ei mennä tekniikan ehdoilla, hän painottaa. Syyttäjänvirastoissa AIPA:n ensimmäistä osuutta eli summaarista sakkomenettelyä päästään käyttämään kuluvan vuoden lopulla. Niissä ei tarvita asiakirjaeditoria. Tuomioistuimissa ensimmäiset käyttöönotot siirtyvät word-vaihdon vaatiman työmäärän vuoksi arviolta syksyyn 2017.

"Tavoitteena on luoda järjestelmä, joka on helppokäyttöinen ja tukee käyttäjän työtä."

Se että AIPA-hanketta toteutetaan vaiheittain, on riskienhallinnan näkökulmasta ollut viisas ratkaisu. Toiminnot määritellään ja viedään pala kerrallaan toteutukseen.

- Tavoitteena on luoda järjestelmä, joka on helppokäyttöinen ja tukee käyttäjän työtä. Vaiheistettu rakentaminen mahdollistaa yksittäistenkin osasten uudelleen tarkastelun. Jos huomataan, että jossakin osassa järjestelmää on uudelleen suunnittelun paikka, asiaan puututaan ja se korjataan ennen käyttöönottoja. Koko hanke ei vaarannu vaan voidaan edetä uuden suunnittelun pohjalta. Tulevien käyttöönottovaiheiden määrittelyä on myös tehty koko ajan rinnan järjestelmän toteutuksen kanssa.

Marko Loisa painottaa, että helppokäyttöinen ja käyttäjän työtä hyvin tukeva tietojärjestelmä on olennainen edellytys tehokkaalle työskentelylle.

Kuva: OM/Anja Heinemann
Rohkeasti kokeilemaan

Digitalisaation eteneminen on sekä haaste että mahdollisuus. Kun toimintamallit uudistuvat ja vanhat työtavat kaatuvat, tarvitaan aivan uudenlaista osaamista. Se voi työntekijästä tuntua myös pelottavalta.

Marko Loisa ymmärtää tämän.

- Arastella saa mutta muutosta ei kannata säikähtää. Me pyrimme tarjoamaan tietoa siitä mitä on tulossa, hän sanoo. - Aina saa tukea. Kouluttajat toimivat virastoissa, he ovat omaa väkeä ja jäävät tukiverkostoksi. Muutoksen suunnitteluun pääsee myös osallistumaan ennen sen tuloa. Tätä varten hankkeessa toimivat alueellisten avainvaikuttajien verkostot.

Onnistumiseen tarvitaan vuoropuhelua, yhdessä tekemistä ja luottamukseen perustuvaa toimintakulttuuria. Loisa suuntaa viestiä erityisesti esimiehille: - Heidän kanssa on vaihdettu ajatuksia työtavan muutoksesta jo pitkään. Esimiehet johtavat muutoksen kentällä.

Marko Loisa kannustaa rohkeuteen. - Kokeilla voi jo nyt, miten työ onnistuisi ilman papereita. Tarjolla on monia työvälineitä.

- Hovioikeuksissa voi kokeilla esimerkiksi sähköistä konseptikiertoa. Siinä omat muutosmerkinnät tehdään sähköisesti suoraan tuomion luonnokseen. Kouvolassa aikoinaan yksi tiimi toimi jo kokonaan näin, siitä saatiin hyviä kokemuksia, Loisa kertoo.

- Joissakin käräjäoikeuksissa on alettu testata istuntokäsittelyä sähköisellä aineistolla. Materiaalit skannataan ja toimitaan salissa vain sähköiseltä pohjalta. Syyttäjät ovat kokeilussa mukana, samoin asianajajat.

Laatu on tärkeintä

AIPAn kaltaisen projektin hallinnassa Marko Loisa korostaa kolmea tekijää:

- Laatu, aika, kustannukset. Näiden välillä on tasapainoiltava. Aikatauluriski ja kustannustekijät on otettava huomioon ja niitä hallittava, mutta jos on valittava, mitä painotetaan, niin se on laatu. Keskeneräistä toimintaa ei oteta käyttöön, ei lainkäytössä.

Hallinto- ja erityistuomioistuimissa on käynnistynyt oma sähköisen asianhallinnan hanke HAIPA. Marko Loisa lähettää sisarhankkeelle saman viestin kuin kaikille oikeuslaitoksessa työskenteleville: "Mennään avoimin mielin paperin käsittelyyn perustuvista työtavoista uuteen digitaaliseen toimintaan."

Kuvia ei saa käyttää ilman lupaa. Tekstiä lainatessa on mainittava kirjoittajan nimi ja lähde: oikeusministeriön Oikeus.fi:n Arkea&Ajatuksia -sivut www.oikeus.fi/arkeajaajatuksia

 
Julkaistu 25.4.2016