Teksti ja kuvat: Eija Mikkonen

Hiljaista tietoa jakamaan

Suurten ikäluokkien eläkkeelle siirtyminen vuosina 2008 - 2018 tietää sukupolvenvaihdosta monessa työyhteisössä. Osaamispääoma voidaan turvata hiljaisen tiedon hallinnalla ja osaamisen dokumentoinnilla.
Tarja Honkasen mielestä organisaation tulee rohkaista yhteistä keskustelua.

– Neljäsosa tuomareista jää eläkkeelle muutaman vuoden sisällä. Kansliahenkilöstön eläköitymisaalto seuraa sen jälkeen, kertoo hallintojohtaja Tarja Honkanen Helsingin käräjäoikeudesta.

Suurten ikäluokkien eläköitymisen on ennustettu synnyttävän pulaa osaavasta työvoimasta, mutta Helsingin käräjäoikeudessa tämä ei Honkasen mukaan toistaiseksi ole toteutunut.

– Meillä on vielä imua. Tuomarinvirkoihin hakijoita löytyy määräaikaisista ja esittelijöistä. Kansliahenkilöstön suhteen taloudellinen taantuma on meidän onnemme, sillä koulutettuja hakijoita, esimerkiksi oikeustradenomeja, on runsaasti. Mutta miten vanhojen työntekijöiden hiljainen tieto saadaan siirtymään uusille?


Osaamisen jakaminen

Hiljainen tieto on kokemuksista, tiedoista ja taidoista syntyvää osaamista. Helsingin käräjäoikeudessa sovelletaan useita eri menetelmiä, joilla hiljainen tieto saadaan näkyväksi.

Yhteisöllinen vuorovaikutus koetaan usein tuloksellisimmaksi. Vuoden vaihteessa eläkkeelle jäävä osastonjohtaja Liisa Paul korostaa kollegiaalisen yhteistyön merkitystä tuomarin perehdytyksessä.

– Kun aloitin oikeusneuvosmiehenä Turun raastuvanoikeudessa 1984, ei niin vähäpätöistä juttua ollutkaan, etteikö sitä olisi ratkaistu kolmen tuomarin kokoonpanossa. Se oli hyvä koulu. Nyt kun jutut ratkaistaan yksin, pitäisi tuomarilla ehdottomasti olla hovioikeuskokemusta, Paul toteaa.

Tuula Sarlin on pyrkinyt jakamaan osaamistaan avoimen keskustelun kautta.

Käräjäsihteerin työhön perehdytään henkilökohtaisen neuvonnan keinoin.

– Olen opettanut paljon uusia työntekijöitä, kertoo 36 vuotta käräjäoikeudessa työskennellyt osastosihteeri Tuula Sarlin.

– Ensin on kerrottava, mistä tässä työssä oikein on kysymys. Erilaisia tehtäviä on paljon ja on tärkeää hahmottaa, mistä ne tulevat. Käräjätyöskentely opetetaan "vierihoitona" eli saliin mennään mukaan niin kauan kuin tarve vaatii. Tämä työ on sen luontoista, ettei tätä oikein lukemalla voi oppia, Sarlin sanoo.

Myös toimistosihteeri Sari Torkki uskoo vierihoidon voimaan.

– Kokemuksen kautta tämän työn oppii, ei koulussa.

Harvinaisempaa on, että ohjausta saa suoraan edeltäjältään, sillä uusi työntekijä voidaan palkata virkaan vasta, kun edellisen virkasuhde on päättynyt. Vuoden alusta osastonjohtajan tehtävään siirtyvällä käräjätuomari Riitta Savolaisella on mahdollisuus tutustua esimiestyöhön nykyisen osastonjohtajan Liisa Paulin tuella.

– Tämä on ehdottomasti paras tapa perehtyä uusiin tehtäviin, kun saa keskustella edeltäjän kanssa.

Osaamisen jakaminen onnistuu, kun työyhteisössä on avoin keskustelun ja kehittämisen ilmapiiri.

– Minulta on aina saanut tulla kysymään, jos jokin asia epäilyttää, toteaa Paul.


Osaamisen dokumentointi

Savolainen näkee myös osaamisen dokumentoinnin tärkeänä.

– Hiljaista tietoa ei pitäisi olla olemassakaan, kaikki olennainen tieto pitäisi olla kirjattuna.

Eläkkeelle lähtijältä jäävä kirjallinen materiaali, oikeustapaukset ja mallimapit, hyödynnetään osastolla. Tekeillä on Honkasen mukaan myös Käräjäoikeuden käsikirja, jossa kuvataan erilaiset prosessit ja toiminnot.

– Prosessien mallintaminen suo mahdollisuuden työyhteisön itsearviointiin: minkälainen osaaminen ja minkälaiset menetelmät ovat siirtämisen arvoisia ja mitkä eivät. Pyrimme tunnistamaan parhaat käytänteet ja omaksumaan ne kierrättämällä tuomareita eri osastoilla. Tavoitteena on osaston osaamistason vahvistaminen, niin että hiljainen tieto ei ole yksilön vaan yhteisön voimavara.


Organisaation muisti

Kokemusperäinen tieto ja ymmärrys – organisaation muisti – luo pohjan organisaation toiminnalle. Joskus se voi toimia myös oppimisen esteenä, perinteiden murtaminen ei aina ole helppoa.
Sari Torkin mukaan kollegoilta voi aina kysyä neuvoa.

Pitkä työkokemus antaa perspektiiviä, kun tuntee muutoshistorian ja sen ympärillä käydyn keskustelun.

– Työ kyllä muuttuu koko ajan ja uutta opetellaan, kuitenkin vanhempi työntekijä pystyy aina helpommin hahmottamaan kokonaisuuden, miettii Torkki.

Uudet työntekijät tuovat yhteisöön uutta osaamista, Savolainen mainitsee paitsi kieli- ja tietotekniikkataidot myös ennakkoluulottomuuden ja uudenlaisten näkökulmien tuomisen toimintaan. - Voi punnita, että kannattaako näitä asioita näin tehdä.


Oppiminen ei lopu koskaan

Pitkäkään työkokemus ei yksin riitä, sillä työelämää leimaa jatkuva muutos. 80-luvulta lähtien uudistuksia on tullut tiheään. Kaikki lait ja prosessit ovat muuttuneet, lisäksi on seurattava eurooppalaista kehitystä. Uusi teknologia puolestaan on muuttanut koko työskentelytavan.

– Minun aloittaessani työ osastokansliassa oli sellaista, että kaikki sihteerit istuivat siellä odottamassa, että tuomarit toivat töitä. Työ oli puhtaaksi kirjoittamista. Sitten vuonna 1993, alioikeusuudistuksen jälkeen, siirryimme pöytäkirjaamaan. Se oli valtava muutos, ja siihen opittiin kantapään kautta, muistelee Sarlin.

– Vauhti ei tule hiljenemään, ennustaa Paul. - Tämä on elinikäistä oppimista.

Kuvia ei saa käyttää ilman lupaa. Tekstiä lainatessa on mainittava kirjoittajan nimi ja lähde: oikeusministeriön Oikeus.fi:n Arkea&Ajatuksia -sivut www.oikeus.fi/arkeajaajatuksia

 
Julkaistu 9.12.2011