Suomeksi

Arkea ja ajatuksia

Arkea ja ajatuksia

Kuulumisia ja ajatuksia oikeuslaitoksesta
Arkea ja ajatuksia » Oikeuslaitos muutoksessa » Ihmiset muutoksen takana – onnistunut uudistus vaatii innostuneet tekijät

Teksti ja kuva: Eija Mikkonen

Ihmiset muutoksen takana – onnistunut uudistus vaatii innostuneet tekijät

Kun organisaatiossa päätetään toteuttaa muutoshanke, tarvitaan ihmisiä viemään se läpi. Joskus heitä kutsutaan muutosagenteiksi, AIPA-hankkeessa puhutaan alueellisista avainvaikuttajista. Avainvaikuttajien ydintehtävä on muutosjohtaminen. Oikeusministeriön asettamissa avainvaikuttajatiimeissä toimii eri henkilöstöryhmien edustajia syyttäjänvirastoista, käräjäoikeuksista, hovioikeuksista ja korkeimmasta oikeudesta. Tiimit toimivat itsenäisesti omissa hovioikeuspiireissään.

– Muutosjohtaminen on sitä, että muutoksen koittaessa ihmiset ovat tietoisia ja valmiina, tiivistää hovioikeudenneuvos, osaston johtaja Kirsi Kanerva, Turun hovioikeuden avainvaikuttaja.

– Avainvaikuttajien tehtävä on saada henkilöstö ymmärtämään, mikä AIPA on ja miten se vaikuttaa työntekoon.

Muutosta johdetaan ennen kaikkea viestinnällä. Turun hovioikeudessa henkilöstölehti on tärkeä sisäisen viestinnän väline. Lehdessä julkaistaan AIPA-hanketoimiston tiedotteet ja Kanerva on itsekin kirjoittanut lehteen juttuja AIPAsta.

– AIPAa käsitellään säännöllisesti myös johtoryhmässä. Johtoryhmän pöytäkirjat ovat koko henkilöstön luettavissa.

Avainvaikuttajilla on myös vahva rooli toiminnan muutosta tukevan henkilöstökoulutuksen toteuttamisessa. Yhteistyössä oikeusministeriön koulutusyksikön ja AIPA-hanketoimiston sekä järjestelmäkoulutuksesta vastaavan virastokouluttajien verkoston kanssa koulutusta suunnitellaan vastaamaan todellisia tarpeita.

Epäilijät, vastustajat ja uuden kehittäjät

Luontevin asenne muutokseen on epäileminen. Suurin osa meistä kuuluu epäilijöiden joukkoon, äärilaidoilta löytyvät innovaattorit ja muutosvastarintaiset.

– Muutosvastarinta on ihan luonnollinen reaktio. Ajatellaan, että mitähän tuostakin tulee. Uuden järjestelmän pitää käytössä osoittautua hyväksi, se riittää taittamaan vastarinnan, Kanerva vakuuttaa.

Muutosvastarinta on luonnollinen reaktio.

Suurina haasteina muutosjohtamisessa Kanerva näkee kauan muuttumattomina pysyneet työtavat sekä aiemmat huonot kokemukset.

– Vielä voi olla pitkän linjan hovioikeuslaisia, jotka eivät ole tottuneet itse juurikaan käyttämään tietotekniikkaa, kuten asianhallintaa ja tekstinkäsittelyä. Nuoret viskaalit sen sijaan ovat yleensä teknisesti taitavia.

– Uskon kuitenkin, että ihmiset opettelevat, oppivat ja tottuvat. Joku saattaa suhtautua kielteisesti, mutta muutokseen varmasti houkuttaa se, että uusi menettelytapa nopeuttaa jutun käsittelyä.

– Uusien järjestelmien käyttöönotosta on aika paljon negatiivisia kokemuksia. Keskeneräisenä käyttöönotetut järjestelmät nakertavat uskoa koko muutokseen. Siksi on parempi, että käyttöönottoa lykätään, kuin että pidetään kiinni alkuperäisestä aikataulusta käytettävyyden kustannuksella.

– Tärkeää on myös se, että tarjolla on riittävä käytöntuki. Ei riitä, että apua saa puhelimitse ict-käyttäjätuelta. Tarvitaan virastossa läsnä oleva henkilö, joka taitaa sekä tekniikan että substanssin.

Uutuudesta viehättynyt

– Olen luonteeltani sellainen, että tykkään olla kaikessa mukana ja vähän vaikuttaakin asioihin. Jos nyt en varsinainen edelläkävijä ole, niin aina olen kokeilemassa jotain uutta. Vaikka kuntoiluohjelmaa, jos ei muuta löydy. Viimeksi aloitin Yoga for athletes –harjoittelun vastapainoksi rankemmalle liikunnalle, kertoo Kanerva.

Ripaus innovaattoria ja aitoa uskoa muutokseen, niitä avainvaikuttajasta löytyy. Avainvaikuttajista moni on kuulunut ensin AIPA-virastovastaavien verkostoon ja on mukana muissakin työryhmissä ja verkostoissa. Niin myös Kanerva, joka osallistuu hovioikeuksien taustatyöryhmän työhön. Tuomioistuimet voivat jatkossakin itsenäisesti päättää työmenetelmistään, vaikka AIPAssa jutun kulun pääpiirteet on oltava määriteltyinä järjestelmässä. Uusi toimintamalli edellyttää kuitenkin jossain määrin nykyistä yhtenäisempiä työtapoja. Hovioikeuksien AIPA-taustatyöryhmän tehtävänä on suunnitella hovioikeuksien toimintatapoja ja työnkulkuja.

– Taustaryhmä on tehnyt hyvää työtä. Eroavaisuuksia toimintatavoissa ei loppujen lopuksi ole paljoakaan. Niitä on lähinnä joissain pienissä asioissa, mutta kyllä niistäkin voidaan tehdä iso kysymys. Perusjutun kulku on joka hovioikeudessa samantapainen. Sen sijaan jatkokäsittelylupamenettelyt poikkeavat toisistaan aika paljonkin.

AIPA-hankkeen visio on, että syyttäjälaitos ja yleiset tuomioistuimet kehittävät lainkäyttötyötä helppokäyttöisillä sähköisillä työmenetelmillä. Vaikka työntekoon saataisiinkin helppokäyttöinen järjestelmä, se ei riitä, elleivät työtavat muutu. Paperimaailmaa ei kannata siirtää digitaaliseen työtapaan.

– Mielestäni AIPAssa on järkevä ajatus takana: ei tehdä pelkkää uutta kirjoitusohjelmaa vaan uusi työmenetelmä.

– Sitä paitsi yhteiskunta on niin umpidigitalisoitunut, ettei tuomioistuinlaitos kerta kaikkiaan voi jäädä ulkopuolelle.

Kuvia ei saa käyttää ilman lupaa. Tekstiä lainatessa on mainittava kirjoittajan nimi ja lähde: oikeusministeriön Oikeus.fi:n Arkea&Ajatuksia -sivut www.oikeus.fi/arkeajaajatuksia

 
Julkaistu 23.8.2016