Teksti ja kuva: Hille Puusaari

Oikeushallintoon tekeillä yhteinen asiasanasto - asiasanoilla tieto löytyy ja työtä säästyy

Oikeushallintoon ollaan luomassa yhteistä asiasanastoa - Asseria. Vielä toistaiseksi oikeushallinnon virastot käyttävät kukin omia sanastojaan, joita on ainakin 26 erilaista. Nyt etsitään yhteistä kieltä, yhteisiä termejä. Oikeusministeriön työryhmän on määrä saada perussanasto valmiiksi 31.5.2012 mennessä.

Asiasanaston kehittämisen hankeryhmä. Alarivissä vasemmalta hankeryhmän pj. Silja Rekomaa, Leena Palmén (oikeusministeriö) ja Merja Tuovinen (Turun hallinto-oikeus). Ylärivissä vasemmalta Satu-Maarit Tarkkanen (korkein hallinto-oikeus), Kirsti Jakobsson (Valtakunnansyyttäjänvirasto), Teija Aalto (Kouvolan hovioikeus) ja hankesihteeri Eva-Ida Aminoff (Rikosseuraamusalan koulutuskeskus). Kuvasta puuttuvat Marjut Kokko (korkein oikeus) ja Kimmo Nikkilä (Oikeushallinnon tietotekniikkakeskus).

– Hallinnonalan yhteistä asiasanastoa käyttämällä vältetään päällekkäistä ja turhaa työtä tiedon tallennuksessa ja sen hakemisessa, perustelee hanketta asiasanastohankeryhmän puheenjohtaja, kirjastonhoitaja Silja Rekomaa Rikosseuraamusalan koulutuskeskuksesta.

Asiasanojen käyttö nopeuttaa lähes aina asiakirjojen löytymistä.

– Tutkimusten mukaan ihminen käyttää pelkästään tiedon etsintään vuodessa useita viikkoja, Rekomaa toteaa.

– Enää ei voida käyttää vanhoja muistisääntöjä. Asiakirja ei välttämättä enää löydy sieltä kolmannesta hyllystä ylhäältä, koska tieto löytyy yhä useammin tietojärjestelmistä. Jo yhden organisaation sisällä tietomäärä on valtava ja moninkertaistuu, kun tieto siirtyy entistä enemmän virastoista ja hallinnonalalta toiselle. Silloin on tärkeää, että kaikki tallentavat asiakirjat yhteisiä asiasanoja käyttäen. Ilman asiasanoitusta asiakirjan löytäminen on vaikeaa ja vie turhaan aikaa.

Asiasanastoa luotaessa pyritään huomioimaan oikeushallinnon eri tietojärjestelmien käyttäjät. Muun muassa suunnitteilla oleva yhteinen kirjastojärjestelmä, oikeusministeriön asianhallintajärjestelmä ja oikeushallinnon julkaisujärjestelmä hyödyntäisivät uutta asiasanastoa.

Yhteinen asiasanasto on tarkoitus istuttaa osaksi kehitteillä olevaa käräjäoikeuksien, hovioikeuksien ja korkeimman oikeuden sekä syyttäjälaitoksen asianhallintajärjestelmää (AIPA-hanke). Sen ajatuksena on, että kaikki samaan asiaan liittyvät asiakirjat tallennetaan samaan paikkaan järjestelmässä.

Hallinnonalalla on käytössä noin 30 000 asiasanaa.

– Samalla vältetään päällekkäistä työtä, kun toisesta virastosta saapuvaa asiakirjaa ei tarvitse enää kirjata toiseen kertaan. Asiasanasto toimii apuna tiedon tallentamisessa ja hakemisessa, selittää Rekomaa.

– Ei riitä, että esimerkiksi käräjäoikeuden sihteeri löytää asiakirjan, jonka hän itse on ehkä vuosi sitten tallentanut, vaan hänen on löydettävä myös talon ulkopuolelta tulleet dokumentit. Itse tallennettu asiakirjakaan ei välttämättä löydy, jos ei muista logiikkaa, millä on sen tallentanut.


Tehtävänä yhdistää 26 sanastoa yhdeksi

Ennen hankeryhmän perustamista tehtiin oikeushallinnon virastoihin kysely. Vastausten perusteella oikeushallinnosta löytyi ainakin 26 eri asiasanastoa ja eri termejä on käytössä noin 30 000.

Hankeryhmä on nyt karsinut päällekkäisiä ja turhia termejä. Tähän mennessä se on läpikäynyt kolme neljännestä koko 33 000 sanan urakasta. Rekomaa arvelee, että sanamäärä saadaan supistettua noin 10 000:een työryhmän määräaikaan mennessä.

– Valmistuva sanasto on vasta perussanasto, sen jälkeen alkaa todellinen työ. Sanat on määriteltävä siten, että kaikki puhuvat samasta asiasta. Sanaston käytettävyyden lisäämiseksi sanat on myös ryhmiteltävä aiheittain. Se vie todella paljon aikaa.

Tietoa on perinteisesti aina luokiteltu tai ryhmitelty. - Internetin tulon jälkeen tuli hetkeksi harhaluulo, että asiasanoitus ja luokittelu on turhaa, koska hakukoneet hoitavat tiedon hakemisen. Tiedon määrän valtava kasvu nosti tiedon luokittelun ja tallentamisen asiasanojen avulla kuitenkin uuteen arvoon. Pelkät hakukoneet eivät todellakaan riitä, Silja Rekomaa toteaa.

Myös muilla hallinnonaloilla on käytössä omia asiasanastoja, ontologisiakin sanastoja noin parikymmentä, mm. puolustushallinnon PUHO ja julkishallinnon JUHO. Esimerkiksi työ- ja elinkeinoministeriössä on luotu oma 6 000 – 7 0000 sanaa käsittävä ontologinen sanasto, LIITO.

Vielä ei ole päätetty, luodaanko oikeushallintoon ontologinen sanasto vai perusasiasanasto. Ontologinen sanasto käsittää yleensä minimissään tuhat sanaa. Se eroaa tesaurustyyppisestä perussanastosta siinä, että käsitteen kuvailun lisäksi sana liitetään käsiterakenteeseen siten, että haettaessa esimerkiksi sanalla tuoli, huomioidaan haussa sen lisäksi myös sanat huonekalu, nojatuoli jne. Tiedon hakijan ei siis tarvitse välttämättä tietää juuri oikeata asiasanaa. Tesaurustyyppinen sanasto taas ryhmittelee asiasanat hierarkkisesti (laajempi ja suppeampi termi), lisäksi asiasanat voi ryhmitellä aiheluokittain.

Työryhmä tutkii samalla, miten uusi sanasto suhteutuu muihin viitesanastoihin, esimerkiksi eduskunnan sanastoon ja yleiseen suomalaiseen asiasanastoon.


Yhteensovitus poliisien sanaston kanssa

Poliisit ovat toteuttaneet oman asiasanastohankkeensa, Polaksen, joka oli viiden vuoden projekti. Polasta käytetään sanastopohjana poliisien tulevassa VITJA-tietojärjestelmässä. Myös Vitja- ja AIPA-tietojärjestelmissä käytettävien sanastojen on oltava keskenään yhteensopivia.

– Polaksen kanssa on vielä paljon yhteensovittamista. Sanastojen ei tietenkään tarvitse olla yksi yhteen, mutta tiettyjen, esimerkiksi rikkomuksia kuvaavien termien, täytyy olla samoja. On hyvä, että kaikki koko rikosprosessissa puhuvat samaa kieltä, Rekomaa sanoo.

Valtiolla on meneillään monia muitakin hankkeita, joissa eri viranomaisten tietojärjestelmiä yhdistellään.

Kuvia ei saa käyttää ilman lupaa. Tekstiä lainatessa on mainittava kirjoittajan nimi ja lähde: oikeusministeriön Oikeus.fi:n Arkea&Ajatuksia -sivut www.oikeus.fi/arkeajaajatuksia

 
Julkaistu 21.2.2012