Teksti: Paula Sorjonen, hallintopäällikkö, Kuopion hallinto-oikeus Kuva: Oikeusministeriö

Parempaan johtamiseen - sisäisen valvonnan ja arvioinnin kehikko tuomioistuimissa

Oman toiminnan ja voimavarojen arviointi sekä muutosten ja riskien ennakointi on osa työn kehittämistä myös kaikissa tuomioistuimissa. Viime syksynä arviointi toteutettiin ensimmäistä kertaa yhteisen mallin pohjalta. Uudesta toimintatavasta kertoo Kuopion hallinto-oikeuden hallintopäällikkö Paula Sorjonen.

Johtamiseen kuuluu osana myös sisäinen valvonta, jonka tavoitteena on hallita riskejä. Arviointikehikot ja sisäisen valvonnan arviointi ovat yksi tapa havaita ja varautua mahdollisiin riskeihin. Kaikella tällä tuetaan tuomioistuimia saavuttamaan sekä toiminnalliset tavoitteet että tulostavoitteet. Parhaimmillaan tämä auttaa organisaatiota välttämään ongelmia ja yllätyksiä.

Työryhmässä, joka suunnitteli tuomioistuimien arviointikehikkoa, päädyttiin kaikille tuomioistuimille yhteiseen kehikkoon. Näin sen vuoksi, että tuomioistuimien toiminnassa yhdistäviä tekijöitä on varmasti enemmän kuin niitä erottavia. Jokainen tuomioistuin voi kuitenkin kehittää kehikkoa omia tarpeitaan vastaavaksi.

Syksyllä virastojen ja oikeusministeriön välillä käydyissä tulosneuvotteluissa arviointikehikko otettiin tässä muodossa ensimmäistä kertaa mukaan neuvotteluihin. Arviot on siis tehty varsin kattavasti. Kokemuksia on saatu myös kehikon käyttämisestä ja toimivuudesta.

Pyrkimyksenä on ollut keskittyä nimenomaan tuomioistuimia koskeviin asioihin ja toimintoihin. Taustalla on kolmiportainen tiedon kerääminen. Tavoitteena lausumaa tehtäessä on poimia ensinnäkin ne asiat, jotka voidaan hoitaa omassa virastossa. Toiseksi ne asiat, jotka halutaan viestittää ministeriölle kehittämisajatuksina ja toimintaa uhkaavina riskeinä. Kolmanneksi asiat, jotka ovat kutakin sektoria koskevia yhteisiä asioita laadittaessa sektorikertomusta.

Uskon, että tästä muodostuu toimiva tapa kerätä ja hahmottaa kaikkia tuomioistuimia koskevat kehittämistä vaativat asiat. Tiedot hyödyttävät myös ministeriötä, kun se arvioi koko hallinnonalan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tilaa.


Kannattaako arviointi ja mihin kehikkoa tarvitaan?

Osassa virastoista arviointi koettiin työlääksi ja osa taas katsoi, että oli hyvä, kun tuli tehtyä. Parhaimmillaan kehikon kysymykset auttavat viemään keskustelua eteenpäin. Tavoitteena ei ole sitoa tai rajata ajattelua liian tiukasti, minkä takia kysymysten tuleekin olla riittävän avoimia. Kaikkiin kysymyksiin ei ehkä ole vastausta tai ne eivät ole ajankohtaisia. Koska kehikko on vain apuväline, on virastoja myös kannustettu etsimään itselleen sopivinta tapaa suorittaa arviointi.

Riskit pitää havaita, jotta niihin voidaan varautua.

Arvioinnissa on hyvä olla rohkea ja myös sitkeä. Myös ne asiat, joista ehkä on jo joillakin foorumeilla puhuttu, voi olla tarpeen nostaa arvioinnissa esille. Välillä voi myös kysyä asioista, jotka tuntuvat itsestään selviltä: onko niin vai kuvittelemmeko vain niin?

Arviointia tehtäessä yhteisten keskustelujen merkitys on siinä, kuinka innostamme henkilökuntaa pohtimaan ja arvioimaan oman työnsä kautta tuomioistuimen tilaa, mahdollisia riskejä ja kehittämiskohteita. Arviointiin liittyvissä keskusteluissa henkilökunnalla on aito mahdollisuus vaikuttaa asioihin. Myös se, miten seuraamme omaa toimintaamme, vaikuttaa suoraan siihen, miten järjestämme toimintamme ja vahvistamme henkilöstön sitoutumista noudattamaan yhteisiä arvoja ja toimintaperiaatteita.

Toki me olemme aikaisemminkin arvioineet toimintaamme, mutta emme välttämättä kovin systemaattisesti. Tällä tavoin toteutettuna riskien kartoitus ja arviointi ei ole vakiintunut toimintatapa tuomioistuimissa. Tarvitsemme siis vielä harjaannusta.

Arvioinnin perusajatuksena voi olla tuttu nelikenttä. Jaamme asiat vahvuuksiin ja siten säilytettäviin sekä niihin heikkouksiin, jotka korjataan tai poistetaan.

Kuopion hallinto-oikeudessa arviointi tehtiin siten, että jaostojen ja hallintotoimiston kokouksissa keskusteltiin kehikkoa hyödyntäen meille tärkeistä asioista. Johtoryhmää varten näistä keskusteluista tehtiin yhteenveto. Poimittiin ne asiat, jotka voitiin hoitaa itse virastossa sekä ne asiat, jotka katsottiin hyväksi kirjata arviolausumaksi tulosneuvotteluja varten ja sektorikertomuksen arviointilausumaa varten.

Henkilökunta arvosti mahdollisuutta olla mukana tässä prosessissa. Kun jokainen on oman työnsä asiantuntija, hänellä on myös arvokasta tietoa omasta näkökulmastaan.

Otsikkoteksti

Tuomioistuinten arviointikehikon suunnitelleessa työryhmässä olivat Paula Sorjosen lisäksi mukana kansliapäällikkö Olli Hyvärinen Itä-Suomen hovioikeudesta, laamanni Tapani Koppinen Keski-Suomen käräjäoikeudesta ja kehittämispäällikkö Ann-Mari Pitkäranta oikeusministeriöstä.

Riskit pitää havaita, jotta niihin voidaan varautua. Sisäinen valvonta ja riskien hallinta on osa viraston normaalia toimintaa. Me teemme sitä jo nyt. Tavoitteena on tehdä tästä hallittua, mutta arkipäivään kuuluvaa, järkevästi mitoitettua tavoitteellista toimintaa. Yksinkertaistaen valvonta on asioiden ja tilanteiden seurantaa sekä poikkeamiin puuttumista. Riskienhallinta taas on järjestelmällistä toimintaa tulevaisuudessa mahdollisesti toteutuvien uhkien ja ongelmien rajoittamiseksi ja niihin varautumiseksi.

Lyhyesti sama savolaisittain:
Hoeja asijat, ennen ku ne tulloo vastaan
järjestä ne, ennen ku ne sotkeetuu.

Kuvia ei saa käyttää ilman lupaa. Tekstiä lainatessa on mainittava kirjoittajan nimi ja lähde: oikeusministeriön Oikeus.fi:n Arkea&Ajatuksia -sivut www.oikeus.fi/arkeajaajatuksia

 
Julkaistu 8.2.2012