Teksti ja kuva: Eija Mikkonen

Viestinviejänä AIPA-hankkeessa

Syyttäjälaitoksen ja yleisten tuomioistuinten aineistopankkihankkeen tavoitteena on vaiheittain siirtyä lainkäytössä papereiden työstämiseen perustuvista työtavoista sähköisiin toimintoihin. Lainkäytön tarpeisiin rakennettava tietojärjestelmä mahdollistaa täysin paperittoman asiankäsittelyn. Sähköiseen työskentelyyn siirtyminen tarkoittaa melkoista muutosta tuomioistuinten ja syyttäjänvirastojen toimintatavoissa. AIPA-hanke on sekä toiminnan että tietojärjestelmän kehittämishanke.

Oikeusministeriön yhteydessä toimivaan AIPA-hanketoimistoon on koottu asiantuntijoita tuomioistuimista ja syyttäjänvirastoista, jotta käyttäjälähtöisyys ohjaisi järjestelmän kehittämistä alusta pitäen. Vastuuta hankkeen eri osista on jaettu lukuisille alatyöryhmille. Viestiä hanketoimiston ja virastojen välillä vievät AIPA-virastovastaavat.

– Jokaisesta virastosta on nimetty kaksi AIPA-virastovastaavaa, yksi lainkäyttö- ja toinen kansliahenkilöstöstä, kertoo käräjätuomari Sanna Niinistö, joka on Varsinais-Suomen käräjäoikeuden AIPA-virastovastaava.

AIPA-virastovastaavilla on suuri vastuu muutosviestinnästä

AIPA-virastovastaavien tehtävänä on osallistua kehittämistyöhön tuomalla esiin käyttäjien tarpeita ja toivomuksia.

– Tiedotuspäivillä meille kerrotaan hankkeen etenemisestä ja me puolestamme kerromme, minkälaisia kysymyksiä omassa työyhteisössämme on noussut esiin. Näissä tilaisuuksissa käydään hyvää ja vilkasta keskustelua.

Laajoissa kehittämishankkeissa etukäteistiedon saaminen on tärkeää. AIPA-virastovastaavat kantavat suuren vastuun muutosviestinnästä omissa yksiköissään.

– Varsinais-Suomen käräjäoikeudessa laadimme tiedotuspäivien annista sähköpostitiedotteen, joka jaetaan koko henkilöstölle heti seuraavana päivänä, jos vain istuntoaikataulut sen sallivat. Ja tietenkin keskusteluissa kollegoiden kesken pyrimme pitämään asiaa esillä ja lisäämään AIPA-tietoutta. Olemme järjestäneet yhden tiedotuspäivän omassa virastossa, ja toinen on tarkoitus järjestää seuraavan tiedotuspäivän jälkeen.

– Jokaisella on ollut mahdollisuus saada tietoa etukäteen ja päästä itsekin vaikuttamaan lopputulokseen vastuuhenkilöiden välityksellä.

– Enimmäkseen ihmiset ovat olleet uteliaita ja kiinnostuneita. Uskotaan ja toivotaan, että uudenlainen työskentelytapa osoittautuu hyväksi. Jotkut suhtautuvat varauksellisestikin.

– Me tuomarit olemme tottuneet lukemaan paperilta ja tekemään omia merkintöjämme asiakirjoihin. Joidenkin aineistojen hahmottaminen näytöltä voikin olla hankalaa. Mutta kyllä sähköinen työskentely on nykypäivää, myös tuomioistuimissa.

AIPA-virastovastaavien verkosto on jakanut tietoa hankkeen suunnittelusta ja etenemisestä jo lähes kahden vuoden ajan. Nyt hankkeessa valmistaudutaan järjestelmän ensimmäisen vaiheen, pakkokeinoasioiden, käyttöönottoon.

– Kustakin virastosta koulutetaan sekä lainkäyttö- että kansliahenkilöstön edustajat käyttöönottokouluttajiksi. Lähdin mielelläni myös tähän tehtävään. Tämä on mielenkiintoinen hanke ja haluan olla mukana kehittämässä työtä.

Kuvia ei saa käyttää ilman lupaa. Tekstiä lainatessa on mainittava kirjoittajan nimi ja lähde: oikeusministeriön Oikeus.fi:n Arkea&Ajatuksia -sivut www.oikeus.fi/arkeajaajatuksia

 
Julkaistu 19.5.2015