Asiakirjojen toimittaminen virastoon

Asiakirjoja voi toimittaa virastoon joko viemällä ne henkilökohtaisesti, asiamiestä tai lähettiä käyttäen tai lähettämällä ne postissa. Asiamiehellä tulee olla valtakirja.

Monissa tapauksissa käynti on suositeltavaa sen vuoksi, että hakemusta esimerkiksi käräjäoikeudessa tai oikeusaputoimistossa vastaanotettaessa hakemus liitteineen voidaan alustavasti tutkia ja mahdollisesti havaittavista puutteista ilmoittaa heti hakemuksen esittäjälle. Tällöin ei ole tarpeen pyytää kirjallisesti tai puhelimella hakemuksen täydentämistä. Verojen ja muiden ilman tuomiota tai päätöstä perittävien maksujen ulosoton hakemisessa velkoja ei saa käyttää asiamiestä.

Asiakirjojen lähettäminen postissa tapahtuu lähettäjän vastuulla. Jos asiakirja on toimitettava virastoon tietyssä määräajassa (esimerkiksi muutoksenhakukirjelmä), on postin käyttämisessä muistettava, että asiakirjan tulee olla perillä virastossa viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen virka-ajan päättymistä.

Oikeudenkäyntiasiakirjojen toimittaminen sähköisesti tuomioistuimelle

Haastehakemus, vastaus ja muu oikeudenkäyntiasiakirja saadaan toimittaa tuomioistuimelle tai asiakirjan vastaanottajaksi määrätylle henkilölle edellä mainittujen perinteisten tapojen lisäksi myös lähettämällä se telekopiona tai sähköpostina. Lähettämisestä ns. sähköisenä viestinä on tarkemmat säännökset sähköisestä viranomaisasioinnista annetussa laissa. Useimmissa hallinto- ja erityistuomioistuimissa voi lisäksi asioida sähköisessä asiointipalvelussa.

Telekopiona tai sähköpostina lähettäminen tapahtuu lähettäjän vastuulla. Määräajassa toimitettava asiakirja on lähetettävä ennen määräajan päättymistä lainkäyttöviranomaiselle siten, että asiakirja on viranomaisen käytettävissä vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä.

Asiakirja katsotaan saapuneeksi, jos viranomainen pystyy teknisesti käsittelemään asiakirjaa. Asiakirjaa, jonka lähettäjää ei saada selville ja jonka sisältöä ei muutoinkaan pystytä avaamaan, ei katsota saapuneeksi.

Sähköisesti saapunutta asiakirjaa ei uuden lain mukaan tarvitse täydentää vain allekirjoituksen saamiseksi, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiassa ole muutoin syytä epäillä lähettäjän henkilöllisyyttä tai sitä, että viestin sisältö on muuttunut sähköisen asiointitapahtuman aikana.

Jos viranomaisen käyttämä sähköinen järjestelmä on epäkunnossa tai poissa käytöstä taikka selvitystä asiakirjan saapumisajankohdasta ei muusta vastaavasta syystä voida saada, sähköinen asiakirjan saapumisajankohdaksi määritellään asiakirjan lähettämisajankohta. Lähettämisajankohdan määrittäminen saapumisajankohdaksi edellyttää, että lähettämisajankohdasta esitetään luotettava selvitys.

Oikeuslaitoksen virastoissa on virastosähköpostit, joiden osoitteet löytyvät yhteystiedoista. Virastosähköpostista lähettäjä saa automaattisen kuittauksen lähetyksen vastaanottamisesta.

Tuomioistuinvirasto on julkaissut kaikille yleisille tuomioistuimille ohjeen koskien asiakirjojen sähköisten liittämis- ja nimeämiskäytäntöjen yhtenäistämistä. Asianosaisille on laadittu erillinen ohjeistus, jotta asiakirjat olisivat jo tuomioistuimeen saapuessa tämän ohjeistuksen mukaisia. Yhdenmukaistamalla toimintatapoja voidaan vähentää asiakkaiden, asiamiesten ja tuomioistuinten päällekkäistä työtä.

Ohje asianosaisille - asiakirjojen liittämis- ja nimeämiskäytännöt (pdf, 0.08 Mt)

Turvapostin lähettäminen

Oikeusministeriön turvaposti (https://turvaviesti.om.fi/) on viraston asiakkaille suositeltu tapa toimittaa ministeriöön ja virastoihin salassa pidettävät ja arkaluontoiset asiakirjat. Palvelun käyttäminen on ilmaista, helppoa ja turvallista.

Kun turvapostia lähetetään viraston virastopostiin, viestin otsikkoon ja sisältöön tulee laittaa tarvittavat tunnistetiedot (nimi, mihin liittyy jne.), jotta viraston henkilöstö osaa välittää viestin asiaa käsittelevälle henkilölle, tietää mihin asiaan sähköposti liittyy ja keneltä se on.

Linkin takaa löytyvässä ohjeessa läpikäydään, kuinka turvapostia voi lähettää oikeusministeriöön ja ja sen hallinnonalan virastoihin.

Ohje turvapostin lähettämiseen (pdf, 0.53 Mt)
 
Julkaistu 7.7.2020