Jaana Perälä, hallintosihteeri

• Hallintosihteerinä Kaakkois-Suomen oikeusapu- ja edunvalvontapiirissä.
• Valmistunut tradenomiksi Kymenlaakson ammattikorkeakoulusta (nykyisin XAMK), suorittanut sihteerin ammattitutkinnon Markkinointi-instituutissa (Rastor instituutti) sekä valmistunut aiemmin merkonomiksi ja ylioppilaaksi.
• Pitkä työkokemus oikeusalalta sekä yksityiseltä että julkiselta sektorilta. Tullut valtiolle töihin ensimmäisen kerran vuonna 2004.

Kerro lyhyesti, mitä teet työksesi.

Teen HR-asiantuntijan tehtäviä virkamiesten osaamisen johtamiseen, tukemiseen ja hyvinvointiin liittyen. Toimin suoraan virastomme johdon tukena sekä linkkinä johdon ja esimiesten välillä. Käytännössä päätoimisia tehtäviäni ovat rekrytointiin, palvelussuhteen hallintaan sekä talous- ja palkkahallintoon kuuluvat tehtävät, esimerkiksi budjettien valmistelu sekä tulosneuvotteluihin osallistuminen.

Erityisiä tehtäviäni ovat virkaehtosopimustulkinnat, käyttövaltuushallintaan eli ICT-käyttöoikeusasioihin liittyvät tehtävät sekä lisääntyvissä määrin myös HR-kehitystehtävät. Myös juridista asiantuntemusta edellyttäviä työtehtäviä on paljon, kuten tarkasti lakiin ja ohjeistuksiin sidotut hankinta ja kilpailutus.

Pidän nykyisissä tehtävissäni mielenkiintoisimpana ja mieluisimpana osallistumista erilaisiin oikeusministeriön työryhmiin, joihin polku on avautunut omalla aktiivisuudella ja kehitysehdotuksia tekemällä. Tällaiset tehtävät ovat minulle työn suola, sillä niissä saa näköalapaikan laajemmin oikeusministeriön toimintaan ja erilaisiin hankkeisiin – tällä hetkellä toimin esimerkiksi Oikeuspalveluvirasto-hankkeen ohjausryhmässä.

Miten olet päätynyt valitsemaasi ammattiin?

Työskentelin todella pitkään yksityisellä sektorilla ennen valtiolle tuloa ja tänne päätyminen olikin jonkun verran sattumaa. Päädyin valtiolle ”headhuntingin” kautta, mikä oli tuohon aikaan vielä aika harvinaista – minulle esitettiin, että hakisin tiettyyn avoinna olevaan virkaan. Minulla ei ollut tuolloin vielä mitään aikaisempaa kokemusta julkiselta sektorilta – olen kuitenkin nähnyt taustani yksityiseltä sektorilta rikkautena ja uskon erityyppisen kokemuksen vaikuttaneen myös siihen, että olen päässyt monipuolisiin työtehtäviin. Haluankin rohkaista myös muita kokeilemaan siirtymistä yksityiseltä valtiolle.

Kuvaile tyypillistä työpäivääsi tai työviikkoasi.

Työpäiväni alkaa yleensä sähköpostien sekä eri järjestelmistä tulevien tehtävälistojen ja toimenpiteiden selailulla sähköisistä työjonoista. Tätä kautta alkaa tehtävien priorisointi, sillä kiireellisten asioiden hoitaminen ajallaan on oleellista työssäni – työpöytä ei ole ikinä ns. tyhjä, vaan aina on jotain jonossa odottamassa seuraavalle työpäivälle.

Työpäivän aikana tehtävät myös keskeytyvät usein, sillä uusia yhteydenottoja tulee sähköpostitse sekä suoraan pikaviestimien kautta – työssä pitääkin pystyä suorittamaan montaa asiaa limittäin niin, että jotain tehtävää tehdessä jokin toinen asia on vielä kesken. Myös joustavuutta on oltava, sillä usein aamulla mietityistä päivän tehtävistä suurin osa aika varmasti siirtyy seuraavalle päivälle.

Työviikkoon kuuluu myös päivittäin palavereita, joita olen joko itse ollut järjestämässä tai jotka ovat yhteistyötahojen järjestämiä.

Millaisessa työympäristössä tai millaisina työaikoina työskentelet?

Virastossamme on käytössä hajautettu monipaikkainen työympäristö – esimerkiksi minulla ja esimiehelläni eli viraston johtajalla on etäisyyttä reilut 200 kilometriä. Monipaikkaisuus edellyttää työn paperittomuutta. Tästä syystä myös tapaamiset hoituvat nykyään enemmän etäyhteyksin.

Työaikojen osalta meillä on käytössä liukuva työaika, joka antaa kaikki mahdollisuudet omiin menoihin tarvittaessa. Etätyötä on mahdollista tehdä 50-prosenttisesti, mikä on hyvä, mutta toisaalta se edellyttää myös hyviä välineitä ja ergonomiaa kotitoimistolla.

Millaista osaamista tai ominaisuuksia ammatissa vaaditaan?

Joustavuus sekä työn organisointitaidot ovat olennaisia ominaisuuksia. Työssä tarvitaan myös juridiikan osaamista sekä perehtyneisyyttä HR-asioihin sekä virkaehtosopimuksiin. Varsinaisia määrättyjä kelpoisuusvaatimuksia ei nykyiseen tehtävääni ole tällä hetkellä, mutta katsoisin, että käytännössä uusilla virkasuhteisilla olisi hyvä olla alempi ammattikorkeakoulututkinto. Digitaidot ovat myös oleellisia – niitä tarvitaan tosi paljon ja niitä on myös päivitettävä koko ajan.

Henkilöstöhallinnon työtehtävät edellyttävät lisäksi hyviä ihmissuhdetaitoja ja ihmisläheisyyttä. Kun kyseessä on julkinen oikeusapu, yleinen edunvalvonta sekä talous- ja velkaneuvonta, virkamiesten työtehtävät ovat haasteellisia ja aika usein rankkojakin – me hallinnossa emme ole ”norsunluutornissa” vaan pyrimme tukemaan ja olemaan mahdollisimman hyvin tavoitettavissa ja lähellä virkamiehiämme. Virkamiehet ovat tärkein voimavaramme ja loppujen lopuksi kaikki ovat tekemässä ja tähtäämässä yhteiseen samaan päämäärään.

Mikä on parasta ammatissasi?

Parasta on ehkä se, että mikään työpäivä ei ole samanlainen. Tai ehkäpä se, että pidän haasteista ja tämä työ tarjoaa niitä. Tässä työssä on mahdollisuus suunnitella itsenäisesti omaa työtään ja työpäiviään sekä samalla kehittää viraston eri toimintoja.

Mitkä ovat ammatin varjopuolia tai mikä tuntuu haastavalta?

Työn haaste on se, että koko ajan on meneillään useampia vaativia tehtäviä ja työssä pitää olla valmiutta siirtyä nopeasti asiasta toiseen. Työtunnit eivät aina meinaa riittää, kun tehtävää on paljon. Palkkauksen osalta yksityinen sektori on kova kilpailija.

Mitä kertoisit henkilölle, joka harkitsee hallintosihteerin ammattia?

Mikäli pitää ja haluaa olla vaativissa sekä itseä haastavissa HR-tehtävissä, niin kyllä suosittelen tätä ammattia lämpimästi. Työnantajamme tukee ammatillista kehittymistä ja kouluttautumista ja tarjoaa myös yksityissektoria pidemmän vuosiloman työkokemuksen myötä.

Millaisena näet ammattisi tulevaisuuden?

Näkisin, että jatkossa hallintosihteerin tehtävät tulevat keskittymään vielä enemmän erityisammattilaisten tehtäviin ja mahdollisesti joitain tukevia perusrutiinitehtäviä siirtyy tuotettavaksi joissain muissa yksiköissä. Tämä on nimenomaan hyvä asia, jotta jatkossa HR voi keskittyä paremmin ammattitaitoa vaativiin tehtäviin sekä viraston toiminnan kehittämiseen, jolle nykyisellään jää aikaa rajallisesti. Työtehtävät tulevat muuttumaan yhä mielenkiintoisimmiksi ja vaativimmiksi, ja tätä kautta työn palkkauskin varmasti kehittyy myönteiseen suuntaan.