Henkilötietojen käsittely hallinto-oikeudessa

Kenen ja mitä henkilötietoja käsitellään

Hallinto-oikeudessa käsitellään oikeudenkäyntiin osallisten tai asian käsittelyyn eri vaiheissa muutoin osallistuneiden henkilöiden tietoja. Tällaisia henkilöitä ovat esimerkiksi valittaja, asiamies, edustaja, viranomaisen edustaja, muu osapuoli, hallinto-oikeudessa asiaan käsittelyyn osallistuneet henkilöt, todistaja, tulkki ja asiantuntija. Yleisimmät henkilötiedot, joita käsitellään, ovat nimi, osoite ja muut yhteystiedot sekä syntymäaika tai henkilötunnus. Hallinto-oikeus voi käsitellä myös muita henkilötietoja, mikäli nämä ovat tarpeellisia kyseisen asian käsittelemiseksi.

Hallinto-oikeus käsittelee myös henkilöstö- ja taloushallintoon liittyviä henkilötietoja. Nämä ovat rekrytoinnin, virka- ja sopimussuhteiden kannalta tarpeellisia tietoja. Henkilötietoja käsitellään myös muissa hallinnollisissa asioissa, esimerkiksi tieto- ja asiakirjapyyntöjen sekä kulunvalvonnan (kameravalvonta) yhteydessä. Hallinto-oikeudessa käsitellään muun ohella viranhakijoiden, henkilökunnan, palkkionsaajien, tietopyyntöjä tehneiden ja hallinto-oikeudessa asioivien tietoja.

Käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittely on hallinto-oikeuden toiminnan kannalta välttämätöntä. Kaikkien henkilötietojen käsittely hallinto-oikeudessa perustuu lakiin. Käsittely on tarpeen hallinto-oikeuden lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi ja hallinto-oikeuden yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, sekä hallinto-oikeudelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c ja e alakohdat).

Mistä tietoja saadaan ja mihin niitä voidaan luovuttaa

Hallinto-oikeus saa henkilötietoja pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään sekä valituksenalaisen päätöksen tehneeltä viranomaiselta. Hallinto-oikeus voi saada henkilötietoja myös muilta viranomaisilta tai asiaan osallisilta.

Hallinto-oikeus luovuttaa henkilötietoja ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön rajoissa. Henkilötietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi oikeudenkäyntien osapuolille, viranomaistahoille ja tietopyyntöjen tekijöille.

Henkilötietojen säilyttäminen

Hallinto-oikeuden asiakirjat ja sähköisissä järjestelmissä olevien tietojen säilytysajat perustuvat arkistolainsäädäntöön. Tietoja säilytetään ja hävitetään arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Tietojen suojaaminen

Henkilötietojen suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Laitetilat ja tiedot sijaitsevat fyysisesti Suomessa. Toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi käytetään hallinnollisia kontrolleja. Hallinto-oikeus on antanut henkilöstölleen tietoturvaa koskevia ohjeita ja henkilöstö on suorittanut tietoturvaa koskevan testin. Henkilötietoja käsitellään virkavastuulla.

Tietoliikenteen suojauksesta vastaa valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori.

Rekisteröidyn oikeudet ja tarkastuspyynnön tekeminen

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot rekistereistä ja pyytää mahdollisten virheellisten tietojen oikaisua.

Pyynnössä tulee yksilöidä, mitkä tiedot halutaan tarkastettavaksi ja miltä ajanjaksolta. Pyytäjän on tarvittaessa pystyttävä todistamaan henkilöllisyytensä, sillä rekisteröidyllä on oikeus saada tieto vain omista henkilötiedoistaan.

Henkilötietoja koskeva tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisena ensisijaisesti hallinto-oikeuden virastopostiin (helsinki.hao(a)oikeus.fi). Käsittely on lähtökohtaisesti maksuton.
Pyynnön ja tiedustelut voi osoittaa hallinnolliselle lakimiehelle:

Hallinto-oikeuden kirjaamo / Hallinnollinen lakimies
Radanrakentajantie 5, 00520 Helsinki
Puhelin: 029 56 42069
Sähköposti: helsinki.hao(a)oikeus.fi