Osastouudistus yhtenäistää menettelyitä ja sujuvoittaa ratkaisutoimintaa

Vuoden 2019 aikana toteutettiin kansliauudistus ja ylituomarin nimittämä osastotyöryhmä jatkoi osastouudistuksen suunnittelua. Vuoden 2020 alussa toteutettavan osastouudistuksen jälkeen Helsingin hallinto-oikeudessa tulee olemaan neljä lainkäyttöosastoa, joista jokaisella työskentelee noin 30 henkilöä. Osastojen välinen asiaryhmäjako tullaan toteuttamaan ylituomarin vuonna 2018 vahvistaman suunnitelman mukaisesti siten, että jokaisella osastolla on vähintään kaksi pääasiaryhmää. Jokaisella osastolla tulee olemaan kiireellisesti käsiteltäviä asioita sekä jokin säännönmukaisesti suullisia käsittelyitä edellyttävä asiaryhmä. Suullisten käsittelyiden työläyden vuoksi lastensuojelu- ja turvapaikka-asiat jakautuvat kahdelle eri osastolle. Ulkomaalaisasioiden huomattavan suuren määrän ja niiden ratkaisemista varten saadun lisärahoituksen vuoksi näitä asioita käsittelevät osastot ovat ainakin aluksi henkilöstö- ja asiamäärältään jonkin verran kahta muuta osastoa suurempia.

Osastouudistuksen tavoitteena on sujuvoittaa henkilöstöresurssien tarkoituksenmukaisinta kohdentamista sekä edesauttaa parhaiden käytänteiden käyttöönottoa ja yhtenäistää työmenetelmiä. Osasto-organisaatiouudistuksen yhteydessä pyritään kiinnittämään entistä enemmän huomiota kanslian ja lainkäytön väliseen vuorovaikutukseen sekä koko käsittelyketjun sujuvuuteen. Asioiden sujuva esivalmistelu ja toimivat yhteydet kansliaan ovat laadukkaan lainkäyttötyön edellytys. Osastojen ja kanslian väliseen vuorovaikutukseen tullaan kiinnittämään myös jatkossa erityistä huomiota ja toimintaa kehittämään pitämällä säännöllisiä yhteistyöpalavereita.

Henkilöstö- ja asiamäärältään aiempaa huomattavasti suurempien osastojen johtamiseen on luotu kaksijakoinen johtamismalli. Hallinnollisten tehtävien lisääntymisen myötä osaston johtaja ei pysty enää nykyisessä määrin osallistumaan lainkäyttötyöhön. Osaston johtajaa tuetaan laajenevassa johtamistehtävässä vahvistamalla ja selkiyttämällä osaston varajohtajan roolia sekä ottamalla käyttöön tarkemmin määritelty vastuutuomarijärjestelmä. Osastojen varajohtajien tehtävät on määritelty erikseen ja ne tulevat olemaan kaikilla osastoilla yhdenmukaiset. Varajohtajan tehtäviin kuuluu muun muassa koulutuksen suunnittelu ja perehdyttämisestä vastaaminen. Osaston johtaja ja varajohtaja huolehtivat yhdessä osaston käytännön asioista päävastuun osaston toiminnasta säilyessä osaston johtajalla.

Osastouudistuksen yhtenä tavoitteena on kiinnittää asioiden varhaiseen haltuunottoon entistä enemmän huomiota. Asioiden tarkoituksenmukaisen käsittelyjärjestyksen varmistamiseksi prosessuaaliset puutteet ja muut esteet asian aineelliseksi ratkaisemiseksi pyritään havaitsemaan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Valitusajan päättymisen jälkeen tai väärään foorumiin saapuneita tai muutoin nopeasti ratkaistavat asiat käsitellään pikaisesti. Kansliassa ja lainkäytössä kiinnitetään erityistä huomiota asioiden tarkoituksenmukaiseen käsittelyyn.

Osastotyöryhmä on toimeksiantonsa mukaisesti suunnitellut vuoden alussa käyttöön otettavan niin sanotun haltuunottoyksikön, joka on tässä vaiheessa 3. ja 4. osaston yhteinen toiminnallinen yksikkö. Haltuunottoyksikköön kuuluu tietty määrä notaareita ja tuomareita molemmilta osastoilta. Haltuunottoyksikkö vastaa ulkomaalaisasioiden täytäntöönpanokieltovaatimusten ja niin sanottujen nopeutettujen turvapaikka-asioiden ratkaisemisesta sekä huolehtii ulkomaalaisasioiden haltuunotosta erottelemalla vireille tulevista turvapaikka-asioista suurella todennäköisyydellä suullista käsittelyä edellyttävät asiat. Lisäksi haltuunottoyksikkö toimii kanslian ulkomaalaisasioita valmistelevan tiimin oikeudellisena tukena.

Vastuutuomarin tehtävänkuvaa on päivitetty ja listattu asiaryhmät, joissa vastuutuomareita olisi ainakin hyvä olla. Vastuutuomareita tulee jatkossakin olemaan suurimmissa asiaryhmissä, kuten vero-, lastensuojelu- ja ulkomaalaisasioissa mutta myös monessa muussa asiaryhmässä. Vastuutuomarien tehtävät voivat vaihdella jonkin verran osastoittain ja asiaryhmittäin, mutta lähtökohtaisesti vastuutuomarien tärkeimpänä tehtävänä voidaan pitää asiaryhmän asiantuntemuksen ylläpitoa. Eri osastojen saman asiaryhmän vastuutuomarit tulevat tekemään keskenään tiivistä yhteistyötä. Vastuutuomarin tehtävä tukee nykyistä paremmin osaston johtajan työtä ja koko osaston lainkäyttötoimintaa auttaen ylläpitämään oikeudenkäytön yhtenäisyyttä.

Suunnittelutyön helpottamiseksi hallinto-oikeuden koko lainkäyttöhenkilöstölle tehtiin toukokuussa kattava osaamiskartoitus, jossa saatuja tietoja hyödynnettiin henkilöstön sijoittelussa uusille osastoille. Osastokokoonpanojen suunnittelussa otettiin huomioon mahdollisuuksien mukaan henkilöstön esittämät toiveet, minkä lisäksi huomiota kiinnitettiin osaamisen säilymiseen jokaisessa asiaryhmässä. Osaamiskartoituksen tulokset palvelevat henkilöstösuunnittelussa myös jatkossa ja auttavat muun muassa koulutustarjonnan suunnittelussa.

Työryhmän suunnittelutyö on edennyt vaiheittain. Henkilöstöä on valmisteltu tulevaan muutokseen tiedottamalla osastotyöryhmän työn etenemisestä pitkin vuotta. Uudet osastojen johtajat valittiin jo kesäkuussa, jotta he ovat voineet olla mukana suunnittelemassa tulevan osastonsa toimintaympäristöä ja henkilöstöä. Uusien osastojen toiminnan käytännön järjestämisestä sekä työskentelytavoista ja työmenetelmistä keskusteltiin osastojen henkilökunnalle joulukuussa pidetyissä tilaisuuksissa.


 
Julkaistu 1.4.2020