Behandling av personuppgifter i förvaltningsdomstolen

Vems och vilka personuppgifter behandlas

I förvaltningsdomstolen behandlas uppgifter om delaktiga i en rättegång och sådana som på annat sätt medverkat under olika skeden av behandlingen av ett ärende. Dylika personer är till exempel ändringssökande, ombud, företrädare, representant för en myndighet, övrig delaktig, personer som medverkat under behandlingen, vittne, tolk och sakkunnig. De vanligaste personuppgifterna som behandlas är namn, adress och övriga kontaktuppgifter samt födelsetid eller personbeteckning. Förvaltningsdomstolen kan behandla också andra personuppgifter ifall de är nödvändiga för behandlingen av det aktuella ärendet.

Förvaltningsdomstolen behandlar även personuppgifter som hör till personal- och ekonomiförvaltningen. Dessa uppgifter är nödvändiga med avseende på rekrytering och tjänste- samt avtalsförhållanden. Personuppgifter behandlas även i andra förvaltningsärenden, till exempel i samband med begäranden av uppgifter och handlingar samt i samband med passagekontrollen (kamerabevakning). I förvaltningsdomstolen behandlas bland annat uppgifter om sökande av tjänster, personal, mottagare av arvoden, personer som framställt informationsbegäranden och personer som uträttar ärenden i förvaltningsdomstolen.

Avsikten med och grunden för behandlingen

Behandlingen av personuppgifter är en förutsättning med hänsyn till förvaltningsdomstolens verksamhet. All behandling av personuppgifter i förvaltningsdomstolen grundar sig på lag. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra förvaltningsdomstolens rättsliga förpliktelse och förvaltningsdomstolens uppgift av allmänt intresse samt som ett led i förvaltningsdomstolens myndighetsutövning (dataskyddsförordningens artikel 6.1 underpunkterna c samt e)

Varifrån uppgifter erhålls samt vart dessa kan lämnas ut

Förvaltningsdomstolen erhåller personuppgifter i första hand från den registrerade själv samt från myndigheten som fattat det överklagbara beslutet. Förvaltningsdomstolen kan erhålla personuppgifter också från andra myndigheter och delaktiga i ärendet.

Förvaltningsdomstolen lämnar ut personuppgifter endast inom ramen för gällande lagstiftning. Personuppgifter kan lämnas ut till exempelvis rättegångars parter, myndigheter och informationsbegäranden.

Förvaring av personuppgifter

Förvaringstiden för förvaltningsdomstolens dokument och uppgifter i elektroniska system grundar sig på arkivlagstiftningen. Uppgifter förvaras och förstörs i enlighet med arkivbildningsplanen.

Skyddande av uppgifter

Skyddandet av personuppgifter baserar sig på förvaltning av användarbefogenheter, tekniskt skyddande av databaser och servrar, fysiskt skyddande av utrymmen, passagekontroll, skyddande av telekommunikation samt säkerhetskopiering av uppgifter. Enhetsutrymmena och uppgifterna befinner sig fysiskt i Finland. Vid övervakningen av behandlingens vederbörlighet används administrativa kontroller. Förvaltningsdomstolen har även försett sin personal med instruktioner gällande datasäkerhet och personalen har utfört ett datasäkerhetstest. Personuppgifter behandlas med tjänsteansvar.

Den registrerades rättigheter och begäran om granskning

Samtliga registrerade har rätt att granska uppgifter gällande sig själv och begära att eventuella felaktiga uppgifter rättas.

I begäran bör specificeras vilka uppgifter man vill granska och för vilken tidsperiod. Den som begär uppgifter ska vid behov kunna styrka sin identitet, eftersom den registrerade har rätt att få information endast om sina egna personuppgifter.

En begäran om granskning av personuppgifter ska sändas skriftligen och i första hand till förvaltningsdomstolens ämbetspost (helsinki.hao(a)oikeus.fi). Behandlingen är som utgångspunkt kostnadsfri. Begäran och förfrågningar kan riktas till den administrativa juristen:

Förvaltningsdomstolens registratorskontor / Administrativa juristen
Banbyggarvägen 5, 00520 Helsingfors
Telefon: 029 56 42069
E-post: helsinki.hao(a)oikeus.fi