Österbottens tingsrätts arbetsordning

ÖSTERBOTTENS TINGSRÄTTS ARBETSORDNING

Fastställd 20.12.2016

Gäller tiden 1.1.2017 – 31.12.2018

1. Tingsrättens värderingar och uppgift

Tingsrättens uppgift är att inom sin domkrets ge stadgat rättsskydd genom att

avgöra de ärenden som anhängiggjorts i tingsrätten säkert, tillförlitligt, snabbt

och till skälig kostnad. Tingsrätten ombesörjer kundservice och övriga

kontakter i enlighet med god förvaltningssed.

2. Tingsrättens organisation

I tingsrätten finns en förvaltningsfunktion, en delgivningsfunktion samt tre rättskipningsav- delningar.

Lagmannen leder tingsrätten. Lagmannen bestämmer vilken personal som skall placeras på respektive avdelning och enhet.

Vid personal- och ekonomiförvaltningsfunktionen handhas andra än rättskipningsärenden, såsom hela tingsrättens ekonomi- och personalförvaltning, utrymmes- och säkerhetsfrågor, samt datatekniska tjänster.

Administrativa och ekonomiska ärenden avgörs av lagmannen eller någon som han

förordnat. Som lagmannens ställföreträdare fungerar avdelningschefen på avdelning 2.

Vid delgivningsfunktionen ombesörjs alla delgivningar. Delgivningsfunktionen har sin egen förman som främst ansvarar för jämlik uppdelning av delgivningsuppgifterna mellan stämningsmännen.

På varje avdelning finns en avdelningschef och ett nödigt antal övriga domare, samt tingssekreterare, av vilka en är närförman för de övriga. På avdelning 1 finns också tre tingsnotarier. Förvaltningssekreteraren är förman för sekreterarna på avdelning 1, trots att hon inte är placerad där, om ingen av sekreterarna på avdelningen förordnats därtill.

2.1. Avdelningarna

Avdelning 1

Avdelning 1 leds av lagmannen eller i stöd av skillt förordnande jordrättsdomaren

(avdelningschef). Avdelningen består av jorddomstolen, registratorsfunktionen, domstols- praktiken, funktionen för summariska ärenden och funktionen för ansökningsärenden.

Till jorddomstolen hör, förutom ovan nämnda tingsdomare, en jordrättsingenjör och en tingssekreterare. Jorddomstolen handlägger de ärenden, som enligt lag är jorddomstolsären- den och är till sin verksamhet självständig i förhållande till tingsrättens övriga verksamhet.

Vid registratorsfunktionen handhas mottagningen av ärenden, inlagor och beställningar,

fördelningen av ärendena enligt särskilt fastställda direktiv, övrig kundbetjäning, samt övriga ärenden som lagmannen bestämt. Inom funktionen kan finnas en egen förman

(registrator), som ansvarar för den smidiga operativa verksamheten vid funktionen.

Vid domstolspraktiken utför tre tingsnotarier sin praktik, enligt fastställt program. En av

avdelningens tingssekreterare samarbetar huvudsakligen med tingsnotarierna.

Vid funktionen för summariska ärenden handläggs alla ostridiga S, SM, och E-ärenden, samt övriga ärenden som lagmannen bestämt

Vid funktionen för ansökningsärenden handläggs alla ostridiga H och HP-ärenden, samt övriga ärenden som lagmannen bestämt

Avdelninsgschefen ansvarar för den smidiga operativa verksamheten vid avdelningen. Ifall denna är jordrättsdomaren skall han i mån av möjlighet även avgöra andra

rättskipningsärenden än jordrättsliga, dvs brott- och tvistemål samt ansökningsärenden.

Tingsnotarierna handlägger under en del av sin auskultering summariska

ärenden och ansökningsärenden. Tingsnotarierna handlägger även privatpersoners skuld-

saneringar och konkurser. Stridiga och svåra sådana handläggs av respektive tingsdomare, som handhar dylika ärenden.

Tingsnotarierna skall också handlägga brottmål, både i huvudförhandling och i skriftligt för farande. Sådana skriftliga brottmål, som notarierna enligt lag inte får avgöra skall notarierna förbereda åt respektive domare, åt vilken ärendet fördelats.

Tingsnotarierna får handledning och stöd av dejourerande domare och tingssekreterarna som bereder ärendena. Därtill har varje tingsnotarie en tutordomare, som ger råd och stöd, samt som vid behov på förhand går igenom de ärenden som skall handläggas vid session av

tingsnotarien.

Detaljerade bestämmelser om tingsnotariernas uppgifter och utbildning finns i en särskild av

lagmannen fastställd instruktion för domstolspraktiken.

Vid de olika funktionerna placeras erforderlig kanslipersonal genom avdelningschefens

beslut. Denna personal kan på förordnande av avdelningschefen även åläggas att delta i

arbetet vid någon annan funktion. Avdelningen tillhandahåller nödiga sekreterarresurser för att avbyta sekreteraren på tvångsmedelskansliet på avdelning 2. Lagmannen är placerad på avdelning 1 när det gäller hans rättskipningsärenden, vilka registreras här.

Avdelning 2

Avdelning 2 handlägger brottmål, tvistemål inklusive stridiga summariska tvistemål,

alla stridiga ansökningsärenden samt alla verkställighetstvister gällande vård och

umgängesrätt. Avdelningen leds av en domare som främst ansvarar för den smidiga

operativa verksamheten vid avdelningen (avdelningschef)

Vid tvångsmedelsfunktionen administreras tvångsmedel enligt tvångsmedelslagen, säkrings-

åtgärder enligt rättegångsbalken, besöksförbudsärenden och övriga brådskande ärenden i

enlighet med av lagmannen fastställda direktiv.

På avdelningen finns ett dejoursystem bland sekreterarna för brådskande åtgärder gällande verkställighets- och vårdnadstvister

Avdelning 3

Avdelning 3 handlägger brottmål, tvistemål inklusive stridiga summariska tvistemål,

konkursärenden, skuldsaneringar, företagssaneringar och utsökningsbesvär. Avdelningen leds av en domare som främst ansvarar för den smidiga operativa verksamheten vid

avdelningen (avdelningschef).

På avdelningen finns ett dejoureringssystem bland sekreterarna för brådskande åtgärder

inom insolvensärendegruppen.

Samarbete mellan avdelningarna

Mellan avdelningarna kan finnas en inbördes specialisering enligt lagmannens beslut. Därtill kan domarna inom vardera avdelningarna inom ramen för en rättvis målfördelning

specialisera sig på vissa typer av ärenden enligt intresse och sakkunskap.

Domarna vid varje avdelning har dejour en vecka i taget och sköter då alla brådskande

ärenden som inkommer under veckan, såsom tvångsmedelsärenden enligt tvångsmedels-

lagen, säkringsåtgärder enligt rättegångsbalken och besöksförbud samt ändringssökande

enligt lagen om föreläggande av böter och ordningsbot. Ansökningar om ny handläggning av tvångsmedelsärende, förlängning av tider för väckande av åtal, o. dyl. handläggs av den domare, som är dejour, då ansökan inkommer. Brottmålet i häktads ärende fördelas åt

domarna i tur och ordning på samma sätt som övriga brottmål. Den som är i tur att få en häktads ärende bör få information om ärendet redan då fristen för väckande av åtal blivit klar. Besöksförbud och säkringsåtgärder handläggs till slut av den som mottagit ärendet.

3. Ledningssystemet

Tingsrättens verksamhet skall som helhet och på avdelnings-, enhets- och funktionsnivå vara av god kvalitet och effektiv, samt inbördes öppen och rättvis.

I tingsrättens ledningssystem definieras lagmannens, avdelningschefernas och närförmän- nens ansvar. Det innehåller även grunderna för kommunikationen, utvecklingssamtalen och mötespraxis.

3.1. Lagmannen

Lagmannen leder tingsrättens verksamhet. Till hans uppgifter hör bl.a att

- ansvara för tingsrättens verksamhetsförmåga och utveckling, samt förverkligandet av

resultatmålsättningarna,

- följa med till lagarnas tillämpning och en enhetlig lagtolkning vid tingsrätten,

- övervaka att ärendena handläggs omsorgsfullt och snabbt,

- definiera tingsrättens resultatmålsättningar efter att ha hört ledningsgruppen

- bestämma om personalens placering i avdelningar och enheter, samt funktioner

- ombesörja en jämn arbetsfördelning mellan avdelningarna

- utnämna kanslipersonal och stämningsmän

- utnämna avdelningschefer, närförmän samt behövliga ansvarsdomare och -sekreterare.

- föra utvecklingssamtal med avdelningscheferna, förvaltningssekreteraren och

närförmännen

- tillse att utbildningen är tillräcklig både gällande mängd och kvalitet

- representera tingsrätten utåt

- delta i rättskipningsarbetet i den mån som övriga uppgifter det tillåter,

- fastställa arbetsordningen och ge direktiv om dess tillämpning.

3.2. Ledningsgruppen

För beredning av ekonomiska och administrativa frågor fungerar till hjälp för lagmannen en ledningsgrupp, till vilken hör lagmannen, avdelningscheferna, förvaltningssekreteraren och

andra närförmän.

Ledningsgruppen behandlar ärenden som gäller bl.a

utvecklandet av tingsrättens verksamhet

ändring av arbetsordningen

definiering av avdelningarnas uppgifter

domarnas placering på avdelningarna

tingrättens resultatmålsättningar

avgivande av utlåtande gällande besättande av tingsdomartjänst

särskilda av lagmannen bestämda ärenden

3.3. Samarbetskommittén och arbetarskyddskommissionen.

I tingsrätten verkar som samarbetsorgan enligt lagen om samarbete inom statliga ämbetsverk och inrättningar en samarbetskommitté samt en arbetarskyddskommission

enligt lagen om tillsynen över arbetarskyddet och arbetarskyddssamarbete på arbetsplatsen,

i de uppgifter som stadgats för dem.

3.4. Avdelningschefen

Som avdelningschef fungerar lagmannen eller en av lagmannen förordnad tingsdomare. Tingsdomaren förordnas till uppdraget som avdelningschef för högst två år.

Avdelningschefen ansvarar för avdelningens verksamhet, inbegripande bl.a.

att ärendena på avdelningen handläggs ändamålsenligt, noggrant och smidigt

att arbetet på avdelningen fördelas rättvist samt kontinuerligt planeras och utvecklas

att tillsammans med förmannen utarbeta effektiva och rättvisa arbetsformer på

avdelningen

att följa upp och övervaka rättskipningsverksamheten och dess enhetlighet

att föra utvecklingssamtal med domarna på avdelningen

att förordna ledamöter i stärkt sammansättning, på avdelningen

att avgöra frågor angående domarjäv

att deltaga i rättskipningsarbetet

3.5. Närförmannen

På avdelningarna finns en egen förman för kanslipersonalen. Om inget annat bestämts

fungerar förvaltningssekreteraren som förman för kanslipersonalen på avdelning 1.

En av stämningsmännen är förman för stämningsmännen.

Dessa för årliga utvecklingssamtal med personalen i sin grupp.

Om registrator tillförordnats ansvarar denna för arbetsfördelningen inom

registratorsfunktionen.

3.6. Utnämningsförfarande

Tjänster och specialuppgifter, som tingsrätten själv tillsätter, lediganslås att sökas på ett för uppdraget lämpat sätt, antingen offentligt eller som intern ansökning inom tingsrätten.

Enligt beslut av lagmannen kan ansökningar till internt lediganslagna uppdrag begränsas till en viss personalgrupp. Alla utnämningsbeslut skall motiveras.

3.7. Mötespraxis

Vid tingsrätten anordnas möten för att befrämja handläggningen av ärendena effektivt och på en hög kvalitetsmässig nivå. Att delta i mötena utgör en tjänsteplikt för ifrågavarande

yrkesgrupp. Från mötet uppgörs ett protokoll i tillämplig omfattning, vilket arkiveras och

anslås på tingsrättens interna anslagstavla.

Mötesprogrammen skall uppgöras i god tid och kalendern meddelas hela personalen. Detta gäller i synnerhet ledningsgruppens, domarkårens och personalens mötesprogram.

Angående alla möten skall informeras öppet. Protokollen från mötena skall uppgöras och anslås utan dröjsmål och ett undertecknat exemplar tillställas lagmannen för uppbevaring.

Lagmannen kan sammankalla möte med ledningsgruppen, avdelningscheferna, domarna, en enskild avdelning eller en enhet eller funktion inom nämnda avdelning samt hela

tingsrättens personal.

Avdelningscheferna kan sammankalla avdelningsmöte samt möte med domarna på

avdelningen. Förmännen kan sammankalla möte med den personalgrupp han eller hon

företräder. Vid behov kan sekreterarnas förmän överenskomma om gemensamt möte för alla tingssekreterare.

Angående samarbetskommitténs och arbetarskyddskommissionens möten gäller för dessa

fastställda stadganden.

3.8. Kommunikation

Tingsrätten svarar för en öppen, sanningsenlig och tillräckligt aktiv inre och yttre

information enligt skild fastställd kommunikationsplan. Lagmannen kan förordna en

tjänsteinnehavare till ansvarsperson för kommunikationen.

Tingsrätten skall utan dröjsmål informera angående alla händelser och planer, som berör

tingsrätten eller dess personal. Lagmannen skall vid behov anordna frågetillfällen för hela personalen. Varje tjänsteman i förmansställning är förpliktigad att omedelbart besvara de

underordnades frågor gällande deras arbete.

Tingsrätten förhåller sig positivt till kundernas, allmänhetens och mediernas behov av

information. Lagmannen, dennes företrädare eller den skilt härtill förordnade ansvarar för den allmänna yttre informationen gällande tingsrättens verksamhet.

Angående ärenden som handläggs eller har handlagts vid tingsrätten informerar

handläggaren eller vid behov dennes förman. Tingsrätten utger på eget initiativ en sådan

offentlig redogörelse, som avses i 25 § lagen om offentlighet vid allmänna domstolar.

3.9. Utvecklingssamtal

Årliga utvecklingssamtal förs med personalen sålunda, att lagmannen först samtalar med

avdelningscheferna och förmännen. Sedan samtalar avdelningscheferna med domarna på

avdelningen och förmännen med sina underordnade. Lagmannen fastställer de personliga

lönepoängen, först för förmännen och sedan, på framställning av förmännen och inom

ramen för de helhetspoäng tingsrätten beviljats, för övrig personal.

4. Fördelningen av rättskipningsärendena

De rättskipningsärenden som inkommer till tingsrätten fördelas mellan domarna på

avdelningarna 2 och 3 enligt ett avdelnings- och domarbaserat specialiseringssystem och en poängtabell, vilka behandlats och godkännts av domarmötet. De enskilda domarnas

sammanlagda poäng skall hållas på en så jämn nivå som möjligt och kalenderårsvis

avstämmas, så att den med lägsta poängen blir nollad och de övriga får så många

utgångspoäng som deras sammanlagds poäng överstiger dennes. Extra poäng erhålls enligt av domarmötet fastställda linjer, vilka delges registratorskansliet.

Alla domare på avdelningarna 2 och 3 sköter både tviste- och brottmål.

Ledande lagmannen, jordrättsdomaren och tingsnotarierna står utanför poängsystemet.

Lagmannen och jordrättsdomaren sköter rättskipningsärenden i den mån de hinner och

tingsnotarierna enligt ett för dem fastställt program.

Inom avdelningarna och enheterna fördelas ärendena mellan handläggarna så att vid fördelningen beaktas

- fördelningens slumpmässighet,

- en rättvis arbetsbelastning mellan handläggarna,

- sakkunskap gällande specialområden,

- möjligheten att handlägga olika typer av ärenden.

Ikraftträdande

Detta utkast till arbetsordning har behandlats i samarbetskommittén 7.12.2016 och i

ledningsgruppen 19.12.2016.

Jag har fastställt arbetsordningen 20.12. 2016.

Arbetsordningen träder i kraft 1.1.2017.

 
Publicerad 12.11.2018