Henkilötietojen käsittely

Hallintopalveluyksikkö käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohdan mukaisesti valtiotyönantajan lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi. Rekisteriin talletetaan ja siinä käsitellään henkilötietoja, jotka ovat tarpeen rekrytointien hoitamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan valtion virkamieslakia (750/1994) ja -asetusta (971/1994) sekä yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia (759/2004). Viranomaisena hallintopalveluyksikkö noudattaa hallinnon yleislakeja kuten hallintolakia (434/2003), tietosuojalakia (1050/2018) ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).

Rekisteröityjen ryhmän muodostaa työnhakijat, jotka ovat jättäneet työhakemuksensa Valtiolle.fi-järjestelmän kautta. Mikäli työnhakija toimittaa hakemuksensa avoinna olevaan tehtävään paperilla tai sähköpostitse suoraan hallintopalveluyksikköön, tarvittavat tiedot viedään hallintopalveluyksikön toimesta Valtiolle.fi-järjestelmään sähköisen käsittelyn toteuttamiseksi.

Yksilöintitietoina työnhakijasta talletetaan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, juridinen sukupuoli, syntymäaika, äidinkieli sekä muu mahdollinen yksilöintitieto.

Lisäksi työnhakijasta talletetaan hänen hakemuksessaan esittämänsä tiedot itsestään, esimerkiksi koulutus- ja työkokemustiedot, kielitaito sekä muut työnhakuun ja virantäyttöön liittyvät tarpeelliset tiedot, kuten nimikirja tai ansioluettelo sekä mahdollisten suosittelijoiden yhteystiedot.

Henkilötietoja käsittelevät hallintopalveluyksikön virkahenkilöt, joiden työtehtäviin rekrytointien hoitaminen kuuluu.

Lisäksi henkilötietoja käsittelee Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet, jonka kanssa hallintopalveluyksikkö toimii tältä osin yhteisrekisterinpitäjänä. Yhteisrekisterinpitoon liittyvät vastuut on määritelty Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksesta annetussa laissa (179/2019).

Hallintopalveluyksikkö vastaa rekisterinpitäjälle kuuluvista vastuista kuten hakijan informoimisesta ja toimii yhteyspisteenä, kun hakija haluaa käyttää rekisteröidylle kuuluvia oikeuksia (esimerkiksi tarkistaa, mitä tietoja hänestä on talletettu). Palvelukeskus vastaa tehtävien ja palvelujen tuottamisessa tarvittavien tietojärjestelmien teknisestä toiminnasta sekä muun muassa tietojärjestelmien käytettävyydestä sekä tietojen eheydestä, muuttumattomuudesta, suojaamisesta ja säilyttämisestä.

Hallintopalveluyksikkö vie kaikki saapuneet hakemukset HILDA-asianhallintajärjestelmään, jonka toimittajana toimii Fujitsu Finland Oy.

Valtiolle.fi-järjestelmän tuki- ja ylläpitopalveluiden tuottamisesta vastaa Visma Public Oy.

Tiedot työnhakijasta ja hänen toimittamansa asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäviksi. Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.

Virkaan tai tehtävään valittavasta henkilöstä voidaan tehdä hakijan suostumuksella henkilöturvallisuusselvitys, jolloin hänen henkilötietojaan luovutetaan Suojelupoliisille selvityksen tekemistä varten.

Tietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.

Rekrytointeihin kohdistetut hakemukset säilyvät Valtiolle.fi-järjestelmässä kaksi vuotta rekrytointiprosessin päättämisen jälkeen.

Hallintopalveluyksikkö säilyttää rekrytointiprosessiin liittyviä asiakirjoja HILDA-asianhallintajärjestelmässä oikeushallinnon erityisviranomaisia koskevan HILDA:n yhteisen hallinnollisten asioiden tiedonhallintasuunnitelman sekä arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Asian käsittelyn kannalta tarpeellisia tietoja säilytetään vähintään käsittelyn keston ajan, käsittelyn päättymisen jälkeen säilytysaika sen sijaan riippuu tiedoista ja käyttötarkoituksesta.

Materiaalin arkistoinnissa noudatetaan arkistolakia (831/1994) ja materiaalin käsittelyssä huomioidaan julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annettu laki (906/2019).

Valtiolle.fi- ja HILDA-järjestelmissä käsiteltävien tietojen suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan sekä tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella, ja pääsy tietojärjestelmiin perustuu aina henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin.

Hallintopalveluyksikön henkilöstöstä on teetetty perusmuotoiset turvallisuusselvitykset. Henkilöstölle annetaan ohjeita ja koulutusta työtehtävien yhteydessä käsiteltävien henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta ja hävittämisestä. Jokaisen uuden virkahenkilön on suoritettava tietoturvallisuutta ja tietosuojaa koskevat verkkokurssit.

Rekisteröidyn oikeuksista säädetään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 15–18 artikloissa.

Työnhakijalla on oikeus saada läpinäkyvää tietoa siitä, mitä tietoja hallintopalveluyksikkö hänestä käsittelee. Hänellä on oikeus tutustua tietoihinsa sekä vaatia epätarkkojen ja virheellisten tietojen oikaisemista. Hänellä on oikeus siihen, että hallintopalveluyksikkö rajoittaa tietojen käsittelyä, jos kyseessä on jokin 18 artiklassa mainituista tilanteista. Lisäksi hänellä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojasääntelyä. Siltä osin kuin työnhakijan henkilötietojen käsittely perustuu valtiotyönantajan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (6 artiklan 1 kohdan c-alakohta), artikla 17 tietojen poistamisesta ei tule sovellettavaksi.