Henkilötietojen käsittely
Oikeudenkäyntiavustajalautakunta käsittelee rekisterinpitäjänä henkilötietoja. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saatte alla olevista tietosuojaselosteista ja oikeudenkäyntiavustajalautakunnasta.
Katso myös asiakirjajulkisuus.
Tietosuojaseloste, ratkaisutoiminta
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 12-18 artiklat
Oikeudenkäyntiavustajalautakunta
Unioninkatu 16, 00130 Helsinki
029 56 43411 ja 029 56 43412
oikeudenkayntiavustajaltk@oikeus.fi
Ani Antila
Oikeudenkäyntiavustajalautakunnan koordinaattori
029 56 43411
ani.antila@oikeus.fi
Marianne Pikkarainen
Oikeudenkäyntiavustajalautakunnan esittelijä
029 56 43412
marianne.pikkarainen@oikeus.fi
Oikeudenkäyntiavustajalautakunnan asianhallintajärjestelmä ja oikeudenkäyntiavustajaluettelo
Tietojen kerääminen ja käsitteleminen on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (L luvan saaneista oikeudenkäyntiavustajista, 715/2011).
Oikeudenkäyntiavustajalautakunta tarvitsee luvan hakijan ja luvan saaneen oikeudenkäyntiavustajan henkilötiedot henkilön tunnistamiseksi ja luvan saaneista oikeudenkäyntiavustajista annetun lain 2 §:ssä säädettyjen lupaedellytysten tarkistamiseksi. Henkilö- ja yhteystietojen antaminen on luvan myöntämisen edellytys. Tietojen antamatta jättäminen johtaa lupahakemuksen hylkäämiseen. Lisäksi hakijan ja luvan saaneen oikeudenkäyntiavustajan yhteystiedot tarvitaan yhteydenpitoa ja laskutusta varten.
- Tietojen julkisuus ja salassapito määräytyvät seuraavien säädösten nojalla:
- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
- Tietosuojalaki (1050/2018)
- Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)
Rekisteri sisältää tietoja hakijoista, luvan saaneista oikeudenkäyntiavustajista ja valvonta-asioissa myös kantelijoista.
Asianhallintajärjestelmään kirjataan hakijan/luvan saaneen oikeudenkäyntiavustajan
- nimi
- henkilötunnus
- sukupuoli
- kieli
- yhteystiedot
- yhteystietojen luovutuskielto
- turvakielto
- mahdollisen avustajan nimi ja yhteystiedot.
Asianhallintajärjestelmään kirjataan kantelijan
- nimi
- yhteystiedot
- mahdollisen avustajan nimi ja yhteystiedot.
Julkiseen oikeudenkäyntiavustajaluetteloon kirjataan luvan saaneen oikeudenkäyntiavustajan
- nimi
- paikkakunta
- tieto luvan myöntämisen päivämäärästä.
Rekisteri voi sisältää hakijan ja luvan saaneen oikeudenkäyntiavustajan rikostuomioihin, taloudelliseen asemaan sekä muihin kelpoisuusedellytysten arviointiin liittyviä tietoja.
Rekisteri ei sisällä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja.
Henkilötiedot saadaan pääosin rekisteröidyltä itseltään.
Muita tietolähteitä ovat:
- Oikeusrekisterikeskus
- Väestörekisterikeskus
- Tuomioistuimet
- Ulosottoviranomaiset
- Valvontalautakunta
Oikeudenkäyntiavustajalautakunnan ratkaisusta lähetetään kappale kaikille asianosaisille. Luvan peruuttamisasioissa ratkaisusta lähetetään kappale myös oikeuskanslerille ja valvonta-asioissa valvontalautakunnalle sekä oikeuskanslerille.
Vastaanottajat, joille henkilötietoja kohtalaisen säännönmukaisesti luovutetaan tai siiretään:
- Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet (laskutus)
- Oikeusministeriön hallinto- ja ohjausosasto (laskutus- ja tilitysasiat)
- Oikeusrekisterikeskus (asianhallintajärjestelmän päivitystyöt)
- Teto Oyj (asianhallintajärjestelmän päivitystyöt)
- Yleiset tuomioistuimet, yleiset hallintotuomioistuimet, työtuomioistuin, markkinaoikeus ja valtion oikeusapu- ja edunvalvontapiirien toimistot (ilmoitus luvan peruuttamisesta)
- Helsingin hovioikeus ja hallinto-oikeudet (muutoksenhakuasiat)
- Valvontalautakunta (Suomen Asianajajaliiton yhteydessä toimiva riippumaton valvontalautakunta).
Muille viranomaisille lautakunta voi luovuttaa luvan saaneen oikeudenkäyntiavustajan
yhteystietoja, mikäli avustaja on antanut siihen kirjallisen suostumuksensa. Avustajalla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus ilmoittamalla siitä kirjallisesti lautakunnalle.
Tieto luvan saaneen oikeudenkäyntiavustajan nimestä, paikkakunnasta ja luvan myöntämisen päivämäärästä on julkinen. Nämä tiedot merkitään oikeudenkäyntiavustajalautakunnan pitämään julkiseen luetteloon, josta tiedot ovat ajantasaisesti kaikkien saatavilla yksilöidyn nimihaun perusteella. Luettelo löytyy oikeudenkäyntiavustajalautakunnan internetsivuilta.
Rekisterin tietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Sähköisessä asianhallintajärjestelmässä tietoja säilytetään 20 vuotta.
Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytysaikaa ei ole rajoitettu. Määräajan säilytettävät asiakirjat säilytetään oikeudenkäyntiavustajalautakunnan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti 2-10 vuotta ja hävitetään määräajan päätyttyä.
Rekisteröidyllä on oikeus saada läpinäkyvää informaatiota henkilötietojen käsittelystä
ja saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään
tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Jos tietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 15 artiklassa mainitut tiedot.
Sen, joka haluaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklassa mainitut itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle siten, että rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tunnistaa.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.
Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 17 artiklan mukaisista vaatimuksista täyttyy. Rekisteröidyllä on niin ikään oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on jokin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 18 artiklassa mainituista
asioista.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häneen liittyvässä henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (678/2016).
Valvontaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Tietosuojaseloste, muut henkilöt
Muut eli henkilöt, jotka eivät kuulu ratkaisutoiminnan piiriin eivätkä henkilöstöön
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 12-18 artiklat
Oikeudenkäyntiavustajalautakunta
Unioninkatu 16, 00130 Helsinki
029 56 43411 ja 029 56 43412
oikeudenkayntiavustajaltk@oikeus.fi
Ani Antila
Oikeudenkäyntiavustajalautakunnan koordinaattori
029 56 43411
ani.antila@oikeus.fi
Marianne Pikkarainen
Oikeudenkäyntiavustajalautakunnan esittelijä
029 56 43412
marianne.pikkarainen@oikeus.fi
Oikeudenkäyntiavustajalautakunnan ratkaisutoiminnan piiriin ja henkilöstöön kuulumattomien henkilöiden henkilötietojen käsittelemisen kokonaisuus.
Rekisteriin on talletettu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohdan mukaisesti rekisterinpitäjän lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi vaadittavat tiedot.
Rekisteriin talletetaan ja siinä käsitellään henkilötietoja, jotka ovat tarpeen muun muassa uusien työntekijöiden rekrytoinnin hoitamiseksi.
Rekisteröityjen ryhmiä ovat viranhakijat, palkkionsaajat, ulkopuoliset matkustajat, vieraat, tietopyyntöjen tekijät, rekisteröidyn oikeuksia koskevien kyselyiden tekijät (art. 15), myyntilaskuasiakkaat ja ostolaskujen toimittajat tai edunsaajat.
Lautakunnan keräämät henkilötiedot voidaan jaotella seuraaviin henkilötietoryhmiin.
Henkilön yksilöintitiedot:
Henkilön nimi, virkanimike, syntymäaika, henkilötunnus, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, pankkitiedot, kansalaisuus, äidinkieli ja sukupuoli.
Viranhakijatiedot:
Henkilön nimi, syntymäaika, sukupuoli, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, koulutustiedot, työkokemustiedot, kielitaito sekä muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirjanote, ansioluettelo, tutkintotodistukset, työtodistukset ja hakijan ilmoittamat suosittelijat.
Maksatustiedot:
Palkkiot, matkakorvaukset ja myynti- ja ostolaskutiedot.
Muut tiedot:
Tilaisuuksien osallistujatiedot ja matkatiedot.
Henkilötiedot saadaan pääosin rekisteröidyltä itseltään.
Tietoja voidaan luovuttaa tai ulkoistaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa.
Lisäksi hakemusasiakirjat ovat viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (JulkL, 621/1999) tarkoittamia julkisia asiakirjoja, joita annetaan nähtäväksi pyydettäessä. Julkisia asiakirjoja luovutetaan pyydettäessä JulkL:n 13 § ja 16 §:n edellytysten mukaisesti. Salassa pidettäviä tietoja annetaan nähtäväksi ja luovutetaan vain
- asianomaisen suostumuksella
- asianosaiselle tai
- lakiin perustuvan oikeuden nojalla.
Tahot, jotka käsittelevät tietoja oikeudenkäyntiavustajalautakunnan lukuun eli joille tietojen käsittely on ulkoistettu:
- Oikeusministeriön yksityisoikeus- ja oikeudenhoito-osasto sekä hallinto- ja ohjausosasto
- Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet.
Rekisterin tietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysajat on määritelty oikeudenkäyntiavustajalautakunnan arkistonmuodostussuunnitelmassa.
Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytysaikaa ei ole rajoitettu. Määräajan säilytettävät asiakirjat säilytetään oikeudenkäyntiavustajalautakunnan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti ja hävitetään määräajan päätyttyä.
Rekisteröidyllä on oikeus saada läpinäkyvää informaatiota henkilötietojen käsittelystä ja saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Jos tietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 15 artiklassa mainitut tiedot.
Sen, joka haluaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklassa mainitut itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle siten, että rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tunnistaa.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.
Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 17 artiklan mukaisista vaatimuksista täyttyy. Rekisteröidyllä on niin ikään oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on jokin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 18 artiklassa mainituista
asioista.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häneen liittyvässä henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (678/2016).
Valvontaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi