Behandling av personuppgifter

Enheten för administrativa tjänster behandlar arbetssökandenas personuppgifter i enlighet med artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen för att fullgöra de lagstadgade rättigheter och skyldigheter som åvilar den statliga arbetsgivaren. I registret lagras och behandlas de personuppgifter som behövs för att sköta rekryteringar.

Vid behandlingen av personuppgifter följs statstjänstemannalagen (750/1994) och statstjänstemannaförordningen (971/1994) och lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004). I egenskap av myndighet följer enheten för administrativa tjänster allmänna förvaltningslagar såsom förvaltningslagen (434/2003), dataskyddslagen (1050/2018) och lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).

Gruppen av registrerade utgörs av arbetssökande som har lämnat in sin arbetsansökan via systemet Valtiolle.fi. Om arbetssökanden lämnar in sin ansökan till en ledig uppgift på papper eller via e-post direkt till enheten för administrativa tjänster, för enheten för administrativa tjänster in de uppgifter som behövs i systemet Valtiolle.fi för elektronisk behandling.

Som identifieringsuppgifter lagras arbetssökandens namn, adress, telefonnummer, e-postadress, juridiska kön, födelsedatum, modersmål och andra eventuella identifieringsuppgifter.

Dessutom lagras de uppgifter som arbetssökanden meddelat om sig själv i ansökan, till exempel uppgifter om utbildning och arbetserfarenhet, språkkunskaper samt andra nödvändiga uppgifter som gäller arbetssökningen och tjänstetillsättningen, såsom matrikel eller meritförteckning och kontaktuppgifter till eventuella referenser.

Personuppgifterna behandlas av de tjänstepersoner vid enheten för administrativa tjänster som sköter rekryteringar som en del av sina arbetsuppgifter.

Personuppgifterna behandlas också av Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning Palkeet som tillsammans med enheten för administrativa tjänster är gemensamt personuppgiftsansvarig till denna del. Uppgifterna som hänför sig till det gemensamma personuppgiftsansvaret fastställs i lagen om Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (179/2019).

Enheten för administrativa tjänster svarar för den personuppgiftsansvariges uppgifter, till exempel att ge information till sökanden. Enheten är också kontaktpunkt när sökanden vill utnyttja de rättigheter som en registrerad har (till exempel kontrollera vilka uppgifter som har sparats om honom eller henne). Servicecentret svarar för den tekniska funktionen hos de informationssystem som behövs för att producera uppgifterna och tjänsterna samt bland annat för informationssystemens tillgänglighet och för uppgifternas integritet, oföränderlighet, skydd och bevarande.

Enheten för administrativa tjänster för in alla inlämnade ansökningar i ärendehanteringssystemet HILDA som produceras av Fujitsu Finland Oy.

Visma Public Oy tillhandahåller stöd- och underhållstjänster för systemet Valtiolle.fi.

Uppgifterna om arbetssökanden och de handlingar som denne har lämnat in är i regel offentliga om de inte uttryckligen är sekretessbelagda enligt lag. Uppgifter kan lämnas ut till den som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).

En säkerhetsutredning av person kan med sökandens samtycke göras av den person som väljs till en tjänst eller uppgift. Sökandens personuppgifter lämnas då ut till Skyddspolisen som gör utredningen.

Uppgifter lämnas inte ut och överförs inte till tredjeländer eller internationella organisationer.

Ansökningar som gäller rekryteringar lagras i systemet Valtiolle.fi två år efter att rekryteringsprocessen avslutats.

Enheten för administrativa tjänster lagrar handlingar som gäller rekryteringsprocessen i ärendehanteringssystemet HILDA i enlighet med HILDA:s gemensamma informationshanteringsplan för administrativa ärenden som gäller specialmyndigheterna inom justitieförvaltningen och arkivbildningsplanen. Uppgifter som behövs för behandlingen av ett ärende lagras åtminstone under den tid behandlingen pågår. Efter att behandlingen avslutats beror lagringstiden däremot på uppgifterna och användningssyftet.

Vid arkiveringen av materialet följs arkivlagen (831/1994) och vid behandlingen av materialet beaktas lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019).

Skyddet av de uppgifter som behandlas i systemen Valtiolle.fi och HILDA grundar sig på behörighetshanteringen och på det tekniska skyddet av databaser och servrar. Åtkomst- och behandlingsrätt till uppgifterna beviljas utifrån arbetsuppgifterna och åtkomsten till informationssystemen grundar sig alltid på personliga användarnamn.

Normala säkerhetsutredningar har gjorts om de anställda vid enheten för administrativa tjänster. De anställda ges anvisningar och utbildning om hur de personuppgifter som behandlas i anslutning till arbetsuppgifterna ska skyddas och raderas på rätt sätt. Varje ny tjänsteperson ska avlägga webbkurser om informationssäkerhet och dataskydd.

Bestämmelser om den registrerades rättigheter finns i artikel 15–18 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016).

Arbetssökandena har rätt att få transparent information om vilka uppgifter enheten för administrativa tjänster behandlar dem. Arbetssökanden har rätt att ta del av sina uppgifter och kräva rättelse av inexakta och felaktiga uppgifter. Arbetssökanden har rätt att av enheten för administrativa tjänster kräva att behandlingen av uppgifterna begränsas om det är fråga om någon av de situationer som nämns i artikel 18. En arbetssökande som anser att behandlingen av personuppgifterna bryter mot dataskyddsbestämmelserna har dessutom rätt att överklaga hos tillsynsmyndigheten. Till den del arbetssökandens personuppgifter behandlas för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den statliga arbetsgivaren (artikel 6.1 c), tillämpas inte artikel 17 om radering av uppgifter.