Hem » Rättsväsendets aktörer » Ämbetsverket Specialmyndigheterna inom justitieförvaltningen » Rättegångsbiträdesnämnden » Behandling av personuppgifter

Behandling av personuppgifter

I egenskap av registeransvarig behandlar rättegångsbiträdesnämnden personuppgifter. Ytterligare uppgifter om behandlingen av personuppgifter finns i underliggande registerbeskrivning och hos nämnden.

Se även handlingsoffentlighet

Rättegångsbiträdesnämnden
Unionsgatan 16, 00130 Helsingfors
029 56 43411 och 029 56 43412
oikeudenkayntiavustajaltk@oikeus.fi

Ani Antila
Rättegångsbiträdesnämndens koordinator
029 56 43411
ani.antila@oikeus.fi

Marianne Pikkarainen
Rättegångsbiträdesnämndens föredragande
029 56 43412
marianne.pikkarainen@oikeus.fi

Rättegångsbiträdesnämndens ärendehanteringssystem och register över rättegångsbi-träden

Insamling och behandling av uppgifter är nödvändig för att fullgöra den rättsliga för-pliktelse som den personuppgiftsansvarige har. Lag om rättegångsbiträden med till-stånd (715/2011).

Rättegångsbiträdesnämnden behöver personuppgifter om sökanden och rättegångsbi-träden med tillstånd för att identifiera personen och granska att förutsättningarna för beviljande av tillstånd som föreskrivs i 2 § i lagen om rättegångsbiträden med till-stånd. Lämnande av person- och kontaktuppgifter är en förutsättning för beviljande av tillstånd. Underlåtenhet att lämna uppgifterna leder till att tillståndsansökan avslås. Dessutom krävs kontaktuppgifterna för sökande och rättegångsbiträden som fått till-stånd för kontakter och fakturering.

Uppgifternas offentlighet och sekretess bestäms av följande lagar och rättsakter:

Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)
EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016)
Dataskyddslagen (1050/2018)

Registret innehåller information om sökande, rättegångsbiträden med tillstånd och i tillsynsärenden även klagande.

I ärendehanteringssystemet införs följande uppgifter om sökandens/det rättegångsbi-träde som beviljats tillstånd:

namn
personbeteckning
kön
språk
kontaktuppgifter
förbud mot att utlämna kontaktuppgifter
spärrmarkering
namn och kontaktuppgifter för eventuellt biträde.

I ärendehanteringssystemet införs följande uppgifter om klaganden:

namn
kontaktuppgifter
namn och kontaktuppgifter för eventuellt biträde.

I det offentliga registret över rättegångsbiträden införs följande uppgifter om ett rätte-gångsbiträde som beviljats tillstånd:

namn
ort
datum för beviljande av tillstånd.

Registret kan innehålla uppgifter som gäller straff och ekonomisk ställning samt andra uppgifter för bedömning av behörighetsvillkoren för en sökande eller ett rättegångsbi-träde som beviljats tillstånd.

Registret innehåller inte uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter.

Personuppgifterna fås i huvudsak av den registrerade själv.

Andra informationskällor är:

Rättsregistercentralen
Befolkningsregistercentralen
Domstolarna
Utsökningsmyndigheterna
Tillsynsnämnden.

Ett exemplar av Rättegångsbiträdesnämnden avgöranden skickas till alla parter. I av-göranden om återkallande av tillstånd skickas ett exemplar även till justitiekanslern och i tillsynsärenden till tillsynsnämnden och justitiekanslern.

Mottagare som personuppgifter överförs eller lämnas ut till någorlunda regelbundet:

Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning Palkeet (fakture-ring)
Justitieministeriets avdelning förvaltnings- och styrningsavdelning (fakturering och redovisning)
Rättsregistercentralen (uppdatering av ärendehanteringssystemet)
Tieto Abp (uppdatering av ärendehanteringssystemet)
Allmänna domstolar, allmänna förvaltningsdomstolar, arbetsdomstolen, mark-nadsdomstolen och byråerna i statens rättshjälps- och intressebevakningskret-sar (anmälan om återkallande av tillstånd)
Helsingfors hovrätt och förvaltningsdomstolarna (ändringssökande)
Tillsynsnämnden (En oberoende tillsynsnämnd som verkar i anslutning till Fin-lands Advokatförbund).

Till övriga myndigheter kan styrelsen överlåta kontaktuppgifterna för rättegångsbiträ-den med tillstånd för kontakter om biträdet meddelat sitt skriftliga samtycke till det. Ett biträde har rätt att återkalla sitt samtycke när som helst genom att skriftligt med-dela det till nämnden.

Uppgift om rättegångsbiträdets namn, ort och datum för beviljande av tillstånd är of-fentliga. Dessa uppgifter införs i ett offentligt register som förs av rättegångsbiträdes-nämnden. Uppgifterna i registret är tillgängliga för alla i uppdaterad form utifrån en specificerad namnsökning. Registret finns på rättegångsbiträdesnämndens webbplats.

Uppgifter ur registret utlämnas eller överförs inte utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Uppgifterna i det elektroniska ärendehanteringssystemet förvaras i 20 år.

Bevaringstiden för uppgifter som ska förvaras varaktigt i arkiv är inte begränsad. Handlingar som ska sparas en bestämd tid förvaras i 2–10 år och förstörs när tiden har löpt ut i enlighet med rättegångsbiträdesnämndens arkivbildningsplan.

Den registrerade har rätt att av den personuppgiftsansvarige få transparent information om behandlingen av personuppgifter och bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör honom eller henne håller på att behandlas och i så fall få tillgång till personuppgif-terna. Om uppgifterna behandlas har den registrerade rätt att få den information som nämns i artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016).

Den som vill ha de i artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning nämnda uppgif-terna om sig själv, ska framställa en begäran till den personuppgiftsansvarige så att den registrerades identitet kan kontrolleras.

Den registrerade har rätt att av den registeransvarige utan onödigt dröjsmål få ofull-ständiga och felaktiga personuppgifter som rör honom eller henne rättade i enlighet med artikel 16 i EU:s allmänna dataskyddsförordning.

Den registrerade har även rätt att av den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjs-mål få sina personuppgifter raderade under förutsättning att något av kraven i artikel 17 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016) uppfylls. Den registrerade har likaså rätt till att den personuppgiftsansvarige begränsar behandlingen, om det är fråga om någon av de frågor som nämns i artikel 18 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016).

Den registrerade har rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten, om den regi-strerade anser att behandlingen av hans eller hennes personuppgifter strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning (678/2016).

Tillsynsmyndighetens kontaktuppgifter:

Dataombudsmannens byrå
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
Växel: 029 566 6700
E-postadress: tietosuoja@om.fi

Dataskyddsbeskrivning, avgörandeverksamheten

EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016) artikel 12–18

Rättegångsbiträdesnämnden
Unionsgatan 16, 00130 Helsingfors
029 56 43411 och 029 56 43412
oikeudenkayntiavustajaltk@oikeus.fi

Ani Antila
Rättegångsbiträdesnämndens koordinator
029 56 43411
ani.antila@oikeus.fi

Marianne Pikkarainen
Rättegångsbiträdesnämndens föredragande
029 56 43412
marianne.pikkarainen@oikeus.fi

Helhet för behandling av personuppgifter om personer som inte omfattas av avgöran-deverksamheten och inte ingår i personalen.

I registret lagras i enlighet med artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen de som krävs för att uppfylla den personuppgiftsansvariges lagstadgade rättigheter och skyldigheter.

I registret sparas och behandlas uppgifter som är nödvändiga bland annat för att sköta rekryteringen av nya arbetstagare.

Kategorier av registrerade är arbetssökande, mottagare av arvoden, utomstående rese-närer, gäster, uppgiftsbegäran personer som begärt uppgifter, personer som gjort för-frågningar om den registrerades rättigheter (artikel 15), säljfakturakunder fakturering och leverantörer av inköpsfakturor eller förmånstagare.

De personuppgifter som nämnden samlar in kan delas in i följande kategorier av per-sonuppgifter.

Personens individualiseringsuppgifter: Personens namn, tjänstebeteckning, födelsetid, personbeteckning, postadress, e-posta-dress, telefonnummer, bankuppgifter, medborgarskap, modersmål och kön.

Uppgifter om dem som sökt en tjänst: Personens namn, födelsedatum, kön, postadress, e-postadress, telefonnummer, uppgif-ter om utbildning, arbetslivserfarenhet, språkkunskaper samt andra uppgifter som sö-kanden lämnat som stöd för sin ansökan så som matrikelutdrag, meritförteckning, exa-mensbetyg, arbetsintyg och referenser som sökanden uppgett.

Utbetalningsuppgifter: Arvoden, reseersättningar samt sälj- och inköpsfakturor.

Övriga uppgifter: Uppgifter om deltagare i tillställningar och uppgifter om resor.

Personuppgifterna fås i huvudsak av den registrerade själv.

Dessutom är ansökningshandlingarna sådana offentliga handlingar som avses i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (OffL, 621/1999) och som läggs fram för påseende på begäran. Offentliga handlingar utlämnas på begäran enligt villkoren i 13 § och 16 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Sekretessbelagda handlingar läggs fram för påseende och lämnas ut endast

med vederbörandes sam-tycke,
till vederbörande eller
med stöd av en lagstadgad rätt.

Instanser som behandlar uppgifter för rättegångsbiträdesnämndens räkning, dvs. till vilka behandlingen av uppgifter har utkontrakterats:

Justitieministeriets avdelning för privaträtt och rättsvård och justitieministeriets förvaltnings- och styrningsavdelning
Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning Palkeet

Uppgifter ur registret utlämnas eller överförs inte utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Bevaringstiderna för personuppgifter har fastställts i rättegångsbiträdesnämndens ar-kivbildningsplan.

Bevaringstiden för uppgifter som ska förvaras varaktigt i arkiv är inte begränsad. Handlingar som ska sparas en bestämd tid förvaras i enlighet med rättegångsbiträdes-nämndens arkivbildningsplan och förstörs när tiden har löpt ut.