Handlingsoffentlighet
Beskrivning av handlingsoffentlighet
För genomförandet av offentlighetsprincipen ska informationshanteringsenheten föra en beskrivning av de informationslager och det ärenderegister som enheten förvaltar (28 § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen 906/2019).
Med hjälp av uppgifterna i beskrivningen av handlingars offentlighet kan allmänheten och parterna ännu bättre specificera sin begäran om information på det sätt som offentlighetslagen förutsätter (13.1 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet, OffL, 921/1999). En begäran om information ska specificeras så att myndigheten kan utreda vilken eller vilka handlingar begäran gäller.
Syftet med beskrivningen av handlingars offentlighet är att ge en allmän bild av informationshanteringsenhetens informationshantering och ärenderegister. Rättegångsbiträdesnämnden är en sådan informationshanteringsenhet som avses i informationshanteringslagen.
Ärenderegistret består av olika delar av ärendehanteringen vid enheten för informationshantering och av de informationslager som enheten ansvarar för. Ärenderegistret är ett logiskt informationslager som innehåller flera informationslager, vilka å ena sidan består av registreringsuppgifter som registrerats i ärendehanteringen och informationssystemen och å andra sidan av informationsmaterial och handlingar både i digital och i pappersform. Sökfaktorerna för informationsmaterial och handlingar varierar mellan olika delar av ärenderegistret, informationslager och informationssystem.
Syftet med detta dokument är att producera behövlig information för varje informationslager om begäranden om information.
Uppgifternas offentlighet och sekretess
Handlingar som överlämnats till rättegångsbiträdesnämnden och handlingar som inhämtats och upprättats av nämnden är i princip offentliga, såvida de inte med stöd av 24 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet eller med en annan lag (t.ex. straffregisterlagen, utsökningsbalken) är partiellt eller helt sekretessbelagda.
En handling som överlämnats till rättegångsbiträdesnämnden för behandling av ett ärende blir offentlig då nämnden fått den, såvida det inte föreskrivs något annat om dess offentlighet eller sekretess eller om någon annan begränsning av rätten att ta del av den (OffL 7.1 §). I ett övervakningsärende blir handlingar dock inte offentliga förrän ett beslut av rättegångsbiträdesnämnden meddelats eller det är tillgängligt för en delaktig i ärendet (Lagen om rättegångsbiträden med tillstånd 715/2011 19.2 §). Rättegångsbiträdesnämndens beslutshandlingar blir offentliga, då beslutet undertecknats (OffL 6.1.8 §).
Behandlings- och partsuppgifter som införts i ett ärendehanteringssystem är offentliga så fort anteckningen gjorts (OffL 6.1.1 §).
Person- och kontaktuppgifter om ett rättegångsbiträde med tillstånd lämnas dock aldrig ut till privata aktörer. Kontaktuppgifter kan överlåtas enbart till domstolar och övriga myndigheter, om ett rättegångsbiträde med tillstånd gett ett skriftligt samtycke till det.
Om förutsättningar för utlämnande av uppgifter
Om en handling är offentlig och det inte finns andra omständigheter som begränsar utlämnandet av handlingen, behöver begäran om information inte motiveras eller anges för vilket ändamål informationen används. Om information begärs om en sekretessbelagd handling eller en handling ur vilken information får lämnas ut endast under vissa förutsättningar, ska informationens användningsändamål anges. Även andra uppgifter kan behövas för att säkerställa att överlåtelsen är lagenlig. Till exempel utlämnande av handlingar som innehåller personuppgifter kan förutsätta ytterligare information om skyddet av personuppgifter (OffL 13 § 2 mom.). Också den form i vilken informationen begärs, t.ex. för påseende eller i elektronisk form, utskrift eller kopia, kan inverka på vilken ytterligare information som behövs (OffL 16 §). Ofta uppstår det ett behov av preciserande frågor i samband med att en begäran om information verkställs, så lämnandet av dina kontaktuppgifter underlättar samarbetet i samband med att begäran om handlingar verkställs.
Beroende på typen av handling lämnar informationshanteringsenheten ut de begärda uppgifterna antingen elektroniskt eller i pappersform. En avgift kan tas ut för pappersutskrifter eller handlingar som lämnas ut elektroniskt och förutsätter skanning. Det är möjligt att ta del av uppgifter som inte kan lämnas ut elektroniskt eller i pappersform vid rättegångsbiträdesnämndens verksamhetslokaler genom att boka tid i förväg (Rättegångsbiträdesnämnden, Unionsgatan 16, 00130 Helsingfors). Informationen om handlingen ska lämnas så snart som möjligt, senast inom två veckor från det att begäran om information gjordes. Om behandlingen och avgörandet av ett ärende kräver särskilda åtgärder eller en arbetsmängd som är större än normalt, ges uppgifter ur en offentlig handling eller avgörs ärendet senast inom en månad från det att begäran om information gjordes.
Om avgifter för uppgifterna:
Rättegångsbiträdesnämnden tar ut en avgift på 34 euro för intyg och utdrag vilka ges utifrån en begäran och 2,80 euro per sida för en styrkt kopia. En avgift på minst 10 euro tas alltid ut för en styrkt kopia.
Närmare information om avgiftsgrunderna finns i lagen om grunderna för avgifter till staten (150/1992) (finlex.fi) och Justitieministeriets förordning om avgiftsbelagda prestationer som tillhandahålls av justitieministeriet och vissa myndigheter inom dess förvaltningsområde under åren 2025–2027 (646/2024) (finlex.fi).
Handlingar som är färdigt i elektronisk form lämnas ut avgiftsfritt.
Att göra en begäran om information i praktiken
Begäran om information ska skickas till rättegångsbiträdesnämndens tjänstepost oikeudenkayntiavustajaltk@oikeus.fi eller per post till adressen Rättegångsbiträdesnämnden, Unionsgatan 16, 00130 Helsingfors.
Om din begäran gäller utövande av dina dataskyddsrättigheter, kan du ta del av närmare uppgifter om uppgörande av en begäran från rättegångsbiträdesnämndens dataskyddsbeskrivning.
Begäran om information som gäller sekretessbelagt informationsmaterial
Om en begäran om information gäller en sekretessbelagd handling eller ett sekretessbelagt informationsmaterial, krävs myndighetstillstånd för att få uppgifterna (OffL 28 §). En myndighet kan, om inte något annat föreskrivs genom lag, i enskilda fall bevilja tillstånd att få uppgifter ur en sekretessbelagd handling för vetenskaplig forskning, statistikföring eller myndigheternas planerings- eller utredningsarbete, om det är uppenbart att utlämnandet av uppgifterna inte kränker de intressen för vilkas skydd tystnadsplikten har föreskrivits.
Om information ur sekretessbelagda handlingar begärs, ska den som ansöker om tillstånd uppge användningsändamålet för uppgifterna. Den som ansöker om tillstånd ska se till att behövliga åtgärder vidtas för att skydda uppgifterna mot obehörigt tillträde, utlämnande och annan olaglig behandling. Tillstånd kan inte beviljas när sökandens förmåga att skydda den erhållna informationen med fog kan betvivlas.
Den som i ett ärende är sökande eller anför besvär eller någon annan vars rätt, fördel eller skyldighet ärendet gäller (part) har rätt att hos den myndighet som behandlar eller har behandlat ärendet ta del av en myndighetshandling som kan eller har kunnat påverka behandlingen, även om handlingen inte är offentlig. Ovan nämnda rätt till information för en part, begränsas av de undantag som fastställts i lagen (OffL 11 §). Målet med partsoffentligheten är att trygga en parts rättsskydd då en myndighet beslutar eller har beslutat om en rätt, ett intresse eller en skyldighet som gäller parten.
Uppgifter ur en sekretessbelagd myndighetshandling kan också ges om i lag särskilt tagits in uttryckliga bestämmelser om rätten att lämna ut eller att få uppgifter eller när sekretessplikt föreskrivits till skydd för någons intressen och denne samtycker till att uppgifter lämnas ut (OffL 26 §).
IInformationslagret för tillstånds- och övervakningsärenden
Informationslagrets användningssyfte
Informationslagret förs för behandling och uppföljning av tillstånds- och övervakningsärenden. Informationslagret fungerar som ett uppdaterat register, ur vilket det är möjligt att granska giltigheten för ett biträdes tillstånd. I informationslagret registreras information om en person som ansökt om tillstånd och ett rättegångsbiträde med tillstånd, anhängiga eller behandlade ärenden, andra parter, ärendenas behandlingsskeden, handlingar som anknyter till behandlingen och uppgifter om avgörandet i ett ärende.
Informationslagrets informationsmaterial
I informationslagret lagras de uppgifter som förutsätts för behandling av ett tillstånds- och övervakningsärende, såsom person- och kontaktuppgifter om en person som ansökt om tillstånd och ett rättegångsbiträde med tillstånd, specifikationsuppgifter om ett ärende, andra parter i behandlingen av ett ärende, interimistiska åtgärder som vidtagits i ett ärende, handlingar relaterade till ett ärende och avgörandet i ett ärende.
Sökparametrar för uppgifterna
Som sökparameter är det möjligt att använda namnet på en person som ansökt om tillstånd eller på ett rättegångsbiträde med tillstånd, hans eller hennes personbeteckning eller ärendets diarienummer.
Informationssystem
Det elektroniska ärendehanteringssystemet, registret över rättegångsbiträden
Informationslagret behandlas i ett elektroniskt ärendehanteringssystem, registret över rättegångsbiträden, till vilket enbart medarbetare hos rättegångsbiträdesnämnden har åtkomsträttigheter.
Uppgifter är inte tillgängliga med ett tekniskt gränssnitt.
Det offentliga registret över rättegångsbiträden
Rättegångsbiträdesnämnden för ett offentligt register över rättegångsbiträden med tillstånd (asiointi.oikeus.fi) (Lagen om rättegångsbiträden med tillstånd 23 §).
Registret finns på nämndens webbplats.
I det offentliga registret kan vem som helst granska uppdaterad information om giltigheten för ett biträdes tillstånd. Registret fungerar utifrån en specificerad sökning enligt namn (såväl för- som efternamn) och den visar uppgifter om rättegångsbiträdet med tillstånd, hans eller hennes ort och det datum då tillståndet beviljades. Som ort kan rättegångsbiträdet med tillstånd ange till exempel den egna hemorten eller verksamhetsstället.
Ingen öppen lista över alla rättegångsbiträden med tillstånd är tillgänglig från det offentliga registret.
Ett tillstånd för ett rättegångsbiträde beviljas alltid tills vidare. När tillstånd beviljats, förmedlas uppgiften genast till det offentliga registret. Om ett tillstånd återkallas eller upphör, raderas uppgifterna om biträdet från det offentliga registret. I det offentliga registret finns det med andra ord uppgifter enbart om de rättegångsbiträden som fått tillstånd, vars tillstånd är giltiga vid tidpunkten för sökningen.
Förvaring och skydd av uppgifter
Handlingar som hör till informationslagret förvaras i ett ärendehanteringssystem som skyddats med åtkomsträttigheter, i övervakade nätmiljöer försedda med åtkomsthantering, medan pappersversioner förvaras i verksamhetslokaler som avgränsats med passerkontroll.
Informationslagret för administrativa ärenden
Informationslagrets användningssyfte
Informationslagret för administrativa ärenden förs för behandling och uppföljning av administrativa ärenden. Administrativa ärenden är indelade i förvaltnings-, personal- och ekonomiförvaltningsärenden. Behandlingen av uppgifter är nödvändig för att tillgodose de lagstadgade rättigheterna och fullgöra den lagstadgade skyldigheterna för informationshanteringsenheten.
I datalagret för administrativa ärenden registreras information om anhängiga och behandlade ärenden och handlingar relaterade till behandlingen av ett ärende. Ärenderegistret förs för att tillgodose handlingsoffentligheten, specificera en begäran om uppgifter, strukturera handlingar och andra motsvarande uppgifter, ordna åtgärder i anknytning till ärendebehandlingen och för att följa ärendebehandlingstiderna. Därtill lagras i informationslagret information till exempel för att sköta anställningsärenden, löneutbetalning och behörigheter vad beträffar statens personal.
Informationslagrets informationsmaterial
I informationslagret för administrativa ärenden registreras uppgifter om den som inlett ett ärende, ärendegruppen och en uppgift som specificerar ärendetypen. Därtill registreras i informationslagret uppgifter om interimistiska åtgärder som vidtagits i ett ärende, såsom utredningar eller utlåtanden, och information om den avslutande åtgärden i ett ärende. Vad gäller en handling specificeras dess typ eller beteckning, ankomst- eller uppgörandedatumet och information om den som sänt, uppgjort eller godkänt handlingen. Om en handling inkommit på annat sätt än med e-post, registreras också information om hur handlingen inkommit.
Sökparametrar för uppgifterna
Uppgifter ur informationslagret för administrativa ärenden kan sökas till exempel utifrån ärendets identifierare (diarienummer), ärendegruppen, datum eller uppgifter om den som inlett ärendet. I samband med en begäran om uppgift lönar det sig att meddela handlingens eller ärendets datum, om denna uppgift är känd. Detta främjar ofta specifikationen av den begärda handlingen.
Informationssystem
Informationslagret behandlas i ett elektroniskt ärendehanteringssystem, Hilda och uppgifter behandlas med textbehandlings- och kalkylprogram (Microsoft Word och Excel).
Uppgifter om ekonomi- och personalförvaltning behandlas i statsförvaltningens gemensamma informationssystem, bl.a. med Kieku, Handi, M2 och Senaatti.
Uppgifter är inte tillgängliga med ett tekniskt gränssnitt.
Förvaring och skydd av uppgifter
Handlingar som hör till informationslagret förvaras i nätmiljöer som är övervakade och försedda med åtkomsthantering och pappersversioner förvaras med verksamhetslokaler som avgränsats med passerkontroll.