Tietosuojaseloste

Ilmoitus rekisteröidylle henkilötietojen käsittelystä yleisessä edunvalvonnassa

1. Rekisterinpitäjä

Lounais-Suomen oikeusapu- ja edunvalvontapiiri

Catharina Asplund
Hallintosihteeri
puhelin 050 431 6988
[email protected]

Päivi Ruohonen
Hallintosihteeri
puhelin 050 441 3985
[email protected]

Tietosuojavastaava
Teemu Jokinen
puhelin 029 566 1921
[email protected]

Tietosuojavaravastaava
Krista Sorsila
puhelin 029 566 1906
[email protected]

2. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittely perustuu lakiin (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 artikla 1 kohta c- alakohta).

Valtion oikeusapu- ja edunvalvontapiirit järjestävät lain mukaisia edunvalvontapalveluja, joita tuottavat piirien edunvalvontatoimistot (laki oikeusapu- ja edunvalvontapiireistä 1§ 1 mom). Edunvalvojat hoitavat heille määrättyjen päämiesten taloudellisia ja henkilöä koskevia asioita. Henkilötietoja käsitellään näiden tehtävien hoitamisessa. Tehtävät määräytyvät holhoustoimilain perusteella holhousviranomaisen (Digi- ja väestötietovirasto ja Ahvenanmaalla Valtionvirasto) tai tuomioistuimen päätöksen mukaisesti. Edunvalvonta voidaan määrätä holhoustoimilain, lastensuojelulain tai esitutkintalain perusteella. Tietoja käytetään myös tehtävien hoidon valvontaan, kehittämiseen, tilastointiin ja raportointiin.

Käsitellään 9 artiklan mukaisia erityisiä henkilötietoja. Voidaan kirjata lähinnä ammattiliittoon kuuluminen ja terveystietoja. Erityisten henkilötietojen käsittely perustuu lakiin (6 artikla 1 kohta c- alakohta).

3. Rekisteröityjen ryhmät ja niihin liittyvät henkilötietoryhmät

Rekisteri koostuu edunvalvontatoimistojen käytössä olevista asianhallintaohjelmista ja paperiarkistosta

Henkilöstä voidaan tallentaa:

• nimi, henkilötunnus, tai jos sitä ei ole käytettävissä tiedot syntymäajasta ja –paikasta
• järjestelmän luoma henkilönumero
• tiedot osoitteesta ja puhelinnumerosta tai muista yhteystiedoista ja yhteystietojen luovutuskielloista
• kieli, kansalaisuus ja siviilisääty
• ammattiliittoon kuuluminen
• Terveydentilasta tietoja ja edunvalvontatyön kannalta olennaiset lääkärinlausunnot siltä osin, kuin lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen sitä edellyttää.

Asiasta ja asian käsittelystä voidaan tallentaa

• Päämiehen edunvalvontaan liittyvät toimenpiteet, dokumentit, tiedot ja valokuvat. Nämä tiedot voivat sisältää myös muiden henkilöiden tietoja.
• hakemukset, päätökset ja sopimukset
• päämiehen varallisuus- ja tulotiedot ja velat
• kirjanpito asian hoidosta ja tilikauden tapahtumista ja siihen liittyvät tarpeelliset tositteet
• maksuliikennetiedot
• päämiehen läheiset ja hoitajat ja heidän yhteystietonsa

Joissain toimitiloissa voi olla tallentavaa videovalvontaa yleisiin tai asiakaspalvelutiloihin. Rekisterinpito näissä on toimitilakohtaista. Tarkempi tieto videovalvonnasta saatavissa kyseiseltä toimistolta.

Virkamiehestä voidaan tallentaa:

• nimi
• virkanimike
• käyttöoikeudet
• tehdyt toimenpiteet

4. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

Säännönmukaisesti päämiehen asiakassuhteesta edunvalvontatoimistoon luovutetaan tieto samoissa tiloissa toimivalle valtion oikeusaputoimistolle esteellisyystilanteiden selvittämistä varten.

Säännönmukaisesti henkilötietoja luovutetaan valvovalle holhousviranomaiselle.

Henkilötietoja luovutetaan lakisääteisten edunvalvontatehtävien hoitamiseksi ja etujen hakemiseksi. Edunvalvoja voi käyttää virka-apua päämiehensä asioiden hoitamiseksi.

Tietojen käsittelijänä toimii Oikeusrekisterikeskus, ja sen lisäksi tietoja luovutetaan Verohallinnolle, Kelalle, vakuutusyhtiöille, eläkelaitoksille, kaupunkien sosiaaliviranomaisille, rahoituslaitoksille ja hoitolaitoksille. Yksittäistapauksessa edunvalvoja voi holhoustoimilain nojalla päättää tietojen luovuttamisesta muillekin, päämiehen edun sitä edellyttäessä.

5. Henkilötietojen siirtäminen kolmansiin maihin

Rekisterin tietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ellei päämiehen (49 artiklan mukainen) etu tai etuus sitä edellytä. Tällöin voidaan henkilötietoja joutua siirtämään ETAn ulkopuolelle. Tällöin huolehditaan riittävästä suojauksesta.

6. Eri tietoryhmien poistamisen määräajat

Tietojen poistamisessa noudatetaan arkistonmuodostussuunnitelmaa. Etuuspäätösten ja hakemusten osalta tiedot hävitetään 2 vuoden kuluttua voimassaoloajan päättymisestä. Veroasiakirjat hävitetään 5 vuoden kuluttua maksuunpanovuotta seuraavan vuoden alusta. Kaikki materiaali hävitetään 6 vuoden kuluttua edunvalvonnan päättymisestä.

7. Mistä henkilötiedot on saatu

Edunvalvojalla on holhoustoimilain 89 §:n mukaan oikeus saada tehtävänsä hoidon kannalta tarpeelliset tiedot. Tiedot on saatu joko päämieheltä itseltään, tämän omaisilta tai läheisiltä sekä viranomaisilta ja yhteisöiltä.

8. Rekisteröidyn oikeus tarkastaa rekisteriin talletetut tietonsa

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin talletetut tietonsa ja oikeus pyytää virheellisen tiedon oikaisua. Tietopyynnön voi tehdä toimiston johtavalle yleiselle edunvalvojalle.

Tiedot on useimmiten mahdollista toimittaa rekisteröidylle sähköisesti suomi.fi palveluportaalin kautta.

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle. (Tietosuojavaltuutettu).

Kirsi Astala
johtava yleinen edunvalvoja
Satakunnan edunvalvontatoimisto
[email protected]
[email protected]
Käyntiosoite: Pohjoisranta 11, Pori
Postiosoite: PL 120, 28101 Pori
puh. 029 565 2755