HAIPA-asianhallintajärjestelmässä asiat käsitellään täysin sähköisesti

Toiminnan sähköistäminen on jo pitkään ollut arkipäivää hallinto-oikeudessa

Tuomioistuinten työkulttuuri on perustunut perinteisesti kynän ja paperin käyttöön. Helsingin hallinto-oikeus on kuitenkin jo pitkään määrätietoisesti kehittänyt työtapojaan kohti sähköistä asioiden käsittelyä. Päätösten kirjoittaminen, muokkaaminen ja kommentoiminen kokoonpanon välillä tapahtuu nykyisin itsestään selvästi ainoastaan sähköisesti.

Sähköisten asiakirjojen kanssa työskentelyn edellytyksiä on vuodesta 2016 alkaen kokeiltu ja toimintatapoja kehitetty yhteistyössä Verohallinnon kanssa. Niin sanottu HAKA-pilotti on koskenut veroasioiden ennakkoratkaisuvalituksia ja tappioiden vähentämislupaa koskevia valituksia. HAKA-jutuissa asiakirjat hallintotuomioistuinten ja Verohallinnon välillä ovat liikkuneet ainoastaan sähköisesti. Myös Maahanmuuttoviraston kanssa on jo pitkään suunniteltu ja toteutettu erilaisia toimintaa helpottavia viestikanavia, joiden avulla viestintää ja asiakirjojen liikkumista hallinto-oikeuden ja Maahanmuuttoviraston välillä on voitu automatisoida ja sähköistää.

Hallinto-oikeuden Lotus Notes -pohjainen asianhallinta on elinkaarensa päässä. Sen ensimmäisen versio otettiin käyttöön vuonna 1999. Järjestelmän vanhanaikaisuus on rajoittanut toiminnan kehittämistä. Nykyinen asianhallinta ei mahdollista esimerkiksi sähköistä arkistointia. Uuden asianhallintaratkaisun ja siihen liitettävien sähköisten asiointiportaaleiden käyttöönotto onkin edellytyksenä sille, että toimintatapojen kehittämistä voidaan jatkaa edelleen.

Uusi asianhallinta mahdollistaa toiminnan kehittämisen edelleen

Vuonna 2020 hallinto- ja erityistuomioistuimissa on tarkoitus ottaa käyttöön uusi, kokonaan sähköisen toiminnan mahdollistava uusi asianhallinta, HAIPA. Uusi järjestelmä mahdollistaa asian käsittelyn vireilletulosta arkistointiin täysin sähköisesti. Sähköisen menettelyn hyödyntäminen nopeuttaa ratkaisutoimintaa, parantaa sen laatua, helpottaa tuomioistuimeen pääsyä, tehostaa tiedonvälitystä, lisää toiminnan avoimuutta ja pienentää perinteisen asiakirjahallinnon kustannuksia.

Järjestelmää on kehitetty useita vuosia erityisessä HAIPA-hanketoimistossa, joka aikaisemmin on toiminut oikeusministeriön ja vuoden 2020 alusta lukien Tuomioistuinviraston alaisuudessa. Hanketoimistossa on ollut vahva edustus käytännön lainkäyttötyötä tekevistä henkilöistä, millä on pyritty turvaamaan se, että järjestelmä palvelisi mahdollisimman hyvin tuomioistuimia. Järjestelmän toimittajiksi valikoituivat kilpailutuksessa Innofactor Oyj ja CGI.

Järjestelmän käyttöönotto on edellyttänyt pilotointia

Helsingin hallinto-oikeus on toiminut yhdessä korkeimman hallinto-oikeuden kanssa toisena niin sanottuna pilottituomioistuimena. Pilotoinnin tarkoituksena on ollut kokeilla järjestelmää ja varmistua siitä, että järjestelmän ominaisuudet ovat riittävät, jotta se voidaan ottaa täysimääräisesti käyttöön Helsingin hallinto-oikeudessa sekä muissa hallinto- ja erityistuomioistuimissa.

Käytännössä tämä on tarkoittanut sitä, että Helsingin hallinto-oikeudessa järjestelmä on ollut rajoitetussa käytössä lokakuusta 2019 alkaen tietyissä asiaryhmissä, kuntien toimeentulotukiasioissa ja vammaispalveluasioissa. Tammikuussa 2020 pilotointia laajennettiin siten, että vanhaan asianhallintaan kirjataan ainoastaan asiat, joissa on asiantuntijajäseniä tai joissa valituksen kohteena olevan päätöksen on tehnyt Maahanmuuttovirasto. Kaikki muut asiat kirjataan uuteen järjestelmään.

Hanketoimiston henkilökunnan rinnalla monet Helsingin hallinto-oikeuden työntekijät ovat osallistuneet erilaisissa työryhmissä hankkeen valmisteluun jo hankkeen alusta alkaen. Järjestelmän käyttöönotto ja sen edellyttämät muutokset toimintatavoissa ovat työllistäneet hallinto-oikeutta merkittävässä määrin vuoden 2019 aikana ja vuonna 2020 on ennakoitavissa, että hanke vie yhä enemmän myös hallinto-oikeuden resursseja. Vaikka itse järjestelmän kehitys kuuluu hanketoimistolle, esimerkiksi työtapojen kehittäminen ja henkilöstön koulutus jää suurelta osin tai kokonaan hallinto-oikeudelle itselleen. Uusien toimintaprosessien suunnittelu, järjestelmää koskevan palautteen antaminen hanketoimistolle ja koulutus on ollut ja tulee olemaan merkittävä ponnistus koko hallinto-oikeudelle. Pilotointi on siten merkinnyt paitsi mahdollisuutta vaikuttaa tulevan järjestelmän yksityiskohtiin, myös suurta haastetta hallinto-oikeuden päivittäisen työn ohella.

Hankkeen aikataulun mukaan uuden järjestelmän on tarkoitus koskea kaikkia vireille tulevia asioita toukokuusta 2020 alkaen, mikäli pilotoinnin tulokset ovat positiiviset. Samalla järjestelmän käyttö laajenisi kaikkiin hallinto- ja erityistuomioistuimiin.

Uudessa järjestelmässä myös viranomaiset voivat asioida sähköisesti

Asianosaisten ja viranomaisten kannalta uusi järjestelmä mahdollistaa aiempaa laajemmin sähköisen asioinnin hallinto-oikeuden kanssa. Kesällä 2018 avattu kansalaisten asiointipalvelu ja asiantuntijajäsenten portaali uudistetaan ja integroidaan aikaisempaa kiinteämmin sisäiseen asianhallintaan. Asiointipalvelun kautta kansalaiset ja yksityisoikeudelliset yhteisöt voivat jo nykyisin hoitaa kaiken kirjallisen asioinnin, kuten lähettää valituksen, vastata kuulemispyyntöön, lähettää selvityksiä ja vastaanottaa tuomioistuimen päätöksen. Tiiviimpi integraatio asianhallintaan mahdollistaa jatkossa asian käsittelyn tilan aiempaa tarkemman seuraamisen portaalissa.

Kokonaan uutta on viranomaisille tarkoitettu viranomaisportaali, joka mahdollistaa viranomaisille sähköisen asioinnin ja esimerkiksi lausunnon ja valituksenalaisen asiakirjojen toimittamisen kokonaan sähköisesti. Nykyisessä asianhallinnassa yhtenä pullonkaulana on ollut se, että viranomaisten päätösten perusteena olevien asiakirjojen ottaminen vastaan sähköisenä ei yleensä ole ollut mahdollista. Jatkossa viranomaiset toimittavat asiakirjat lähtökohtaisesti uuden portaalin kautta. Lisäksi eräiden viranomaisten kanssa on sovittu tai on suunnitteilla läheisempää yhteistyötä.

Asioiden nykyistä sähköisempi käsittely ei tarkoita sitä, että asianosaiset pakotettaisiin sähköiseen asiointiin: esimerkiksi valituksen toimittaminen paperimuodossa on edelleen mahdollista. Tällöin valitus skannataan sen saapuessa, jotta asia voidaan sisäisesti käsitellä sähköisesti. Portaalit ovat kuitenkin jatkossa lähtökohtainen tapa asioida hallinto-oikeuden kanssa niin asianosaisille kuin viranomaisillekin.