Kanslian kehittämishankkeesta sujuvampaa esivalmistelua

Kanslian kehittämistyö alkoi niin sanotun asiakirjahallinnon kehittämistyöryhmän työllä vuonna 2016, jolloin tarkasteltiin hallinto-oikeuden kirjaamon tehtäväprosessia. Lisäksi työryhmässä pyrittiin tunnistamaan tehtäviä, jotka eivät kuuluneet asian vireilletuloprosessiin, mutta olivat siirrettyinä kirjaamon vastuulle. Samassa yhteydessä tarkasteltiin kirjaamon ja kanslian rajapintoja valituksen käsittelyprosessissa.

Hankkeen varsinainen täytäntöönpanovaihe sijoittui vuoden 2019 alkupuoliskolle. Kansliahenkilöstö (noin 30 henkilöä) sitoutettiin muutokseen mukaan työ- ja tiimipajojen kautta. Kaikki tiedottaminen ja osallistaminen tehtiin Howspace-alustan kautta heinäkuusta 2018 lähtien. Uuden asianhallinnan käyttöönottoon valmistautuminen aloitettiin varmistamalla kansliahenkilöstön riittävä ICT-osaaminen. Jokainen suoritti ICT A-ajokorttiin sisältyvät moduulit testeineen. Kaikkien ennakoivien toimien pyrkimyksenä oli tehdä muutoksesta tuvallisempaa kuin nykytilaan jääminen.

Pohjatietoa hankkeelle hankittiin pilotoivasta osaamiskartoituksesta, jonka hallinto-oikeus toteutti Valtiokonttorin analyytikoiden avustuksella vuoden 2019 alussa. Tiimijako uudessa kansliaorganisaatiossa perustui osaamiskartoituksen tuloksiin. Tiimijakoa tehtäessä pyrittiin varmistamaan osaamisen karttuminen uusissa asiaryhmissä sekä toisaalta torjumaan tiimien haavoittuvuutta poissaolojen aikana. Kanslian tekemän esivalmistelutyön prosessi kuvattiin työpajoissa, joihin osallistui koko kansliahenkilöstö. Myöhemmässä vaiheessa tiimit jaettiin uuden organisaation mukaisesti ja työtä tehtiin uusiin työkavereihin tutustuen. Henkilöstö oli kokemuksen mukaan hyvin sitoutunutta hankkeeseen, mikä näkyi työtyytyväisyyskyselyssä syksyllä 2019 oman työn arvostuksen nousuna aiempiin vuosiin verrattuna. Myös suoraan kansliahenkilöstöltä saatu palaute osallistamisen tavoista oli myönteistä ja kiittävää. Osaamiskartoitus laajennettiin sittemmin myös lainkäytön osastoille hyödynnettäväksi henkilöstön jakautumisen suunnitteluun uudessa organisaatiossa.

Työ- ja tiimipajojen vetäjinä toimi Novetos Oy:n konsultteja. Konsulttien apu muutosjohtamisessa koettiin erittäin tarpeelliseksi, ja yhteistyö oli toimivaa osallistujien ja konsulttien kesken. Konsultit laativat työpajapäivistä hyödylliset yhteenvedot. Muutoksen läpiviemisessä kohteena oleva henkilöstö ja sen osallistaminen olivat ensiarvoisen tärkeitä. Lainkäyttösihteerit ovat oman työnsä parhaimmat asiantuntijat, joten prosessien kuvaaminen yhdessä niin sanottuja pullonkauloja sekä hukkia etsien ja paikantaen oli erittäin hedelmällistä.

Kansliauudistuksella pyrittiin erityisesti työn aiempaa tasaisempaan jakautumiseen lainkäyttösihteerien kesken sekä torjumaan niin sanottua siiloutumista eri asiaryhmien osaamisessa. Muutoksen toteuttamisesta on raportointivaiheessa kulunut vajaa puoli vuotta aikaa. Tässä vaiheessa työmäärän ja osaamisen jakautuminen vaikuttaa aiempaa tasaisemmalta ja kansliaa vaivanneesta haavoittuvuusongelmasta vaikuttaa päästyn eroon. Myös hallinto-oikeuden kirjaamon työ on nopeutunut, kun saapuneet valitukset kirjataan uudistuksen myötä kanslian tiimeille, joissa ne jaetaan edelleen niin sanotun rootelijaon mukaisesti lainkäytön osastojen esittelijöille.

Kehittämishankkeen myötä kanslialle luotiin päivittyvä palvelukuvaus, jossa kuvataan kanslian tuottamat esivalmisteluun ja jälkityöprosessiin kuuluvat tehtävät. Palvelukuvauksella pyritään tasalaatuiseen lainkäytön palveluun sekä toimintatapojen yhdenmukaistamiseen. Kanslian ja lainkäytön yhteistyötä pidetään jatkossa yllä säännöllisin kokouksin, jossa osastonjohtajat ja kanslian esimies keskustelevat työn tekemisen tavoista sekä yhteistyön kehittämisestä.


 
Julkaistu 1.4.2020