Lomakkeet ja asiakirjojen toimittaminen

Tuomioistuimissa käytettävät lomakkeet löytyvät kootusti tuomioistuinlaitoksen internet-sivuilta.

Asiakirjoja voi toimittaa virastoon henkilökohtaisesti tai lähettämällä ne postissa tai sähköpostilla. Asiakirjojen toimittamisessa voi myös käyttää asiamiestä tai lähettiä. Asiamiehellä pitää olla valtakirja.

Asiakirjojen lähettäjä on vastuussa siitä, että asiakirjat ovat perillä määräajassa ennen virka-ajan päättymistä. Asiakirjojen on oltava perillä määräajassa riippumatta siitä, millä tavalla asiakirjat toimitetaan virastoon.

Suositus sähköpostin liitetiedostoista

Sähköpostitse tuomioistuimille toimitettavat asiakirjat tulee aina lähettää tuomioistuimen virastopostiin.

Sähköpostin otsikossa tulisi olla kenen nimissä (asianosaisen henkilön sukunimi tai yrityksen nimi) viesti lähetetään ja asianumero (diaarinumero tai AIPA-id), jos se on jo tiedossa.

Asiakirjat pyydetään toimittamaan tekstimuotoisina PDF/A-tiedostoina. Ohje koskee myös kuvatiedostoja, kunhan kuvan laatu ei heikkene.

Asiakirjat, myös kirjalliset todisteet, pyydetään toimittamaan erillisinä tiedostoina: esimerkiksi hakemus, vastaus ja jokainen kirjallinen todiste kukin erillisenä tiedostona.

Asiakirjan tiedostonimessä tulee näkyä asiakirjan toimittaneen asianosaisen nimi sekä mikä asiakirja on kyseessä (esimerkiksi "Sukunimi hakemus.pdf" ”Sukunimi kirjallinen todiste 1.pdf”).

Salassa pidettäviä ja arkaluontoisia asiakirjoja on mahdollista lähettää Oikeusministeriön turvaviestipalvelulla (https://turvaviesti.om.fi/ ) on asiakkaille suositeltu tapa toimittaa virastoon salassa pidettävät ja arkaluontoiset asiakirjat. Palvelun käyttäminen on ilmaista, helppoa ja turvallista.

Kun turvapostia lähetetään viraston virastopostiin, viestin otsikkoon ja sisältöön tulee laittaa tarvittavat tunnistetiedot (nimi, mihin liittyy jne.), jotta viraston henkilöstö osaa välittää viestin asiaa käsittelevälle henkilölle, tietää mihin asiaan sähköposti liittyy ja keneltä se on.