Tietosuojaseloste

Ilmoitus rekisteröidylle henkilötietojen käsittelystä julkisessa oikeusavussa

1. Rekisterinpitäjä

Kaakkois-Suomen oikeusapu- ja edunvalvontapiiri

Jaana Perälä
hallintosihteeri
P. 050 461 1779
Sp. jaana.perala(at)oikeus.fi

Mira Serttilä
hallintosihteeri
P. 050 526 2403
Sp. mira.serttila(at)oikeus.fi

Tietosuojavastaava
Teemu Jokinen
P. 029 566 1921
Sp. teemu.o.jokinen(at)oikeus.fi

Tietosuojavaravastaava
Krista Sorsila
P. 029 566 1906
Sp. krista.sorsila(at)oikeus.fi

2. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittely perustuu lakiin (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 artikla 1 kohta c-alakohta). Valtion oikeusapu- ja edunvalvontapiirit järjestävät lain mukaisia oikeusapupalveluita, joita tuottavat piirien oikeusaputoimistot (laki oikeusapu- ja edunvalvontapiireistä 1§ 1 mom).

Oikeusaputoimistot tekevät oikeusapulain (257/2002) mukaisia oikeusapupäätöksiä, antavat oikeusapulain mukaista oikeusapua ja hoitavat asianajajista annetun lain mukaisia asianajotoimeksiantoja. Lisäksi oikeus- aputoimistot tarjoavat talous- ja velkaneuvonnasta annetun lain (813/2017) mukaisia talous- ja velkaneuvonnan palveluita.

Henkilötietoja käsitellään näiden tehtävien hoitamisessa.

Tietoja käytetään myös tehtävien hoidon valvontaan, kehittämiseen, tilastointiin ja raportointiin.

Käsitellään 9 artiklan mukaisia erityisiä henkilötietoja, joita tarvitaan oikeusvaateen laatimiseksi. Käsitellään 9 artiklan mukaisia erityisiä henkilötietoja, joita tarvitaan talous- ja velkaneuvonnasta annetun lain 1§ mukaisten palveluiden antamisessa.

Erityisten henkilötietojen käsittely perustuu lakiin (6 artikla 1 kohta c-alakohta).

Käytössä oleva chat-palvelu on anonyymiä, eikä siinä käsitellä henkilötietoja. Oikeusaputoimisto saattaa kerätä henkilötietoja sisältämättömiä keskusteluita koulutusta ja laadunvalvontaa varten. Chat-palvelu on vastuutettu oikeusaputoimistojen chat-koordinaattoreille. Lisätietoja voi saada oikeusaputoimistosta.

3. Rekisteröityjen ryhmät ja niihin liittyvät henkilötietoryhmät

Rekisteri koostuu oikeusaputoimistojen käytössä olevista asianhallintaohjelmista, joihin kuuluvat asiakasrekisteri, dokumentinhallintaohjelmia, paperimuotoinen arkisto.

Henkilöstä voidaan tallentaa lakisääteisten tehtävien hoidon edellyttämiä tietoja:

- nimi, henkilötunnus, tai jos sitä ei ole käytettävissä, tiedot syntymäajasta ja -paikasta
- ammatti, koulutus, työkokemus
- yritystoiminnan (nykyisen ja/tai päättyneen) tiedot
- perhesuhteet
- puolison nimi, henkilötunnus, ammatti ja tietoja taloudellisesta asemasta
- lasten nimi, henkilötunnus ja tietoja taloudellisesta asemasta
- ex-puolison yhteystietoja
- muiden taloudessa asuvien verotus- ja tulotietoja
- järjestelmän luoma asianumero
- tiedot osoitteesta ja puhelinnumerosta tai muista yhteystiedoista ja yhteystietojen luovutuskielloista
- kieli, kansalaisuus ja siviilisääty
- terveydentilasta tietoja siltä osin, kuin lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen sitä edellyttää
- tietoja taloudellisesta asemasta ja asumismuodosta.

Joissain toimitiloissa voi olla tallentavaa videovalvontaa yleisiin tai asiakaspalvelutiloihin. Rekisterinpito näissä on toimitilakohtaista. Tarkempi tieto videovalvonnasta saatavissa kyseiseltä toimistolta.

Asiasta ja asian käsittelystä voidaan tallentaa:

- asianajo- sekä talous- ja velkaneuvontatoimeksiannon hoitamisen kannalta tarpeelliset dokumentit, tiedot ja valokuvat
- hakemukset, päätökset ja sopimukset
- päämiehen varallisuus- ja meno- ja tulotiedot ja velat
- velkojien ja velkojen tiedot.

Virkamiehestä voidaan tallentaa:

- nimi
- virkanimike
- käyttöoikeudet
- tehdyt toimenpiteet ja lokitiedot.

4. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

Oikeusapupäätös tuomioistuinasiassa annetaan tuomioistuimelle. Muille tahoille vain päämiehen suostumuksella.

Myös rahanpesulaki saattaa asettaa velvoitteita tietojen luovuttamiseen valvovalle viranomaiselle.

5. Henkilötietojen siirtäminen kolmansiin maihin

Rekisterin tietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Jos toimeksianto ja päämiehen (49 artiklan mukainen) etu, etuus tai oikeusvaade sitä edellyttää, voidaan henkilötietoja joutua siirtämään ETAn ulkopuolelle. Tällöin huolehditaan riittävästä suojauksesta ja luovutus tehdään vain päämiehen suostumuksella.

6. Eri tietoryhmien poistamisen määräajat

Tietojen poistamisessa noudatetaan arkistonmuodostussuunnitelmaa. Toimeksiannon tiedot hävitetään 10 vuoden kuluttua toimeksiannon päättymisestä. Rekisteritiedot (esteellisyyden selvittämistä varten pidetyt) hävitetään 25 vuoden kuluttua. Ikuisen säilytyksen osalta otantaa ei hävitetä.

Ikuisesti säilytetään oikeusaputoimeksiannon toimenpidetiedot:

Asiakas: sukunimi, etunimi, henkilötunnus. Jos henkilötunnusta ei ole, syntymäaika, turvapaikanhakijan asiakasnumero
Asia: asiaryhmä (koodisto asiaryhmä), asia (koodisto asia), asian laatu
Avustaja: avustajan nimi, kausi. Jos useampi avustaja, avustajat lajiteltuna avustajakauden mukaan uusimmasta vanhimpaan.
Omavastuutiedot: kausi, perusomavastuu, lisäomavastuu (koodisto päätöksen tila)
Fataljit: alkupäivämäärä, määräpäivä ja määräajankohta, tehty (kyllä/ei), fataljin laji, selite
Muistutukset
Laskut
Toimenpiteet
Päättymispäivä: päättymispäivä, sovinto
Arkistotoimenpide
Käsittelyn lopputulos (koodisto käsittelyn lopputulos)

Talous- ja velkaneuvonnassa ei ole ikuisesti säilytettävää materiaalia.

7. Mistä henkilötiedot on saatu

Hakija tai päämies, vastapuoli ja asianosaiset, viranomaiset mm. verottaja, Kela, VTJ, KTJ, Traficom, ulosotto, poliisi, tuomioistuimet, pankit, holhousviranomainen, seurakunnat, velkojat.

Talous- ja velkaneuvonnasta annetun lain 86§ mukaan neuvojalla on oikeus saada verottajalta ja Kelalta tietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Tiedot on myös oikeus saada sähköisesti. Asiakkaan suostumuksella neuvojalla on oikeus saada tietoja teknisen yhteyden avulla myös muilta tahoilta.

8. Rekisteröidyn oikeus tarkastaa rekisteriin talletetut tietonsa

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin talletetut tietonsa ja oikeus pyytää virheellisen tiedon oikaisua. Tietopyynnön voi tehdä toimiston johtavalle julkiselle oikeusavustajalle.

Tiedot on useimmiten mahdollista toimittaa rekisteröidylle sähköisesti suomi.fi-palveluportaalin kautta.

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu).


Johtava julkinen oikeusavustaja Laura Jokinen-Seppälä
Kanta-Hämeen oikeusaputoimisto
Wähäjärvenkatu 6
13200 HÄMEENLINNA
P. 029 566 0613
Sp. [email protected]