Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Lounais-Suomen oikeusapu- ja edunvalvontapiiri

Catharina Asplund
Hallintosihteeri
puhelin 050 431 6988
[email protected]

Päivi Ruohonen
Hallintosihteeri
puhelin 050 441 3985
[email protected]

Tietosuojavastaava
Teemu Jokinen
puhelin 029 566 1921
[email protected]

Tietosuojavaravastaava
Krista Sorsila
puhelin 029 566 1906
[email protected]

2. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittely perustuu lakiin (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 artikla 1 kohta c- alakohta).

Valtion oikeusapu- ja edunvalvontapiirit järjestävät lain mukaisia oikeusapupalveluita, joita tuottavat piirien oikeusaputoimistot (laki oikeusapu- ja edunvalvontapiireistä 1§ 1 mom).

Oikeusaputoimistot tekevät oikeusapulain (257/2002) mukaisia oikeusapupäätöksiä, antavat oikeusapulain mukaista oikeusapua ja hoitavat asianajajista annetun lain mukaisia asianajotoimeksiantoja. Lisäksi oikeusaputoimistot tarjoavat talous- ja velkaneuvonnasta annetun lain (813/2017) mukaisia talous- ja velkaneuvonnan palveluita.

Henkilötietoja käsitellään näiden tehtävien hoitamisessa.

Tietoja käytetään myös tehtävien hoidon valvontaan, kehittämiseen, tilastointiin ja raportointiin.

Käsitellään 9 artiklan mukaisia erityisiä henkilötietoja, joita tarvitaan oikeusvaateen laatimiseksi.
Käsitellään 9 artiklan mukaisia erityisiä henkilötietoja, joita tarvitaan talous- ja velkaneuvonnasta annetun lain 1§ mukaisten palveluiden antamisessa.

Erityisten henkilötietojen käsittely perustuu lakiin (6 artikla 1 kohta c- alakohta)

Käytössä oleva chat-palvelu on anonyymiä, eikä siinä käsitellä henkilötietoja. Oikeusaputoimisto saattaa kerätä henkilötietoja sisältämättömiä keskusteluita koulutusta ja laadunvalvontaa varten. Chat-palvelu on vastuutettu oikeusaputoimistojen chat-koordinaattoreille. Lisätietoja voi saada oikeusaputoimistosta.

TEAMSilla järjestettävissä tilaisuuksissa ohjeistetaan kirjautumaan selaimella. Tällöin henkilötietoja ei tallennu. Jos ohjeita ei noudateta tai MS muuttaa toimintatapojaan, on mahdollista, että henkilötietoja kirjautuu.

3. Rekisteröityjen ryhmät ja niihin liittyvät henkilötietoryhmät

Rekisteri koostuu oikeusaputoimistojen käytössä olevista asianhallintaohjelmista, joihin kuuluu asiakasrekisteri, dokumentinhallintaohjelmia, paperimuotoinen arkisto.

Henkilöstä voidaan tallentaa lakisääteisten tehtävien hoidon edellyttämiä tietoja:

• nimi, henkilötunnus, tai jos sitä ei ole käytettävissä tiedot syntymäajasta ja –paikasta
• ammatti, koulutus, työkokemus
• yritystoiminnan (nykyisen ja/tai päättyneen) tiedot
• perhesuhteet,
• puolison nimi, henkilötunnus, ammatti ja tietoja taloudellisesta asemasta.
• lasten nimi, henkilötunnus ja tietoja taloudellisesta asemasta
• ex puolison yhteystietoja
• muiden taloudessa asuvien verotus- ja tulotietoja
• järjestelmän luoma asianumero
• tiedot osoitteesta ja puhelinnumerosta tai muista yhteystiedoista ja yhteystietojen luovutuskielloista
• kieli, kansalaisuus ja siviilisääty
• terveydentilasta tietoja siltä osin, kuin lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen sitä edellyttää
• tietoja taloudellisesta asemasta ja asumismuodosta

Joissain toimitiloissa voi olla tallentavaa videovalvontaa yleisiin tai asiakaspalvelutiloihin. Rekisterinpito näissä on toimitilakohtaista. Tarkempi tieto videovalvonnasta saatavissa kyseiseltä toimistolta.

Asiasta ja asian käsittelystä voidaan tallentaa:

• asianajo- ja talous- ja velkaneuvontatoimeksiannon hoitamisen kannalta tarpeelliset dokumentit, tiedot ja valokuvat
• hakemukset, päätökset ja sopimukset
• päämiehen varallisuus- ja meno- ja tulotiedot ja velat
• velkojien ja velkojen tiedot

Virkamiehestä voidaan tallentaa:

• Nimi
• Titteli
• Hetu
• Kotikunta
• virkanimike
• käyttöoikeudet
• tehdyt toimenpiteet ja lokitiedot
  
  

4. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

Oikeusapupäätös tuomioistuinasiassa annetaan tuomioistuimelle. Muille tahoille vain asiakkaan suostumuksella.

Myös rahanpesulaki saattaa asettaa velvoitteita tietojen luovuttamiseen valvovalle viranomaiselle.

Oikeusavun tietojärjestelmästä tehdään oikeushallinnon valtakunnallisesta tietojärjestelmästä annetun lain mukaisesti luovutuksia oikeushallinnon valtakunnalliseen tietojärjestelmään, jonka rekisterinpitäjänä toimii Oikeusrekisterikeskus.

5. Henkilötietojen siirtäminen kolmansiin maihin

Rekisterin tietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Jos toimeksianto ja päämiehen (49 artiklan mukainen) etu, etuus tai oikeusvaade sitä edellyttää, voidaan henkilötietoja joutua siirtämään ETAn ulkopuolelle. Tällöin huolehditaan riittävästä suojauksesta ja luovutus tehdään vain päämiehen suostumuksella.

6. Eri tietoryhmien poistamisen määräajat

Tietojen poistamisessa noudatetaan arkistonmuodostussuunnitelmaa. Toimeksiannon tiedot hävitetään 10 vuoden kuluttua toimeksiannon päättymisestä. Rekisteritiedot (esteellisyyden selvittämistä varten pidetyt) hävitetään 25 vuoden kuluttua.

Oikeusaputoimistossa ei ole ikuisesti säilytettävää materiaalia.

7. Mistä henkilötiedot on saatu

Hakija tai päämies, vastapuoli ja asianosaiset, viranomaiset mm. verottaja, Tulorekisteri, Kela, VTJ, KTJ, Traficom, ulosotto, poliisi, tuomioistuimet, pankit, holhousviranomainen, seurakunnat, velkojat.

Talous- ja velkaneuvonnasta annetun lain 8§ mukaan neuvojalla on oikeus saada Verottajalta ja Kelalta tietoja tehtäviensä hoitamiseksi.

Tiedonhallintalain 22 §:n 1 momentin nojalla tietoja on oikeus saada viranomaisilta teknisten rajapintojen avulla. Asiakkaan suostumuksella neuvojalla on oikeus saada tietoja teknisen yhteyden avulla myös muilta tahoilta, kuten velkojilta.

8. Rekisteröidyn oikeus tarkastaa rekisteriin talletetut tietonsa

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin talletetut tietonsa ja oikeus pyytää virheellisen tiedon oikaisua. Tietopyynnön voi tehdä toimiston johtavalle julkiselle oikeusavustajalle.

Tiedot on useimmiten mahdollista toimittaa rekisteröidylle sähköisesti suomi.fi palveluportaalin kautta.

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu).

Hannele Kojo
johtava julkinen oikeusavustaja
Varsinais-Suomen oikeusaputoimisto
[email protected]
[email protected]
käyntiosoite: Eerikinkatu 40-42 A, Turku
postiosoite: PL 79, 20101 Turku
puh. 029 566 0474