Jaana Perälä, förvaltningssekreterare

• Förvaltningssekreterare i Sydöstra Finlands rättshjälps- och intressebevakningsdistrikt.
• Utexaminerad tradenom från Kymmenedalens yrkeshögskola (numera XAMK), har avlagt yrkesexamen för sekreterare vid Marknadsföringsinstitutet (Rastor-institutet) och har tidigare avlagt merkonom- och studentexamen.
• Lång arbetserfarenhet inom rättsområdet inom både den privata och offentliga sektorn. Anställdes av staten för första gången 2004.

Berätta kort vad du arbetar med.

Jag utför uppgifter som HR-expert i frågor som gäller ledning av tjänstemännens kompetens samt stöd för dem och deras välbefinnande. Jag ger direkt stöd till ledningen vid vårt ämbetsverk samt fungerar som en länk mellan ledningen och cheferna. Mina huvudsakliga uppgifter anknyter i praktiken till rekrytering, hantering av anställningsförhållanden samt ekonomi- och löneförvaltning, till exempel beredning av budgetar och deltagande i resultatförhandlingar.

Till mina särskilda uppgifter hör tolkning av tjänstekollektivavtal, uppgifter som gäller behörighetshantering, dvs. IKT-användarrättigheter, samt i allt högre grad även HR-utvecklingsuppgifter. Jag har också många arbetsuppgifter som kräver juridisk sakkunskap, såsom upphandling och konkurrensutsättning som är minutiöst bundna till lag och anvisningar.

I mina nuvarande uppgifter finner jag det intressantast och trevligast att delta i olika arbetsgrupper vid justitieministeriet. Möjligheten till detta har öppnats genom att jag själv har varit aktiv och genom att jag har kommit med utvecklingsförslag. Dessa uppgifter är för mig arbetets krydda, eftersom de ger en bredare bild av justitieministeriets verksamhet och olika projekt – för närvarande deltar jag till exempel i styrgruppen för projektet för Rättstjänstverket.

Hur hamnade du i det yrke du har valt?

Innan jag kom till staten arbetade jag väldigt länge inom den privata sektorn och det var lite av en slump att jag hamnade här. Jag kom till staten genom "headhunting", vilket var ganska ovanligt på den tiden – man föreslog att jag skulle söka en viss ledig tjänst. Då hade jag ännu ingen tidigare erfarenhet från den offentliga sektorn – jag har dock sett min bakgrund inom den privata sektorn som en rikedom och jag tror att en annan typ av erfarenhet också har bidragit till att jag har fått mångsidiga arbetsuppgifter. Jag vill uppmuntra också andra att pröva på att flytta från den privata sektorn till staten.

Beskriv en typisk arbetsdag eller arbetsvecka.

Min arbetsdag börjar i allmänhet med att jag tittar igenom e-posten samt bläddrar i uppgiftslistor och åtgärder som kommer från olika system via elektroniska arbetsköer. På det här sättet prioriterar jag uppgifterna, eftersom det är viktigt att sköta brådskande ärenden i tid i mitt arbete – skrivbordet är aldrig så att säga tomt, utan det finns alltid sådant som måste vänta på nästa arbetsdag.

Under dagen avbryts arbetet också ofta, eftersom nya kontakter kommer in via e-posten och direkt via snabbmeddelanden – många saker måste kunna utföras överlappande så att när en uppgift utförs är någon annan uppgift fortfarande halvfärdig. Man måste också vara flexibel. Största delen av de uppgifter som jag på morgonen planerar att jag ska utföra under dagen flyttas med ganska stor säkerhet till nästa dag.

I arbetsveckan ingår också dagliga möten som antingen jag själv eller någon samarbetspartner har ordnat.

Hurdan är din arbetsmiljö eller vilka är dina arbetstider?

Vårt ämbetsverk har en decentraliserad arbetsmiljö med flera arbetsplatser – till exempel är avståndet mellan mig och min chef, dvs. ämbetsverkets direktör, drygt 200 kilometer. Att arbeta på flera platser förutsätter papperslöst arbete. Av den här orsaken sköts även mötena numera oftare på distans.

Vi har flexibel arbetstid som ger goda möjligheter att uträtta egna ärenden vid behov. Det är möjligt att arbeta på distans till 50 procent, vilket är bra, men å andra sidan förutsätter det också bra verktyg och ergonomi på hemmakontoret.

Hurdana kunskaper eller egenskaper kräver yrket?

Flexibilitet och organisationsförmåga är väsentliga egenskaper. I arbetet behövs också juridisk kompetens samt förtrogenhet med HR-frågor och tjänstekollektivavtal. För närvarande finns det inga egentliga behörighetsvillkor för min nuvarande uppgift, men jag anser att det i praktiken vore bra om nya tjänsteinnehavare hade en lägre yrkeshögskoleexamen. Digitala färdigheter är också väsentliga – de behövs i väldigt hög grad och de måste också uppdateras hela tiden.

Arbetsuppgifterna inom personaladministrationen förutsätter dessutom god social kompetens och människonärhet. När det gäller offentlig rättshjälp, allmän intressebevakning samt ekonomisk rådgivning och skuldrådgivning är tjänstemännens arbetsuppgifter utmanande och ganska ofta till och med tuffa – vi inom förvaltningen sitter inte i ett "elfenbenstorn" utan vår ambition är att stödja och vara så tillgängliga och nära våra tjänstemän som möjligt. Tjänstemännen är vår viktigaste resurs och när allt kommer omkring strävar alla mot samma mål.

Vad är det bästa med ditt yrke?

Det bästa är kanske att ingen arbetsdag är den andra lik. Eller kanske att jag tycker om utmaningar och det här arbetet ger mig dem. I detta arbete kan man självständigt planera sitt arbete och sina arbetsdagar och samtidigt utveckla ämbetsverkets olika funktioner.

Vilka avigsidor har yrket eller vad känns utmanande?

Utmaningen med arbetet är att det hela tiden pågår flera krävande uppgifter och att man måste ha beredskap att snabbt flytta över från en sak till en annan. Arbetstimmarna räcker inte alltid till då det finns så mycket att göra. I fråga om lönen är den privata sektorn en hård konkurrent.

Vad skulle du berätta för en person som överväger att bli förvaltningssekreterare?

Om man tycker om och vill vara med i krävande och utmanande HR-uppgifter rekommenderar jag detta yrke varmt. Vår arbetsgivare stöder yrkesmässig utveckling och utbildning och i takt med att arbetserfarenheten ökar är semestern också längre än inom den privata sektorn.

Hur ser du på framtiden för ditt yrke?

Jag tror att förvaltningssekreterarens uppgifter i fortsättningen kommer att koncentreras ännu mer till specialister och att vissa grundläggande rutinuppgifter som stödjer dem eventuellt kommer att produceras vid andra enheter. Det här är en bra sak för att HR i fortsättningen ska kunna koncentrera sig i högre grad på uppgifter som kräver yrkeskunskap samt på att utveckla ämbetsverkets verksamhet. I nuläget är tiden för detta begränsad. Arbetsuppgifterna kommer att bli allt intressantare och mer krävande, och i och med detta utvecklas säkert också lönen i positiv riktning.