Asiakirjojen toimittaminen tuomioistuimiin

Asiakirjojen lähettäminen postissa tapahtuu lähettäjän vastuulla. Jos asiakirja on toimitettava tuomioistuimeen tietyssä määräajassa (esimerkiksi muutoksenhakukirjelmä), on postin käyttämisessä muistettava, että asiakirjan tulee olla perillä virastossa viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen virka-ajan päättymistä.

Asiakirjojen toimittaminen sähköisellä asiointipalvelulla

Asiakirjoja hallinto-oikeuksiin voi toimittaa hallinto- ja erityistuomioistuinten sähköisessä asiointipalvelussa (ei Ahvenanmaan hallintotuomioistuimeen). Sähköinen asiointipalvelu on tietoturvallinen tapa toimittaa salassa pidettäviä ja arkaluontoisia asiakirjoja.

Riidattomissa velkomisasioissa ja muissa summaarisissa riita-asioissa on käytössä käräjäoikeuden sähköinen asiointipalvelu , jonka käyttö on pakollista muille kuin omaa asiaansa hoitaville yksityis-henkilöille.

Asiointipalvelua ei voi käyttää muissa asioissa.

Asiakirjojen toimittaminen sähköpostitse

Oikeudenkäyntiasiakirjan voi useimmiten toimittaa tuomioistuimelle tai asiakirjan vastaanottajaksi määrätylle henkilölle sähköpostilla. Tuomioistuimissa on käytössä virastosähköpostit, joiden osoitteet löytyvät tuomioistuinten palvelusivuilta . Virastosähköpostista lähettäjä saa automaattisen kuittauksen lähetyksen vastaanottamisesta.

Sähköpostin lähettäminen tapahtuu lähettäjän vastuulla. Määräajassa toimitettava asiakirja on lähetettävä lainkäyttöviranomaiselle siten, että asiakirja on viranomaisen käytettävissä vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä ennen määräajan päättymistä. Lähettämisestä ns. sähköisenä viestinä on tarkemmat säännökset sähköisestä viranomaisasioinnista annetussa laissa (finlex.fi) .

Asiakirjaa, jonka lähettäjää ei saada selville ja jonka sisältöä tuomioistuin ei pysty avaamaan, ei katsota saapuneeksi.

Sähköisesti saapunutta asiakirjaa ei tarvitse täydentää vain allekirjoituksen saamiseksi, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiassa ole muutoin syytä epäillä lähettäjän henkilöllisyyttä tai sitä, että viestin sisältö on muuttunut sähköisen asiointitapahtuman aikana.

Jos tuomioistuimen käyttämä sähköinen järjestelmä on epäkunnossa tai poissa käytöstä tai selvitystä asiakirjan saapumisajankohdasta ei muusta vastaavasta syystä voida saada, saapumisajankohdaksi määritellään asiakirjan lähettämisajankohta. Lähettämisajankohdan määrittäminen saapumisajankohdaksi edellyttää, että lähettämisajankohdasta esitetään luotettava selvitys.

Tuomioistuinvirasto on julkaissut yleisille tuomioistuimille ohjeen asiakirjojen sähköisten liittämis- ja nimeämiskäytäntöjen yhtenäistämiseksi. Asianosaisille on laadittu erillinen ohjeistus, jotta asiakirjat olisivat jo tuomioistuimeen saapuessa tämän ohjeistuksen mukaisia. Yhdenmukaistamalla toimintatapoja voidaan vähentää asiakkaiden, asiamiesten ja tuomioistuinten päällekkäistä työtä.

Ohjeet asiakirjojen lähettamisestä yleisiin tuomioistuimiin [pdf, 203.4 kt]

Hallinto-oikeuksiin lähetettävien asiakirjojen liittämis- ja nimeämisohjeet löytyvät kohdasta: Ohje sähköisen asiakirjan nimeämisestä muutoksenhakijoille.

Turvaviesti

Suositeltava tapa toimittaa salassa pidettävät ja arkaluontoiset asiakirjat tuomioistuimiin on oikeusministeriön turvaviesti . Palvelun käyttäminen on ilmaista, helppoa ja turvallista.

Kun turvaviesti lähetetään tuomioistuimen virastopostiin, viestin otsikkoon ja sisältöön tulee laittaa tarvittavat tunnistetiedot (nimi, mihin liittyy jne.), jotta tuomioistuimen henkilöstö osaa välittää viestin asiaa käsittelevälle henkilölle, tietää mihin asiaan sähköposti liittyy ja keneltä se on.

Ohje turvaviestin lähettämiseen [pdf, 671.0 kB]

‍