Arbetsordning för Östra Nylands tingsrätt

Allmänna bestämmelser

1 § Tillämpningsområde

I arbetsordningen föreskrivs dessutom om vad domstolsslagen eller annan lagstiftning föreskriver om organisering av arbetet vid tingsrätten.

2 § Tingsrättens uppgifter

Tingsrätten ska erbjuda medborgare, företag och samfund rättssäkerhet genom att avgöra ärenden som lämnats till den för handläggning säkert, tillförlitligt, snabbt och till skäliga kostnader. Tingsrätten sörjer för kundservicen och andra kontakter enligt god förvaltningssed.

3 § Tingsrättens verksamhetsområde

Domkretsen för Östra Finlands tingsrätt omfattar Askola, Hyvinge, Träskända, Kervo, Lappträsk, Lovisa, Mörskom, Mäntsälä, Nurmijärvi, Borgnäs, Borgå, Pukkila, Sibbo, Tusby och Vanda i landskapet Nyland samt Pyttis i landskapet Kymmenedalen.

Tingsrättens domkrets är i fråga om otvistiga fordrings- och vräkningsmål samt jordrättsmål, vilka behandlas i ett summariskt förfarande, mer omfattande än det som konstaterats ovan. Statsrådets förordningar innehåller närmare föreskrifter om domkretsarna i dessa ärenden.

4 § Tingsrättens organisation

Tingsrättens kanslier finns i Vanda och Hyvinge. Det administrativa kansliet finns i Vanda.

Tingsrättens personal arbetar i antingen Vanda eller Hyvinge. Några stämningsmän arbetar också i Träskända och Borgå.

Kanslierna fungerar som sammanträdesplatser. Dessutom har tingsrätten en sammanträdesplats i Borgå.

Kanslierna handlägger ärenden främst enligt regionprincipen:

• Kansliet i Hyvinge: Ärenden som hör till Hyvinge, Träskända, Mäntsälä, Borgnäs och Tusby
• Kansliet i Vanda: Ärenden som hör till Vanda, Kervo, Askola, Lappträsk, Lovisa, Mörskom, Borgå, Pukkila, Pyttis och Sibbo
• De sammanträden som hör till kansliet i Hyvinge ordnas främst i Hyvinge
• De sammanträden som hör till kansliet i Vanda ordnas främst i Vanda när det gäller ärenden som hör till Vanda och Kervo
• När det gäller ärenden som kansliet i Vanda svarar för ordnas sammanträden som gäller Askola, Lappträsk, Lovisa, Mörskom, Borgå, Pukkila, Pyttis och Sibbo främst i Borgå
• Bägge kanslierna och hela personalen är behöriga att handlägga alla ärenden inom tingsrättens verksamhetsområde. Tingsrätten kan ordna sammanträden på vilken sammanträdesplats som helst, dvs. i Vanda, Hyvinge eller Borgå.

Anställda kan tillfälligt eller permanent flyttas mellan kanslierna. Anställda har rätt att använda egen bil, om avståndsförutsättningarna uppfylls när de tillfälligt arbetar vid ett annat kansli eller deltar i sammanträden i Borgå.

Tingsrätten har en förvaltningsavdelning och fem rättskipningsavdelningar. Förvaltningsavdelningen leds av förvaltningsdirektören och de övriga avdelningarna av avdelningscheferna. Hela tingsrätten leds av chefslagmannen (nedan lagmannen).

Lagmannens tjänsteplats finns vid kansliet i Vanda.

Förvaltningsavdelningen vars avdelningsnummer är ett finns vid bägge kanslierna. Förvaltningsdirektörens tjänsteplats finns vid kansliet i Vanda.

Rättskipningsavdelningarna två, tre, fyra och fem finns vid kansliet i Vanda. Avdelning två är en civilrättslig avdelning där arbetstagarna omfattar alla personer som handlägger summariska ärenden, alla tingsnotarier och alla stämningsmän samt ansökningsteamet och sekreterarteamet som i Vanda sköter sekreterartjänsterna för notarierna. En del av notarierna arbetar vid kansliet i Hyvinge och en del av stämningsmännen vid alla fyra verksamhetsställen. Avdelning tre är en civilrättslig avdelning, och avdelningarna fyra och fem brottmålsavdelningar. Vid kansliet i Hyvinge verkar avdelning sex, som är en så kallad blandavdelning enligt områdesprincipen.

I ledningen och utvecklingen av tingsrättens verksamhet assisteras lagmannen av en ledningsgrupp. Varje avdelning har dessutom en egen ledningsgrupp.

Tingsrätten har en samarbetskommitté, en arbetarskyddskommitté, en utbildningskommitté och en rekreationskommitté. Närmare information om tillsättandet av kommittéerna och deras sammansättning finns nedan i 31 §. Vid tingsrätten inrättas också vid behov andra samarbetsorgan eller arbetsgrupper.

Tingsrättens ledning

5 § Lagman

Lagmannen leder tingsrätten och ansvarar för dess resultat. Lagmannen sörjer för domstolens funktionsförmåga och dess utveckling. Lagmannen ska övervaka att tillämpningen av rättsprinciper och lagtolkningen sker enhetligt i domstolens avgöranden. Lagmannen deltar i rättskipningen i den mån hans eller hennes övriga uppgifter medger det.

Lagmannens huvudsakliga uppgifter omfattar att

• fastställa tingsrättens strategi och verkställighetsplanen för denna samt besluta om uppföljningsåtgärderna för dessa
• sköta den övergripande planeringen och utvecklingen av verkets verksamhet
  sätta upp resultatmål för tingsrätten och se till att dessa uppnås
• sköta resultatstyrningen och -förhandlingarna

• besluta om organisationen och arbetsarrangemangen
• följa upp rättskipningens enhetlighet och snabbhet
• fastställa arbetsordningen och planerna samt verksamhets- och förfarandeanvisningarna
• förordna avdelningschefer och biträdande avdelningschefer
• förordna avdelningsansvariga och teamansvariga samt också andra chefer och ansvarspersoner
• placera anställda vid kanslier och avdelningar
• följa upp arbetsmängden enligt kansli och avdelning och en jämn fördelning av arbetet
• besluta om grunderna för bildandet av tingsrättens sammansättning
• besluta om en stärkt sammansättning och tilläggsledamöter
• meddela ordförande- och medlemsförordnanden till tingsnotarier
• förordna behörigheter för kanslipersonalen

• enligt lagen omfattar lagmannens behörighet att utnämna tjänstemän samt sköta de tjänsteutnämningsärenden som inte avgörs av förvaltningsdirektören
• sörja för personalens välbefinnande i arbetet
• beslut om tjänstledighet för tingsdomare och förvaltningsdirektören
• besluta om prövningsbaserad tjänstledighet för den övriga personalen
• fastställa praktikantplanen för tingsnotarier
• övervaka handledningen och utbildningen för tingsnotarier
• utnämna arbetsgivarens representanter i samarbetskommittén och arbetarskyddsorganisationen
• fastställa prestationspoängen för kanslipersonalen

• godkänna och följa upp tingsrättens årliga budgetplan
• godkänna bokslutet
• godkänna tingsrättens upphandlingar, avtal och personallöner, om detta inte har ålagts förvaltningsdirektören

• verka som tingsrättens säkerhetschef samt sköta beredskapsplanering, riskhantering och säkerhetsfrågor
• besluta om principerna för information och kommunikation
• följa upp och informera om lagstiftning och lagstiftningsprojekt
• ge tingsrättens utlåtanden i lagstiftningsfrågor och andra frågor
• hålla kontakt med olika myndigheter, andra intressenter och medier samt internationella parter

Lagmannen beviljar tingsrättens domare avsked. Lagmannens företrädare beviljar lagmannen avsked.

Lagmannen beslutar om fördelningen av ekonomiska resurser och personalresurser samt avgör meningsskiljaktigheter i administrativa frågor.

Lagmannen kan förbehålla sig rätten att avgöra ett förvaltningsärende som delegerats till en lägre nivå eller som i övrigt ska avgöras av någon annan tjänsteman.

Lagmannens ersättare är avdelningscheferna i den ordning som anges i bilaga 1.

6 § Ledningsgruppen

Tingsrätten har en ledningsgrupp, som behandlar väsentliga ärenden gällande tingsrättens ledning, förvaltning, ekonomi och verksamhet samt personal eller utveckling av dessa. Ledningsgruppen biträder lagmannen och avdelningscheferna i ledningen av tingsrättens verksamhet samt i besluten gällande de allmänna riktlinjerna för verksamheten. Ledningsgruppen består utöver lagmannen av avdelningscheferna, förvaltningsdirektören och två personalrepresentanter, vilka de närmaste cheferna väljer för en bestämd tid inom sin krets och av vilka den ena väljs från kansliet i Vanda och den andra från kansliet i Hyvinge. På ledningsgruppens möten hörs även andra personalrepresentanter, om ett ärende föranleder det. Utlåtanden om sökande för domartjänster behandlas i en sammansättning med lagmannen, avdelningscheferna och efter behov förvaltningsdirektören.

De biträdande avdelningscheferna är ersättare för avdelningscheferna i ledningsgruppen.

Ledningsgruppen sammankallas av lagmannen, som är dess ordförande. Protokoll förs över ledningsgruppens möten. Förvaltningsdirektören är ledningsgruppens sekreterare.

Ledningsgruppen behandlar frågor relaterade till den övergripande ledningen och styrningen av tingsrätten och avtalar om gemensamma verksamhetsprinciper för att nå målen.

Ledningsgruppen behandlar särskilt följande frågor:

• utvecklingen och den långsiktiga planeringen av tingsrättens verksamhet
• Målen för resultatförhandlingarna med Domstolsverket
• verkställighet av resultatavtalet och utvärdering av utfallet för detta
• rapportering och uppföljning i lagskipningsärenden
• uppföljning av arbetsmängden enligt kansli och avdelning och en jämn fördelning av arbetet

• tingsrättens organisation, dess funktion och utveckling
• uppföljning av enhetligheten i rättsskipningen
• förslag till arbetsordning för tingsrätten

• principer för personalpolitiken och ledningen
• personalens välbefinnande i arbetet och kompetensutveckling
• fastställande och utveckling av personalledningen och chefsarbetet
• utlåtande i förfarandet med utnämning av domare bland sökande
• andra ärenden gällande tingsrättens personal samt personalförvaltningens anvisningar

• tingsrättens årliga budgetplan och principerna för uppföljning av denna
• rapportering och uppföljning av inkomster och utgifter
• tingsrättens övriga ärenden gällande ekonomi samt anvisningar om ekonomiförvaltningen

• principer för information och kommunikation
• tingsrättens utlåtanden gällande betydande lagstiftningsprojekt och andra projekt
• principer och rutiner för intressentgruppssamarbetet
• ärenden gällande datasystem och IT, verksamhetslokaler samt säkerheten i dessa
• tingsrättens centrala planer och verksamhetsanvisningar
  

7 § Avdelningarnas ledningsgrupper

Alla avdelningar vid tingsrätten har en ledningsgrupp som i ledningen av avdelningarnas verksamhet biträder avdelningschefen och cheferna.

Ledningsgrupperna för avdelningarna 3–6 består av avdelningschefen, biträdande avdelningschefen, de avdelningsansvariga och de teamansvariga. Också andra chefer eller experter kan höra till avdelningens ledningsgrupp.

I avdelningens ledningsgrupp behandlas frågor gällande ledningen och styrningen av avdelningen, avtalas gemensamma verksamhetsprinciper samt förmedlas information om beslut som fattats och andra ärenden som behandlats av tingsrättens ledningsgrupp.

I avdelningens ledningsgrupp behandlas åtminstone följande frågor:

• Utveckling, långsiktig planering och uppföljning av tingsrättens och avdelningens verksamhet

• Uppföljning av arbetsmängden på avdelningen och jämn arbetsfördelning
• Organisering och utveckling av lagskipningen och arbetsprocesserna
• Anvisningar gällande avdelningen
• Information och kommunikation om avdelningens verksamhet

• Personalens välbefinnande i arbetet och kompetensutveckling
• Utveckling av personalledningen och chefsarbetet
• Analys av utvecklingssamtalen
• Utlåtanden gällande tjänsteförhållanden

Som förvaltningsavdelningens ledningsgrupp verkar förvaltningens teammöte där förutom de ovan nämnda, avdelningens egna ärenden också personal-, ekonomi- och allmänförvaltningsärenden som gäller hela tingsrätten behandlas samt bereds för behandling i tingsrättens ledningsgrupp.

Ledningsgruppen för avdelning 2 består av avdelningschefen, biträdande avdelningschefen, de avdelningsansvariga och ledande stämningsmannen. Avdelningen har också en större ledningsgrupp som består av förutom de ovan nämnda också de teamansvariga.

Tingsrättens avdelningar och personal

8 § Förvaltningsavdelningen

Förvaltningsavdelningen har till uppgift att stödja lagmannen, ledningsgruppen och avdelningarna i genomförandet av tingsrättens uppgifter. Förvaltningsavdelningen ansvarar
för tingsrättens personal- och ekonomiförvaltning, planeringen och ordnandet av påbyggnadsutbildning för personalen, den interna och externa kommunikationen och för den allmänna förvaltningen av ämbetsverket. Förvaltningsavdelningen består av registratorskontoret, biblioteken, arkiven, IT-stödet samt säkerhets- och lokalfunktionen.

Förvaltningsavdelningens uppgifter utgörs av

• verkets strategiska styrning samt planering och utveckling av verksamheten
• beredning av och information om resultatförhandlingar
• utveckling av resultatstyrningen, bokföring, anslagsuppföljning och intern budgetering
• beredning av ärenden som ska behandlas i ledningsgruppen
• uppföljning av och information om lagstiftning och lagstiftningsprojekt
• planering av introduktion och utbildning och ordningsföljd för anställda som deltar i extern utbildning
• biblioteks- och övriga informationstjänster
• kundtjänst (mottagning, försäljning och fakturering av handlingar)
• dokumenthantering och arkivering samt planering och utveckling av dem
• information och kommunikation
• personal- och ekonomiförvaltning
• personalrekrytering
• tingsnotarieförvaltning
• nämndemannaförvaltning
• arbetarskyddsärenden
• företagshälsovårds- och arbetshälsoärenden
• informationshanterings- och systemtjänster
• statistiktjänster
• materialförvaltning
• lokaltjänster
• underhålls- och städtjänster
• säkerhetstjänster
• beredskapsplanering, förberedelser och riskhantering

9 § Förvaltningsdirektör

• ansvara för tingsrättens förvaltningshelhet samt verka i par med och assistera lagmannen i förvaltningsärenden
• i egenskap av lagmannens närmaste biträde se till att tingsrättens verksamhet är adekvat
• delta i tingsrättens strategiska styrning samt planeringen och utvecklingen av verksamheten
• bereda och föredra de förvaltnings- och ekonomiärenden som lagmannen avgör och utnämningsärenden, om inte lagmannen utsett en annan tjänsteman till föredragande eller om lagmannen inte själv avgör ärendet utan föredragning
• besluta om erfarenhetstillägg för kanslipersonalen
• besluta om icke-prövningsbaserad tjänstledighet och vikariat för kanslipersonal och stämningsmän
• ansvara för tingsrättens ekonomiförvaltning, planeringen och utvecklingen av denna samt bokföringen, upprättandet av budgeten, anslagsuppföljningen och -rapporteringen i samarbete med lagmannen
• delta i resultatförhandlingarna och beredningen av dessa i samarbete med lagmannen och den övriga ledningen
• godkänna tingsrättens intäkter och utgifter, besluta om avskrivningar av kontofordringar och inspektera lös egendom
• ansvara för rekryteringen av kanslipersonal och stämningsmän
• utnämna kanslipersonal och stämningsmän för viss tid, högst ett år
• i samarbete med tingsrättens utbildningskommitté ansvara för planeringen och ordnandet av personalens introduktion och kompetensutveckling
• ge anvisningar och råd samt utbilda andra avdelningschefer, chefer och annan personal i förvaltningsärenden
• svara för beredningen av förvaltningens planer och anvisningar
• delta i intressentgruppssamarbetet och nätverkande inom sitt ansvarsområde samt verka som tingsrättens kontaktperson i förvaltningsärenden
• ansvara för tingsrättens verksamhetslokaler, arbetsredskap, teknik och datasystem
• i samarbete med den övriga ledningen och cheferna sköta frågor gällande personalens välbefinnande i arbetet och psykiska arbetsförmåga, efter behov verka som arbetsgivarens representant i förhandlingar om arbetshälsan
• sköta frågor som gäller tingsrättens arbetarskydd samt verka som arbetarskyddschef
• ansvara för informationssäkerhet och dataskyddsombud

Förvaltningsdirektören godkänner personalens löner och sedvanliga inköp på upp till 20 000 euro samt faktureringen och promemoriaverifikaten relaterade till dem. Förvaltningsdirektören övervakar konkurrensutsättningen av upphandlingar, förhandlar om stora eller exceptionella anskaffningar på förhand med lagmannen och rapporterar om utgifterna och budgetläget enligt anvisningarna. Förvaltningsdirektören godkänner lagmannens utgifter samt eventuella andra utgifter som budgeteras på förhand med avtalsreferens upp till en avtalsspecifik gräns i euro.

Lagmannen eller dennes ersättare godkänner i Handi-systemet alla andra upphandlingar vilkas värde överstiger 20 000 euro. Förvaltningssekreterarna godkänner vissa utgifter enligt en separat lista över uppgifterna.

10 § Förvaltningens sekreterare och sakkunniga

Lagmannen och förvaltningsdirektören assisteras av tingsrättens fem förvaltningssekreterare, vilka sköter personal-, ekonomi- och allmänförvaltningsärenden, en av dessa verkar dessutom som tingsrättens utbildningsplanerare. Tingsrätten har en informatiker, som handhar mångfacetterade uppgifter inom ata- och statistikuppgifter samt informationsuppgifter vid förvaltningsavdelningen. Tingsrätten har dessutom en ICT-expert samt en lokal- och säkerhetsexpert som biträder lagmannen och förvaltningsdirektören i ärenden enligt sina ansvarsområden.

Vid förvaltningsdirektörens frånvaro fördelas hens uppgifter mellan förvaltningssekreterarna enligt deras befattningsbeskrivningar. Ersättarna har inte utnämningsbehörighet. Om en ersättare inte har adekvat behörighet, avgör lagmannen eller dennes ersättare ärenden som hör till förvaltningsdirektörens uppgifter. Förvaltningssekreterarna verkar som lagmannens och förvaltningsdirektörens sekreterare i förvaltningsärenden. Deras uppgiftsfördelning har fastställts närmare i bilaga 2 till arbetsordningen.

Registratorn ansvarar för verksamheten vid tingsrättens registratorskontor, arkiv och kundtjänst samt är högsta chef för registratorskontorets och arkivets personal i ärenden som hör till förvaltningsavdelningens behörigheter. Båda kanslierna har dessutom biträdande registratorer (teamansvarig) som närmaste chefer för registratorkontorets personal. Registratorn är närmaste chef för de biträdande registratorerna och arkivarierna. På registratorerna och de biträdande registratorerna tillämpas det som i 16 § föreskrivs om avdelningsansvariga och teamansvariga.

Informatikern ansvarar tillsammans med lagmannen och förvaltningsdirektören för planeringen, genomförandet och utvecklingen av tingsrättens interna och externa kommunikation. Informatikern ansvarar tillsammans med förvaltningsdirektören för tingsrättens interna och externa informationstjänst och svarar på externa informationsförfrågningar.

I samarbete med förvaltningsdirektören och de ICT-ansvariga ansvarar ICT-experten vid alla verksamhetsställen för ICT-helheterna och den anknytande operativa verksamheten, planeringen och utvecklingen. ICT-experten verkar som teknisk närstödperson för tingsrättens personal samt deltar i personalens utbildning och introduktion. ICT-experten sköter hanteringen och ibruktagandet av tingsrättens apparater.

I samarbete med tingsrättens ledning och de säkerhetsansvariga vid vart och ett verksamhetsställe ansvarar lokal- och säkerhetsexperten vid alla verksamhetsställen för helheten lokal- och säkerhetsfrågor och den anknytande operativa verksamheten, planeringen och utvecklingen. Lokal- och säkerhetsexperten verkar som expeditionsvakt vid kansliet i Vanda och som chef för expeditionsvakterna vid båda kanslierna.

Expeditionsvakterna sköter tillsammans med lokal- och säkerhetsexperten samt förvaltningsdirektören tingsrättens lokalförvaltning. Expeditionsvakterna sköter bland annat tillträdesrättigheterna och arbetsstationerna, inklusive apparaterna. Expeditionsvakterna ansvarar tillsammans med ekonomiförvaltningen för beställning av apparater och kontorsförnödenheter centraliserat.

Förvaltningsavdelningen har dessutom rättstradenompraktikanter och andra praktikanter, av vilka en del har placerats på andra avdelningar.

Lagmannen förordnar närmare om fördelningen av förvaltningsuppgifterna mellan förvaltningsavdelningen och rättsskipningsavdelningarna.

11 § Rättskipningsavdelningarna

Av rättskipningsavdelningarna har avdelning 2 till uppgift att avgöra summariska tvistemål och vissa ansökningsärenden, sköta informationsverksamheten och lösa frågor som hör till tingsnotariernas praktikplan.

På avdelning 2 finns ansökningsteamet, vars uppgift är att avgöra skilsmässoärenden samt fördela andra ansökningsärenden mellan handläggarna samt tillhandahålla sekreterartjänster för de domare på avdelningen som behandlar ansökningsärenden. Avdelningens kanslipersonal är indelad i team. Den avdelningsansvariga övervakar teamens arbete. På avdelningen arbetar tingsdomare. De avgör summariska tvistemål och ansökningsärenden. De kan också medla och sitta rättskipningsavdelningarnas brottmål. På avdelningen arbetar också alla tingsnotarier, och avdelningen ansvarar för deras introduktion från planering till genomförande samt för sekreterartjänsterna för tingsnotarierna i Vanda. Dessutom hör alla stämningsmän till avdelning 2 som också ansvarar för planeringen av stämningsmännens verksamhet.

Närmare bestämmelser om vilka ärenden som handläggs på de övriga fyra rättskipningsavdelningarna 3–6 finns i bilagan till arbetsordningen (Bilaga 3). På dessa avdelningar finns det tingsdomare och kanslipersonal.

12 § Avdelningschefer

Rättskipningsavdelningarna har avdelningschefer.

Avdelningschefen leder arbetet vid avdelningen och deltar i rättskipningen. Avdelningschefen ansvarar särskilt för arbetets allmänna planering och organisering på avdelningen samt verksamhetens resultat. Avdelningschefen ska övervaka att tillämpningen av rättsprinciper och lagtolkningen sker enhetligt i avdelningens avgöranden.

Lagmannen förordnar en fast anställd tingsdomare till avdelningschef för högst tre år åt gången. Förordnandet kan återkallas av vägande skäl.

Avdelningschefen ska bland annat

• ansvara för verkställigheten av tingsrättens och sin avdelningsstrategi i enlighet med planerna för dessa
• i samarbete med de biträdande avdelningscheferna och avdelningens närmaste chefer se till att ärenden handläggs ändamålsenligt, omsorgsfullt och smidigt vid avdelningen
• se till att arbetet är jämnt fördelat och sörja för avdelningens arbetshälsa
• vid behov omfördela arbetsuppgifter inom avdelningen och förordna domare och övrig personal för andra uppgifter
• vid behov besluta om avsteg från arbetsfördelningen
• fastställa semestrarna för avdelningens domare och chefer
• ordna utvärderingssamtal gällande utveckling och prestationer på sin avdelning
• ansvara för uppföljningen av arbetstidsrapporterna av cheferna vid avdelningen och avdelningens interna kommunikation
• i samarbete med de ansvariga domarna upprätthålla kontakterna med intressentgrupperna

I alla ovan nämnda ärenden som avgörs av avdelningscheferna har lagmannen den högsta behörigheten.

Avdelningscheferna deltar i lagskipningsverksamheten i den utsträckning deras övriga uppgifter tillåter det.

13 § Biträdande avdelningschefer

På alla avdelningar utom förvaltningsavdelningen assisteras avdelningscheferna av biträdande avdelningschefer. Lagmannen förordnar en tingsdomare som biträdande avdelningschef för högst tre år åt gången. Förordnandet kan återkallas av vägande skäl.

Avdelningschefen kan även delegera en del av de i 13 § avsedda uppgifterna till den biträdande avdelningschefen. Avdelningschefen ansvarar dock alltid för sin del för de ovan nämnda uppgifterna.
De biträdande avdelningscheferna är ersättare för avdelningscheferna.

Utöver de ovan nämnda uppgifterna ansvarar den biträdande avdelningschefen för avdelning 2 också för aktiviteterna bland tingsnotarierna som avlägger domstolspraktik. Den biträdande avdelningschefen är tingsnotariernas chef (notarieansvarig) som styr och övervakar tingsnotariernas praktik och ansvarar för att den avläggs i enlighet med praktikplanen enligt bestämmelserna som tas upp nedan i 14 §.

De biträdande avdelningscheferna deltar i rättskipningsverksamheten till en del som svarar mot cirka 50 procent av tingsdomarens arbetsinsats i rättskipningsärenden.

14 § Notarieansvarig

Den biträdande avdelningschefen för avdelning 2 verkar som notarieansvarig, Hen styr och övervakar tingsnotariernas praktik samt bereder relevanta förslag till ändringar av praktikplanen och introduktionen för tingsnotarier samt utbildningar som tingsrätten ordnar. Den notarieansvariga ser till att arbetet fördelas jämnt mellan tingsnotarierna och ansvarar för sin del för tingsnotariernas arbetshälsa. Även alla andra parter som sköter ärenden med tingsnotarierna ansvarar för sin del för deras arbetshälsa. Den notarieansvariga kan vid behov omfördela tingsnotariernas arbetsuppgifter samt besluta om avsteg från arbetsfördelningen.

För notarien vid kansliet i Vanda förordnas tutorer separat för civilrättsliga ärenden och brottmålsärenden. För notarien vid kansliet i Vanda förordnas en tutor. I andra ärendegrupper än de som handläggs av tutordomarna åligger tutorskapet domarna som ansvarar för de aktuella ärendegrupperna. Den för tutorskapet ansvariga domaren ger för sitt eget ansvarsområde till lagmannen ett förslag till bestämmelser om ordförande för tingsnotarien som enligt förordnande står under domarens tutorskap. När den för tutorskapet ansvariga domaren har semester eller är förhindrad kan förslaget ges av den notarieansvariga eller dennas ersättare. Tingsnotarien kan inte ensam göra en framställan om förordnande av ordförande för lagmannen. De besvärligare gränsdragningarna avseende tingsnotariernas behörighet ska hänvisas till och framställas för den notarieansvariga.

Den notarieansvariga kan för lagmannen och ledningsgruppen lägga fram förslag gällande fördelningen av tingsrättens resurser och uppgifter för tingsnotariernas verksamhet. Den notarieansvariga övervakar tingsnotariernas ledamotsförordnanden, där lagmannen i allmänhet förordnar tingsnotarier som ledamöter efter att ha hört den notarieansvariga.

Den notarieansvariga för etapp- och beslutsdiskussioner med tingsnotarierna. I tingsnotarieärenden håller den notarieansvariga kontakt med intressentgrupperna och deltar i arbetet i tingsnotariernas riksomfattande nätverk av ansvariga domare.

När den notarieansvariga är på semester eller förhindrad sköts hens uppgifter av avdelningschefen, lagmannen eller lagmannens ersättare på avdelning 2.

15 § Avdelningarnas chefer

På avdelningschefens framställan förordnar lagmannen avdelningsansvariga som högre chefer för kanslipersonalen vid varje avdelning samt ett behövligt antal andra närmaste chefer (teamansvariga) för andra chefsuppgifter för högst tre år åt gången. På motsvarande sätt förordnar lagmannen den ledande stämningsmannen som högre chef för stämningsmännen samt behövligt antal andra närmaste chefer (teamansvariga) för andra chefsuppgifter. Chefsförordnandena kan återkallas av vägande skäl.

Lagmannen ledigförklarar chefsuppgifter för ansökan av kanslipersonalen och stämningsmännen så, att personalen öppet kan söka tjänsterna.

Den avdelningsansvariga ansvarar för bland annat planeringen och utvecklingen av arbetsuppgifterna för avdelningens kanslipersonal, arbetshandledningen, en så jämn fördelning av arbetet som möjligt, uppnåendet av resultatmålen, tilldelningen av ärenden enligt tilldelningsanvisningen eller avdelningschefens anvisningar, uppföljningen av arbetstidsrapporter, planeringen av saldoledigheter eller semestrar och vikariat samt fastställandet av semestrar för avdelningens kanslipersonal, godkännandet av semesteravtal och icke-prövningsbaserade tjänstledigheter för kanslipersonalen samt ordnandet av utvärderingssamtal i fråga om utveckling och prestation enligt avdelningschefens anvisningar. I fråga om den ledande stämningsmannens uppgifter gäller för stämningsmännen i tillämpliga delar det som ovan konstaterats om den avdelningsansvariga.

Den teamansvariga verkar som chef för sitt ansvarsområde och ansvarar för att verksamheten inom detta fungerar på vederbörligt sätt. Den teamansvariga sköter inom sitt ansvarsområde i tillämpliga delar ungefär samma uppgifter som ovan antecknats för den avdelningsansvariga och den ledande stämningsmannen.

Vid tingsrätten finns dessutom några tjänstebundna chefsuppgifter. I fråga om de tjänstebundna chefsuppgifterna ansvarar tjänsteinnehavarna inom sitt ansvarsområde i tillämpliga delar för ungefär samma uppgifter som de avdelningsansvariga, den ledande stämningsmannen och de teamansvariga.

Vid avdelningarna ska kanslipersonalens och stämningsmännens arbetsuppgifter organiseras så att cheferna har tillräckligt med tid för att sköta chefsuppgifterna. För den avdelningsansvariga och den ledande stämningsmannen ska 50 procent av arbetstiden reserveras för chefsuppgifter och för de teamansvariga 25 procent av arbetstiden.

16 § Tingsdomare

Tingsdomare arbetar vid alla avdelningar utom förvaltningsavdelningen.

Lagmannen beslutar om domarnas placering vid kanslierna och avdelningarna.

17 § Tingssekreterare

Tingssekreterarna verkar som domarnas och tingsnotariernas sekreterare.

Dessutom utför tingssekreterarna andra uppgifter som tilldelats av avdelningschefen, den avdelningsansvariga eller den teamansvariga.

Lagmannen fastställer separat uppgifterna för tingssekreterarna vilka enligt förordnande handlägger ansökningar och summariska ärenden.

18 § Stämningsmän

Stämningsmännen sköter delgivningen i rättskipningsärenden och andra ärenden.

Lagmannen ger separat närmare bestämmelser om stämningsmännens uppgifter.

19 § Ansvariga domare

Lagmannen förordnar en eller flera ansvariga domare för centrala rättsområden. Deras arbetsuppgifter omfattar att följa upp utvecklingen inom rättsområdet och rättspraxisen samt att informera om den, träffa handläggare och planera och ordna utbildningar, bidra till utlåtanden om rättsområdet samt tillsammans med lagmannen och avdelningscheferna främja en enhetlig rättskipning inom området.

20 § Ansvariga sekreterare

Tingsrätten har för ansvariga sekreterare uppgifter i vilka behörigheten kräver specialkompetens inom en viss ärendegrupp eller ett visst ansvarsområde. Det åligger sekreterarna att i ärenden enligt sitt eget ansvarsområde följa upp lagstiftningen, anvisningarna och föreskrifterna, dela information om sitt specialkompetensområde till de övriga anställda samt delta i planeringen och utvecklingen av verksamheten. Det åligger de ansvariga sekreterarna att inom sitt ansvarsområde ordna introduktionen, handledningen och utbildningen samt intressentgruppssamarbetet. Uppgiften utförs i samarbete med den ansvariga domaren eller någon annan ansvarsperson, om en sådan utnämnts.

Uppgifterna är placerade vid tingsrättens olika avdelningar, och lagmannen förordnar för dessa på motsvarande sätt chefsuppgifter för högst tre år i taget. Som ansvarig sekreterare verkar någon annan än en chef som hör till kanslipersonalen, om inget annat förordnas av lagmannen.

21 § Tingsnotarier

Domstolspraktik vid tingsrätten är fortbildning efter avläggande av högre juristexamen. Under den mångfacetterade, jordnära praktiken får tingsnotarien sätta sig in i tingsrättens verksamhet, förvärva erfarenhet av domaruppgifter samt ta del av domarens roll och resonemang. Praktiken innefattar förutom arbetspraktik också utbildning och uppföljning.

Tingsnotarierna är placerade vid avdelning 2. Alla tingsnotarier börjar arbetet vid kansliet i Vanda, men senare placeras en del av dem vid kansliet i Hyvinge.

Tingsnotarierna har en separat notariechef. Bestämmelser om arbetsfördelningen mellan avdelningscheferna, tutordomarna och notariechefen finns ovan i 14 §.

22 § Nämndemän

Nämndemännen deltar i brottmål i tur och ordning enligt principer som lagmannen fattar närmare beslut om.

23 § Personalcirkulation vid avdelningarna

Tingsdomaren vid den civilrättsliga avdelningen och brottmålsavdelningen ska regelbundet byta avdelning. I regel övergår tingsdomarna med 2–4 års intervall till uppgifter vid någon annan specialiserad rättskipningsavdelning så, att varje domare tidvis tilldelas tviste- och brottmålsärenden för handläggning. Vid avdelning 2 genomförs cirkulationen till uppgifter vid andra rättskipningsavdelningar med 1–2 års intervall.

Lagmannen förordnar om cirkulation efter att ha hört avdelningscheferna. Lagmannen kan göra avsteg från cirkulationsskyldigheten, om en domare inom de närmaste åren går i pension, domarens hälsotillstånd kräver det eller om det finns något annat vägande skäl som anknyter till personen.

Möjligheter att arbeta vid olika avdelningar och i olika uppgifter ordnas för de anställda i kansliet så att de kan förvärva och säkerställa mångsidiga yrkeskunskaper. Också för stämningsmännen ordnas cirkulation vid olika verksamhetsställen.

Cirkulationen ordnas i regel genom intern ansökan. De anställda kan också på förhand anmäla sin villighet att flyttas från en avdelning till en annan.

Föreskrifter om ärendehandläggningen och tingsrättens verksamhet

24 § Fördelning och handläggning av ärenden vid rättskipningsavdelningarna

Ärendena fördelas mellan kanslierna och avdelningarna enligt lagmannens förordnande. En beskrivning av ärendena som fördelas mellan avdelningarna finns i bilaga 3 till arbetsordningen.

Fördelningen av ärenden säkerställer parternas rätt att få sina ärenden avgjorda på ett oberoende, opartiskt och smidigt sätt samt en effektiv användning av rättskipningspersonalen och en jämlik fördelning av arbetsmängden.

Vid avdelningarna fördelas ärendena enligt tilldelningsprincipen mellan domarna som handlägger den aktuella ärendegruppen. Ärenden på svenska delegeras i regel till domare vilkas modersmål är svenska.

Avsteg från tilldelningsprincipen kan göras i särskilt omfattande ärenden och när enskilda domares arbetssituation eller byte av arbetsuppgifter förutsätter det eller av andra vägande och godtagbara skäl.

Ärenden ska handläggas vid den avdelning där handläggningen påbörjats, även om handläggningen enligt tilldelningsprincipen skulle höra till en annan avdelning, såvida inte lagen eller ett särskilt förordnande av lagmannen föranleder annat.

En begäran om handläggning av ett ärende i brådskande ordning behandlas vid den avdelning där ärendet är anhängigt. Beslutet att handlägga ett ärende i brådskande ordning fattas av avdelningschefen eller en domare som han eller hon förordnat. Lagmannen ska underrättas om avgörandet.

Handläggningen av ett privaträttsligt yrkande som separerats från ett brottmål sköts i regel av samma ordförande.

Ett återförvisat ärende handläggs i regel vid det kansli som tidigare handlagt det.

Påståenden om att en handläggare är jävig behandlas vid den avdelning där ärendet är anhängigt, såvida lagmannen inte särskilt förordnar något annat. Ett påstående om att en handläggare är jävig avgörs av avdelningschefen eller en domare som han eller hon förordnat.

25 § Avsteg fån tilldelningsgrunderna

Lagmannen kan i syfte att jämna ut arbetsmängden förordna om avsteg från tilldelningsprincipen eller en jämn fördelning eller i övrigt av en motiverad orsak förordna om andra tilldelningsgrunder och annan fördelning av ärendena på det sätt som föreskrivs ovan i 23 §.

Lagmannen avgör meningsskiljaktigheter som orsakat av tillämpningen av tilldelningsgrunderna.

26 § Stärkta sammansättningar

På avdelningschefens framställan förordnar lagmannen om en stärkt sammansättning inom avdelningen. Om en stärkt sammansättning av domare från samma avdelning inte kan förordnas eller om det inte är relevant att göra det, förordnar lagmannen en sammansättning över avdelningsgränserna.

Om sammansättningen har fler än en lagfaren medlem, avgörs ordförandeskapet på det mest relevanta sättet. I regel är den domare som berett ärendet ordförande, men efter behov kan avsteg göras från denna huvudregel, om det är motiverat med tanke på exempelvis språkkunskaper, specialexpertis eller utbildning som ärendet kräver. Sammansättningen beslutar själv om ordförandeskapet med beaktande av ovan avsedda omständigheter.

27 § Överföring av ärenden och förflyttning av anställda

Lagmannen eller avdelningschefen kan av en godtagbar orsak förordna att ett ärende överförs från en handläggare till en annan. Lagmannen kan också förordna att personalresurser för viss tid lånas från en avdelning till en annan för att handlägga ett ärende. Om omfördelning av ärenden mot den aktuella domarens vilja föreskrivs i domstolsslagen.

28 § Domarnas skyldigheter

En domare ska vara samvetsgrann och omsorgsfull i sin tjänsteutövning så att de ärenden som tilldelats honom eller henne behandlas på ett adekvat sätt utan dröjsmål. En domare är skyldig att delta i utbildningar som utvecklar och upprätthåller kompetensen.

Jourhavande domare ska vara på tjänsteplatsen under tjänstetid eller kunna nås enligt jouranvisningarna.

29 § Om tjänstemäns allmänna ansvar och skyldigheter

Varje tjänsteman ska utföra sina uppgifter på behörigt sätt. Tjänstemannen ska iaktta arbetsgivarens bestämmelser om arbetsledning och övervakning samt övriga anvisningar.
Enligt tjänstemannalagen förutsätts en tjänsteman uppträda och uttrycka sig sakligt både under tjänstetid och utanför den egentliga tjänsteutövningen.
Närmare föreskrifter om tjänstemännens allmänna skyldigheter finns i statstjänstemannalagen.
30 § Ordnande av introduktion
En handledare förordnas för introduktionen för nya anställda eller anställda som omplaceras. På motsvarande sätt kan en handledare förordnas för introduktion om vissa ärendegrupper eller system.
Chefen ansvarar för introduktionen och följer upp genomförandet av denna.
31 § Utvecklingssamtal och utvärdering av prestationer
Vid tingsrätten förs utvecklingssamtal med varje anställd minst en gång om året. När det gäller andra anställda än domare görs också en årlig prestationsutvärdering för fastställandet av den personliga lönedelen.
Tjänstemännens närmaste chef för utvecklingssamtalen och utvärderar prestationerna. Avdelningschefen godkänner prestationsutvärderingarna för sin avdelning och lämnar dem till lagmannen för bekräftelse. Om parterna är oeniga gällande poängsättningen som tjänstemännens arbetsprestationer ger rätt till avgörs frågan i första hand av avdelningschefen och, i det fall att oenigheterna fortsätter, av lagmannen. Närmare bestämmelser om hur meningsskiljaktigheter ska lösas finns i de preciserande tjänstekollektivavtalen som tillämpas i domstolarna.
Lagmannen för utvecklingssamtal med avdelningscheferna och förvaltningsdirektören.

30 § Ordnande av introduktion

En handledare förordnas för introduktionen för nya anställda eller anställda som omplaceras. På motsvarande sätt kan en handledare förordnas för introduktion om vissa ärendegrupper eller system.

Chefen ansvarar för introduktionen och följer upp genomförandet av denna.

31 § Utvecklingssamtal och utvärdering av prestationer

Vid tingsrätten förs utvecklingssamtal med varje anställd minst en gång om året. När det gäller andra anställda än domare görs också en årlig prestationsutvärdering för fastställandet av den personliga lönedelen.

Tjänstemännens närmaste chef för utvecklingssamtalen och utvärderar prestationerna. Avdelningschefen godkänner prestationsutvärderingarna för sin avdelning och lämnar dem till lagmannen för bekräftelse. Om parterna är oeniga gällande poängsättningen som tjänstemännens arbetsprestationer ger rätt till avgörs frågan i första hand av avdelningschefen och, i det fall att oenigheterna fortsätter, av lagmannen. Närmare bestämmelser om hur meningsskiljaktigheter ska lösas finns i de preciserande tjänstekollektivavtalen som tillämpas i domstolarna.

Lagmannen för utvecklingssamtal med avdelningscheferna och förvaltningsdirektören.

32 § Samarbetskommittén och vissa andra kommittéer

Som tingsrättens samarbetsorgan verkar samarbetskommittén, som tillsätts för två år i taget. Till kommittén hör en representant för arbetsgivaren samt som arbetstagarnas representanter en person från varje personalorganisation vid verket och en person från varje personalgrupp.

Tingsrättens samarbetsorgan för arbetarskyddet är arbetarskyddskommittén, som tillsätts för fyra år i taget. Kommittén består av åtta medlemmar: som arbetsgivarens representanter förvaltningsdirektören i egenskap av arbetarskyddschef samt lokal- och säkerhetschefen, och som arbetstagarnas representanter arbetarskyddsfullmäktig, två vice fullmäktige, den av arbetsgivaren bland personalen utsedda kontaktpersonen i jämställdhets- och likabehandlingsfrågor, kontaktpersonen för missbrukarfrågor samt två andra personalrepresentanter. Minst ½ av personalrepresentanter representerar den större gruppen av anställda (övrig personal) och minst ¼ den mindre gruppen (domarna).

Varje medlem i samarbetskommittén och arbetarskyddskommittén ska dessutom ha minst en personlig ersättare. Ett annat mål är att vardera kanslierna ska ha minst en representant.
Tingsrätten har en utbildningskommitté som i samarbete med förvaltningsavdelningen ska följa upp, planera och utveckla tingsrättens interna utbildning. Vid tingsrätten finns det dessutom en rekreationskommitté, som planerar utvecklings- och rekreationsdagar samt annan gemensam rekreationsverksamhet för tingsrättens anställda. Kommittéerna samarbetar särskilt i planeringen av personalens utvecklings- och rekreationsdagar samt samordnar tingsrättens evenemang för rekreation, välbefinnande i arbetet och utbildning.

I utbildnings- och rekreationskommittéerna representeras förvaltningen av förvaltningsdirektören och utbildningsplaneraren. Målet är att vardera kommittén ska ha representanter för alla avdelningar och personalgrupper samt också för båda kanslierna.

Tillämpning av arbetsordningen och dess ikraftträdande

33 § Tillämpning av arbetsordningen

Lagmannen kan förordna om avsteg från arbetsordningen. Lagmannen ger vid behov anvisningar för tillämpningen av arbetsordningen.

34 § Arbetsordningens ikraftträdande

Denna arbetsordning träder i kraft efter att den har behandlats i samarbetskommittén.

Denna arbetsordning har godkänts av ledningsgruppen 29.1.2024 och 1.2.2.2024.

Arbetsordningen har behandlats i samarbetskommittén 27.02.2024.

Vanda 5.3.2024

Lagman Timo Heikkinen