Dataskyddsbeskrivning

Meddelande till den registrerade om behandlingen av personuppgifter inom den allmänna rättshjälpen samt den ekonomiska rådgivningen och skuldrådgivningen

1. Personuppgiftsansvarig

Sydvästra Finlands rättshjälps- och intressebevakningsdistrikt

Catharina Asplund
Förvaltningssekreterare
Tfn. 050 431 6988
[email protected]

Päivi Ruohonen
Hallintosihteeri
puhelin 050 441 3985
[email protected]

Dataskyddsombud
Teemu Jokinen
[email protected]
029 566 1921

Vice dataskyddsombud
Krista Sorsila
[email protected]
029 566 1906

2. Syftet med och rättslig grund för behandlingen

Behandlingen grundar sig på lagen (artikel 6 punkt 1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning).
Statens rättshjälps- och intressebevakningsdistrikt ordnar lagstadgade rättshjälps- och intressebevakningstjänster som produceras av distriktens rättshjälpsbyråer (1 § 1 mom. i lagen om statens rättshjälps- och intressebevakningsdistrikt).

Rättshjälpsbyråerna fattar beslut om rättshjälp enligt rättshjälpslagen (257/2002), ger rättshjälp enligt rättshjälpslagen och sköter advokatuppdrag enligt lagen om advokater. Dessutom tillhandahåller rättshjälpsbyråerna ekonomi- och skuldrådgivningstjänster i enlighet med lagen om ekonomisk rådgivning och skuldrådgivning (813/2017).

Personuppgifter hanteras i anslutning till detta arbete.

Uppgifterna används även för övervakning, utveckling, statistikföring och rapportering av skötseln av uppdragen.

Särskilda kategorier av personuppgifter som behövs för att upprätta rättsliga anspråk behandlas enligt artikel 9.
Särskilda kategorier av personuppgifter som behövs för att tillhandahålla tjänster enligt 1 § i lagen om ekonomisk rådgivning och skuldrådgivning behandlas enligt artikel 9.

Behandlingen av särskilda kategorier av personuppgifter grundar sig på lagen (artikel 6 punkt 1 c).

Chattjänsten är anonym och personuppgifter behandlas inte i den. Rättshjälpsbyrån kan samla in diskussioner som inte innehåller personuppgifter för utbildning och kvalitetskontroll. Chattjänsten har tilldelats rättshjälpsbyråerna chattsamordnare. Rättshjälpsbyrån kan ge mer information.

Under TEAMSV-möten ges anvisningar om att logga in sig på webbläsaren. Då sparas inte personuppgifter. Om anvisningarna inte iaktta eller om MS ändrar sina förfarande är det möjligt att personuppgifter registreras.

3. Kategorier av registrerade och anknytande personuppgifter

Registret består av de ärendehanteringssystem som rättshjälpsbyråerna använder, dessa är kundregister, dokumenthanteringssystem och pappersarkiv.

Om en person kan följande uppgifter lagras för att sköta lagstadgade uppdrag:

• namn, personbeteckning, eller födelsedatum och -ort om personbeteckning saknas
• yrke, utbildning, arbetserfarenhet
• uppgifter om näringsverksamhet (pågående och/eller avslutad)
• familjeförhållanden
• makes/makas namn, personbeteckning, yrke och uppgifter om ekonomisk ställning
• barnens namn, personbeteckning och uppgifter om ekonomisk ställning
• kontaktuppgifter till ex-make/-maka
• skatt- och inkomstuppgifter för övriga boende i hushållet
• ärendenummer som systemet skapat
• uppgifter om adress och telefonnummer eller andra kontaktuppgifter samt förbud att lämna ut kontaktuppgifter
• språk, medborgarskap och civilstånd
• uppgifter om hälsotillstånd, till de delar som krävs för att uppfylla lagstadgade förpliktelser
• uppgifter om ekonomisk ställning och boendeform

Vissa allmänna lokaler eller kundtjänstlokaler kan ha videoövervakning med inspelning. Registerföringen i dessa är specifik för lokalen. Närmare uppgifter om videoövervakning kan fås av byrån i fråga.

Följande kan registreras om ärenden och ärendebehandling:

• handlingar, uppgifter och fotografier som är nödvändiga för juridisk och ekonomisk rådgivning och skuldrådgivning
• ansökningar, beslut och avtal
• uppgifter om huvudmannens tillgångar, utgifter, inkomster och skulder
• uppgifter om borgenärer och skulder

Om en tjänsteman kan lagras:

• Namn
• Titel
• Personbeteckning
• Hemkommun
• tjänstebeteckning
• användarbehörigheter
• vidtagna åtgärder och logguppgifter
  
  

‍4. Mottagare av personuppgifter eller mottagargrupper

Beslut om rättshjälp i ett domstolsärende ges till domstolen. Till andra parter endast med kundens samtycke.

Även penningtvättslagen kan lägga skyldigheter i fråga om utlämnande av uppgifter till tillsynsmyndigheten.

Från rättshjälpens utlämnas i enlighet med lagen om justitieförvaltningens riksomfattande informationssystem uppgifter till justitieförvaltningens riksomfattande informationssystem för vilket Rättsregistercentralen är personuppgiftsansvarig.

5.Överföring av personuppgifter till tredjeländer

I regel lämnas ut eller överförs inga uppgifter ur registret utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Om uppdraget och huvudmannens intresse, förmån eller rättsliga krav (enligt artikel 49) förutsätter det, kan det bli nödvändigt att överföra personuppgifter utanför EES. I så fall ombesörjs tillräckligt skydd och utlämnandet sker endast med huvudmannens samtycke.

6. Förutsedda tidsfrister för radering av olika kategorier av uppgifter

Vid radering av uppgifter iakttas arkivbildningsplanen. Uppgifter om uppdrag raderas 10 år efter att uppdraget har slutförts. Registeruppgifter (som förvarats för hindersutredning) raderas efter 25 år.

Rättshjälpsbyrån har inte material som ska lagras för alltid

7. Varifrån kommer personuppgifterna

Sökanden eller huvudmannen, motparten och parterna, myndigheter bl.a. skattemyndigheten, Inkomstregistret, FPA, BDS, fastighetsdatasystemet, Traficom, utsökningen, polisen, domstolar, banker, förmyndarmyndigheten, församlingar, borgenärer.

Enligt 8 § i lagen om ekonomisk rådgivning och skuldrådgivning har rådgivare rätt att av Skatteförvaltningen och FPA få information som är nödvändig för skötseln av deras uppgifter.

Enligt 22 § 1 mom. i informationshanteringslagen har man rätt att via tekniska gränssnitt få uppgifter från myndigheter. Med klientens samtycke har rådgivare rätt att få information med hjälp av en teknisk anslutning även av andra parter, till exempel borgenärer.

8. Den registrerades rätt att kontrollera uppgifter som lagrats i registret

Den registrerade har rätt att kontrollera de uppgifter om honom eller henne som har lagrats i registret och rätt att begära rättelse av felaktiga uppgifter. Begäran om uppgifter kan lämnas till byråns ledande offentliga rättsbiträde.

Uppgifterna kan oftast skickas till den registrerade elektroniskt via suomi.fi-tjänstportalen.

Den registrerade har rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten (Dataombudsmannen).

Hannele Kojo
ledande offentligt rättsbiträde
Egentliga Finlands rättshjälpsbyrå
[email protected]
[email protected]
besöksadress: Eriksgatan 40-42 A, Åbo
postadress: PB 79, 20101 Åbo
tfn. 029 566 0474

‍